Организация конференц – услуг в гостинице (на примере гостиницы «Космос»)

Помимо техники, основная цель которой – позволить выдать максимум информации в минимальные сроки. Сам зал, кроме технических систем, оснащается системой климат - контроля, хорошими лампами и пр.

Чтобы работа заседания проходила успешно, его участникам необходимо обеспечить звуковой и световой комфорт. Важное значение имеет акустика помещения. Внешние звуки раздражают и отвлекают. Значит, необходимо обеспечить достаточную звукоизоляцию помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дБ для окон и дверей, 40 дБ для перегородок между залами. Если в помещении находится свыше 60 человек, рекомендуется использовать звукоусиление, т.к. если людям необходимо напрягаться, чтобы услышать докладчика, очень велика вероятность, что они будут отвлекаться и даже перестанут слушать вообще.

Освещенность в любой точке зала не должна быть ниже 400 люменов. Для иллюстрации докладов и при проведении презентаций широко используется различное проекционное оборудование. При использовании устаревшего проекционного оборудования (слайд и оверхед – проекторов) необходимо предусмотреть наличие светоизолирующих штор для помещений с дневным освещением. Современные мультимедийные проекторы обладают высокой яркостью и менее чувствительны к освещенности, однако и в этом случаю при их установке надо избегать попадания на экран прямого света.

Особое внимание должно быть уделено средствам оповещения и связи. Обязательно наличие средств радиотрансляции – для передачи объявлений различного характера, особенно в экстренных случаях.

Что касается средств связи то, сохраняется требование установки в фойе телефонов – как городских, так и дальней связи. Все чаще организаторы мероприятий требуют обеспечить беспроводной доступ в интернет во всех помещениях отеля – не только в конференц – центре, но и в гостевых номерах и в лобби.

Другая задача конференц-системы - упорядочение процесса дискуссии, когда микрофоны включаются в порядке очереди и/или число одновременно выступающих ограничено. Для этого место участника заседания оснащается кнопкой включения микрофона и запроса на выступление, а также индикацией момента, когда можно говорить. Классическим примером конференц-системы, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям, является дискуссионная система CCS 800 производства Bosch Security Systems. Место участника переговоров системы CCS 800 выполнено в виде стильного пульта, в состав которого входит микрофон на гибкой подставке с кнопкой и индикатором включения и высококачественный громкоговоритель, который автоматически отключается при включении микрофона. Назначение этой функции определяет еще одно немаловажное требование к любой конференц-системы - отсутствие характерного «свиста», появляющегося вследствие возникновения эффекта «акустической обратной связи». Во время проведения важных переговоров такие технические неприятности недопустимы. Чтобы защитить конференц-систему от этого эффекта, вероятность появления которого зависит как от параметров зала, так и от характеристик самой системы, иногда приходится использовать дополнительную дорогостоящую аппаратуру обработки звука. Компания Bosch Security Systems, работа которой на рынке конференц-систем всегда отличалась применением передовых технологий и желанием предоставить потребителю только лучшие технические решения, недавно интегрировала в систему CCS 800 процессор подавления акустической обратной связи. Теперь новая дискуссионная система, получившая название CCS 800 Ultra, обеспечивает еще более высокую степень защиты от возникновения «свиста», а также избавляет владельца зала от необходимости затрат на дополнительные устройства и экономит место при размещении оборудования.

1.4 Требования к планировке помещений и расстановке мебели

В конференц-зале должна быть соответствующая мебель – удобные конференц кресла и столы для переговоров, заседаний и президиума, трибуна, тумбы или шкафы для документов. Набор мебели будет зависеть лишь от площади помещения конференц-зала и финансовых возможностей компании

К мебели для переговорных и конференц-залов предъявляются самые высокие требования, поскольку интерьер и удобство этой комнаты служит составляющей имиджа самой компании и говорит, насколько ее руководство заботится о комфорте сотрудников, партнеров и гостей фирмы.

Если позволяет площадь, то можно установить театральные кресла и стол для переговоров, а также трибуну для выступающего и различные тумбы, но если места мало, то придется выбирать. В небольшое помещение можно поставить овальный или круглый стол, что позволит визуально увеличить пространство комнаты. Однако небольшой конференц-зал – большая редкость, поскольку под него традиционно отводится один из самых просторных кабинетов. Поэтому необходимо определиться сначала с финансами, а затем с набором и габаритами мебели.

Многочасовое сидение – довольно утомительное занятие само по себе, поэтому мебель должна быть как можно более комфортной. По мнению компании «Аптренд» – поставщика мебели и оборудования в гостиницы и конференц-залы, такая мебель должна быть эргономичной: складные конференц – столы и стулья, штабелируемые стулья, разборные сцены, мобильные складные перегородки. Основное требование к мебели в гостиничных конгресс – центрах – это мобильность и легкое складирование (она должна быстро и легко собираться и в сложенном виде и занимать мало места). Как правило, при производстве складных стульев с мягкой спинкой и сиденьем, используется негорючая ткань типа Trevira.

