Документирование управленческой деятельности

- Подготовка  предложений Губернатору по вопросам  административно-территориального  устройства области; 

- Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования; 

- Сбор, обработка  и анализ информации о социально-экономических  и политических процессах в  области, в стране и зарубежом; 

- Учет и анализ  обращений граждан, предложений  общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору; 

- Организация  мероприятий по обеспечению мобилизационной  подготовки и мобилизации в  случае необходимости; 

- Обеспечение  Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью; 

- Обеспечение  информационного сопровождения  деятельности Губернатора, администрации  ИО и оперативное информирование  Губернатора о позиции СМИ  по поводу его решений и выступлений; 

- Формирование  архивного фонда законов области,  правовых актов Губернатора и  администрации ИО и иных необходимых  документов; 

- Осуществление  контроля в сфере размещения  государственных заказов на поставки  товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области; 

- Контроль за  реализацией приоритетных национальных  проектов и областных государственных  целевых программ; 

- Производство  по делам об административных  правонарушениях в установленной  сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством. 
 

Исполнительно-распорядительные, контрольные и иные функции реализуют  самостоятельные структурные подразделения  АГИО в соответствии с положениями  о таких подразделениях [17]. 
 

2.1.3 Структура  администрации Губернатора Иркутской области 

В соответствии с Уставом ИО [16] администрация  состоит из руководителя АГИО, его  заместителей, руководителя протокола  Губернатора, полномочного представителя  Губернатора в Законодательном  собрании ИО, пресс-секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс-службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно-организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1). 

Губернатор и  руководитель АГИО дают указания и  поручения в письменной форме  заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2]. 

Контроль за деятельностью администрации в  соответствии с Конституцией РФ, Федеральным  и областным законодательством  осуществляют Губернатор ИО, Законодательное  собрание ИО, Контрольно-счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды. 

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 
 

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и  оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации. 

Функции регулирования  документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в  администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18]. 

2.2.1 Основные  задачи и функции управления  документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области 

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции: 

- Контроль за  состоянием делопроизводства в  администрации; 

- Обеспечение  условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО; 

- Разработка  унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов  различного назначения, классификаторов  документов и информационных  показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков; 

- Справочно-информационная  работа; 

- Обеспечение  своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации; 

- Осуществление  систематического контроля за  своевременным исполнением документов; 

- Осуществление  приема, регистрации, хранения, учета,  доставки в подразделения и  рассылки поступающей, исходящей  и внутренней корреспонденции; 

- Оформление  и рассылка распорядительных  документов; контроль за правильным  и своевременным составлением  и оформлением документов, формирование их в дела; 

- Подготовка  дел к сдаче на архивное  хранение, в том числе и в  государственный архив; участие  в отборе документов на государственное  хранение; 

- Проведение  экспертизы ценности документов; 

- Организация  работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений; 

- Участие в  разработке НИТ, базирующихся  на использовании компьютерной  техники, проектировании и актуализации  БД; 

- Разработка  нормативно-методических документов  по вопросам ДОУ; 

- Разработка  проектов правовых и иных актов; 

- Формирование  предложений о ежегодном плане  и показателях деятельности УДО; 

- Рационализация  рабочих мест работников УДО; 

- Участие в  работе по подбору, расстановке  и повышению квалификации кадров  УДО; 

- Изучение и  обобщение передового отечественного  и зарубежного опыта в области  ДОУ; 

- Осуществление  иных функций в соответствии  с Федеральным и региональным  законодательством [18]. 
 

2.2.2 Структура  управления документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской области 

Для распределения  деятельности по этапам работы с документами  УДО поделено на отделы: приёма и  отправки корреспонденции, учёта и  контроля исполнения документов, копировально-множительное бюро, архив (Приложение № 2). 

Между отделами УДО функции распределены следующим образом: 

Отдел приёма и  отправки корреспонденции 

- Приём поступающих  документов, их сортирование и  распределение по структурным  подразделениям администрации; 

- Регистрация  входящих и исходящих документов; 

- Доставка документов в структурные подразделения администрации; 

- Контроль за  оформлением исходящих документов  в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям  оформления; 

- Обработка (конвертование,  взвешивание, штемпелевание) и  отправка исходящих документов; 

- Заполнение  реестров отправляемой корреспонденции; 

- Количественный  учёт документооборота [23]. 

Отдел учёта  и контроля исполнения документов 

- Формирование  и ведение справочно-информационного  массива; 

- Учёт документов  с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации; 

- Оформление  и рассылка распорядительных  документов по указанию начальника  УДО; 

- Составление  номенклатуры дел, формирование  дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив; 

- Контроль за  своевременным исполнением документов; информирование руководства о  ходе исполнения документов; 

- Контроль за  сроками исполнения подразделениями  администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей; 

- Анализ контроля  исполнения документов, подготовка  аналитических справок [22]. 

Копировально-множительное бюро 

- Копирование  и тиражирование документов; 

- Подготовка  и брошюрование издаваемой продукции  [20]. 

Архив 

- Приём, учёт, хранение и использование дел; 

- Оказание методической  помощи в оформлении дел; 

- Контроль за  правильностью составления номенклатуры  дел в структурных подразделениях  организации; 

- Контроль за  правильностью формирования, хранения  и использования дел в структурных подразделениях администрации; 

- Подготовка  дел к передаче на хранение  в государственный архив [21]. 
 

2.2.3 Документирование  управленческой деятельности 

При возникновении  управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе. 

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных  подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные  в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа -- так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители -- это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1). 

изучение 

задачи / проблемы 

сбор 

информации 

составление текста, 

оформление 

Рис. 2.2.1 Процесс  документирования 

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ  АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА  ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 
 

2.3.1 Анализ унифицированности  текстов и стандартизованности  оформления документов 

Ввиду того, что  АГИО является государственным учреждением, ГОСТ, типовые инструкции, правила  и иные нормативные документы  в области делопроизводства носят  для неё не рекомендательный, а  обязательный характер. Все служащие администрации при создании и  оформлении документов руководствуются ГОСТ Р 6.30--2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Федеральным законом «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1, ОКУД, ГСДОУ и иными нормативными актами, регулирующими документирование [17].