На качестве мебели экономить нельзя, поскольку уровень комфорта имеет огромное значение. Однако существует способ приобрести мебель для конференц-залов недорого – купить ее у производителя. Это позволит сэкономить до 60 % от изначального бюджета и обставить помещение для заседаний и брифингов по высшему разряду.

В удачно спроектированном конференц-центре, должно соблюдаться оптимальное соотношение больших и малых залов для заседаний. Кроме того, необходимы вспомогательные помещения для размещения оргкомитета, докладчиков, программного комитета, секретариата, для работы представителей средств массовой информации, а также для отдыха синхронных переводчиков (в случае, если конференция предусматривает несколько рабочих языков). В гостиничных конференц – центрах современной постройки уже не встретишь залов для заседаний с наклонным полом и стационарно установленными креслами. Предпочтение отдается многофункциональным трансформируемым залам, которые при помощи звукоизолирующих перегородок удается успешно «кроить» в зависимости от пожеланий организаторов конкретного мероприятия. Что касается зоны для регистрации участников, ее площадь определяется из расчета 0,7 м2 на одного участника мероприятия.

Особое внимание следует уделить фойе – их количеству и площади. Желательно, чтобы у каждого большого конференц-зала было отдельное фойе. Тогда люди, выходящие на перерыв из одного зала, не будут мешать шумом и разговорами тем, у кого заседание еще продолжается. А поскольку в фойе обычно во время перерыва подается кофе, то каждый спокойно пьет «свой кофе», не опасаясь, что покушается на чужую собственность. В больших фойе, куда одновременно выходят двери нескольких залов, приходится ставить перегородки, или растягивать ограничительные ленты, что весьма неудобно, а главное, вызывает у людей негативную реакцию.

Необходимо понимать, что невозможно провести конференцию, располагая только одним, пусть даже самым комфортабельным и технически оснащенным залом, поскольку для ее проведения потребуется еще целый ряд помещений.

Для этого определим потребность в помещениях для проведения научной конференции. Во-первых, для проведения пленарных заседаний, а также церемоний открытия, закрытия, награждения необходим зал, способный вместить всех участников. Предположим, что в рамках конференции предусмотрена работа 3-х секций. Это означает, что потребуется еще 3 зала меньшей вместимости. Согласно существующим нормативам, их суммарная вместимость должна составлять как минимум 80 % от вместимости пленарного зала. Если в секциях приблизительно равное количество участников, то для их работы необходимо предоставить 3 зала на 80 мест каждый. При этом чтобы обеспечить достаточный обзор демонстрационного экрана, высота потолков не должна быть меньше 3,6 м.

Существует несколько наиболее распространенных видов расстановки мебели и оборудования в залах заседаний. Наиболее экономной является «театральная» рассадка – стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.

Рисунок 1.1 – Театральная рассадка

Другой распространенный способ рассадки – «классная комната» – участники сидят за столами, поставленными рядами. Здесь норматив значительно выше. Еще больше пространства необходимо для «круглого стола», часто заменяемого «квадратом», а самой неэкономной с точки зрения занимаемой площади является так называемая рассадка «покоем». Есть свой норматив и для «банкетной» рассадки за круглыми столами.

Рисунок 1.2 – Классная комната

Рисунок 1.3 – Банкетная рассадка

Рисунок 1.4 – Рассадка конференция (квадрат)

Таблица 1.1 – Нормативы для рассадок

Нормативы для разных рассадок, м2/чел.
Название рассадки	До 60 чел.	От 61 до 300 чел.	Свыше 300 чел.
«Театр»	1,1	1,0	0,9
«Класс»	2,0	1.8	1,5
«Квадрат»	2,75.	2,75	2,75
«Банкет»	1,2	1,2	1,2

 

 

Возможно предоставление дополнительных услуг – это организация экскурсионных поездок с предоставлением гидов-переводчиков; бронирование и продажа авиа и железнодорожных билетов, а также бронирование столиков в ресторанах. 24 часа в сутки для гостя доступен полный комплекс бизнес услуг от копирования документов до проката автомобилей.

 

2 Анализ деятельности гостиниц по предоставлению

   конференц - услуг в гостиницах города Комсомольска-на-

   Амуре

2.1 Характеристика гостиниц по предоставлению бизнес – услуг в

      городе Комсомольск-на-Амуре

Основными потребителями гостиничного продукта являются гости, останавливающимся в гостинице с целью командировки или деловые люди, которые прибыли вести бизнес. Поэтому тщательная организация конференц – услуг в гостинице является важным этапом в улучшении деятельности предприятия. Ориентируясь на нужный сегмент потребителей, можно вывести гостиничное предприятие в лидеры рынка.

В городе Комсомольск-на-Амуре 28 гостиниц, из них 6 гостиниц предоставляют бизнес-услуги.

Гостиница «Сити» находится по адресу улица Кирова, дом 2

Рисунок 2.1 – Гостиница «Сити»

Гостиница «Сити» – это современный отель бизнес – класса. Здание гостиницы расположено на набережной. Система видеонаблюдения, круглосуточная охрана гарантируют безопасность гостей отеля. Гостиница «Сити» предлагает 50 комфортабельных номеров со всеми удобствами.

Телефон: +7 (4217) 33-33-38.

Отдел бронирования: +7 (4217) 33-33-38.

Количество номеров: 50.

Расположение: центр.

Официальный сайт: https://inkms.ru.

Гостиница «Сити» предлагает гостям следующие бизнес – услуги:

• конференц-зал (20 посадочных мест, стоимость 400 р./ч);
• ксерокопия, факс;
• Wi – Fi интернет.

Гостиница «Бизнес - центр» находится по адресу улица Дзержинского, дом 3

Рисунок 2.2 – Гостиница «Бизнес - центр»

Гостиница Бизнес-центр с европейским уровнем сервиса расположена в городе Комсомольск-на-Амуре. Уютные телефонизированные номера с мини-баром от стандартных категорий до категории «люкс». Англоговорящий персонал.

Телефон: +7 (4217) 52-15-22.

Отдел бронирования: +7 (4217) 52-15-22.

Количество номеров: 54.

Официальный сайт: bc-etc.com.

Гостиница «Бизнес - центр» предлагает гостям следующие бизнес – услуги:

• конференц-зал (на 40 человек, 700 р./ч);
• ксерокопия, факс;
• сейф;
• Wi – Fi интернет.

Гостиница «Восход» находится по адресу проспект Первостроителей,

дом 31

Рисунок 2.3 – Гостиница «Восход»

Гостиница Восход расположена неподалеку от делового, исторического и культурного центра Комсомольска-на-Амуре. К услугам гостей 160 номеров категорий люкс, бизнес, комфорт, стандарт и эконом. Рядом с семиэтажном зданием гостиницы - бар и ресторан.

Телефон: 7 (4217) 53-51-31.

Отдел бронирования: 7 (4217) 53-51-31.

Количество номеров: 160.

Расположение: центр.

Официальный сайт: hotel-voskhod.com.

Гостиница «Восход» предлагает гостям следующие бизнес – услуги:

• конференц-зал (до 25 человек, стоимость 400 р./ч без проектора, 500р./ч с проектором);
• ксерокопия, факс;
• сейф;
• Wi – Fi интернет.

Гостиница «Дзёмги» находится по адресу улица Орехова, дом 65

Рисунок 2.4 – Гостиница «Дзёмги»

Гостиница Дзёмги расположена в Ленинском округе Комсомольска-на-Амуре. Гостиница является дочерним предприятием ОАО «Комсомольское-на-Амуре авиационное производственное объединение». К услугам гостей 81 номер. Каждый номер оборудован всем необходимым для комфортного проживания. Во всех номерах есть телевизор, мини-бар, чайник, сейф, радио-будильник, санузел с душевой кабиной.

Телефон: +7 (4217) 52-35-19.

Отдел бронирования: +7 (4217) 52-35-19.

Количество номеров: 81.

Расположение: до центра 6,31 км.

Официальный сайт: www.dzemgi.com.

Гостиница «Дзёмги» предлагает гостям следующие бизнес – услуги:

• конференц-зал (400р./ч);
• ксерокопия, факс;
• сейф;
• Wi – Fi интернет.

Гостиница «Визит» находится по адресу улица Кирова, дом 25

Рисунок 2.6 – Гостиница «Визит»

Гостиница Визит расположена в центральной части города Комсомольска-на-Амуре, на площади Кирова, рядом с парковой зоной, в 10 минутах от набережной реки Амур и автовокзала. Во всех номерах спутниковое телевидение, городская, междугородная и международная телефонная связь, кондиционер, беспроводной интернет, система пожарной сигнализации.

Телефон: +7 (4217) 54-12-52.

Отдел бронирования: +7 (4217) 54-12-52.

Количество номеров: 53.

Расположение: центр.

Официальный сайт: vizitkms.ru.

Гостиница «Визит» предлагает гостям следующие бизнес – услуги:

• конференц-зал (до 25 человек, стоимость 500р./ч);
• сейф;
• ксерокопия, факс;
• Wi – Fi интернет.