Организация конференц – услуг в гостинице (на примере гостиницы «Космос»)

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Организация конференц – услуг в гостинице

(на примере гостиницы «Космос»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2016 
СОДЕРЖАНИЕ

	ВВЕДЕНИЕ..........................................................................................	3
1	Технология предоставления конференц-услуг в гостинице «Космос»...............................................................................................	6
	1.1 Конференц – услуги в гостиничной индустрии...............................	6
	1.2 Требование к помещениям, предназначенных для проведения мероприятий делового и научного характера........................................	9
	1.3 Требования к техническому оснащению конференц-залов.............
	1.4 Требования к планировке помещений и расстановке мебели.........
2	Анализ деятельности гостиниц по предоставлению конференц-услуг в гостиницах города Комсомольска-на-Амуре…………………...........	12
	2.1 Характеристика гостиниц по предоставлению бизнес-услуг в городе Комсомольск-на-Амуре.................................................................	12
	2.2 Организация предоставления  конференц-услуги в гостинице      «Космос»...............................................................................................	21
3	Рекомендации по предоставлению конференц-услуг в гостинице «Космос»..............................................................................................	23
	3.1 Разработка предложения по проектированию конференц зала в гостинице «Космос».................................................................................	23
	3.2. Разработка мероприятий  по продвижению конференц-услуги
	3.3 Расчет себестоимости организации предлагаемой конференц-        услуги  в гостинице «Космос»............................................................	25
4	Безопасность жизнедеятельности
	4.1 Обеспечение безопасности  пользователей компьютерного       оборудования  в гостинице..................................................................
	ЗАКЛЮЧЕНИЕ....................................................................................	29
	СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ............................	30
	ПРИЛОЖЕНИЕ А................................................................................	33
	ПРИЛОЖЕНИЕ Б..................................................................................

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в мире насчитывается более 150 миллионов деловых поездок, около 60 млн из них приходится на европейский регион. По прибытиям и расходам на деловой туризм он занимает первое место среди остальных регионов мира. Доля деловых путешественников в общем потоке туристов Европы (аналогично во всем мире) составляет всего 20 %, однако на них приходится 60 % оборота индустрии.

Европейский рынок деловых путешествий имеет сложную структуру. На нем доминируют бизнес - поездки (около 38 млн поездок в 2012 год) и поездки на конгрессы, выставки и торговые ярмарки (около 16 млн. поездок в 2012 год) На инсентив-туры приходится менее 7 млн поездок в год (данные на 2014 год). В России деловой туризм стал развиваться в последнюю очередь среди всех видов туризма и находится в настоящее время в стадии активного развития. Деловые туристы приносят государственному бюджету страны немалый доход ежегодно. Туристы этого класса имеют хорошее финансирование и не жалеют денег на размещение и прочие необходимые услуги.

Приезжая в Россию, бизнесмены, как правило, заключают контракты или, обсуждают какие-либо деловые и партнерские сделки, что приносит определённый доход и оказывает влияние на экономическое развитие страны. Поэтому необходимо уделить особое внимание приему и размещению деловых гостей и иностранных граждан.

Для размещения таких гостей существуют бизнес-гостиницы предназначенные для временного проживания людей, и главным продуктом ее деятельности является предоставление услуги размещения, но так же не мало важное значение имеет предоставление бизнес-услуг. Для индустрии гостеприимства, чтобы факт образования продукта (услуги) произошел, необходимо наличие и активное участие двух сторон: персонала отеля и клиента. Получающая сторона при этом не становится собственником произведенного продукта, а является его потребителем. Среди гостиничных услуг отдельно выделяют бизнес-услуги. Для деловых клиентов и бизнес-слетов в отелях предоставляют услуги конференц-залов, бизнес-центров, залов для переговоров. А вечером для них организовывают походы в театр или концертный зал.

Актуальность данной работы заключается в том, что сегодня гостиничный бизнес- это быстро развивающаяся часть экономики, а бизнес-услуги в гостиничных предприятиях позволяют сделать гостиницы более рентабельными.

Объектом исследования является гостиница «Космос».

Предметом исследования является технология предоставления конференц-услуг в гостинице «Космос».

Цель данной дипломной работы – изучить рынок бизнес-услуг, предоставляемых в гостиницах города Комсомольск-на-Амуре и разработать конференц-услугу для гостиницы «Космос».

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

• изучить технологию предоставления конференц – услуг в средствах рамещения;
• проанализировать конъюктуру рынка конференц-услуг предоставляемых гостиницами города Комсомольска-на-Амуре;
• разработать конференц – услугу в гостинице «Космос»;
• рассчитать эффективность предоставления услуги;
• разработать рекламные мероприятия по продвижению конференц-услуги в гостинице «Космос»;
• разработать рекомендации по обеспечению безопасности работы с компьютерной техникой.

При написании дипломной работы были использованы материалы из книг следующих авторов:

Алексунин В.А., Анискина Ю.П., Арбузова Н.Ю., Бисько И.А., Боуэн Дж., Брашнов Д.Г., Будко И.И., Ваген Л., Виноградова М., Виноградова С.Н., Воронкова Л. П., Грачева О.Ю., Гуляев В.Г., Ёхина М.А., Зорина Г.И., Ильина Е.Н., Кабушкин Н.И., Квартальнов В.А., Корнев Н.В., Котлер Ф., Кусков А.С., Ламбен Ж.Ж., Ляпина И.Ю., Маевская В.А., Медлик С., Мейкенз Дж., Наумов В.Н., Паксюткина Е.А., Резник Г.А., Романович Ж.А., Соловьев Б. Л., Сорокина А.В., Тимохина Т.Л., Усов В.В., Устименко, П. М., Чудновский А.Д., Шаповал М. И., Шмален Г., Янкевич В. С.

Основные методы исследования, которые будут использованы в данной работе, являются анализ, синтез, наблюдение и описание.

Практическая значимость работы заключается в том, что внедрение новой конференц-услуги в гостинице «Космос», позволит привлечь новых клиентов, что положительно скажется на основных показателях деятельности гостиничного предприятия и позволит укрепить ее позиции на рынке гостиничных услуг.

 

1 Технология предоставления конференц – услуг в

   гостинице

1.1 Конференц – услуга в гостиничной индустрии

Назначений у конференц-зала, находящегося в современной гостинице, может быть множество. Самое очевидное из них – это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т.д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы – пресс-конференции, брифинги (краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу), круглые столы. Практичный владелец или менеджер конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов.

При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение «сторонних» мероприятий, нужно лишь учесть особенности пропускного режима в бизнес-центре и на предприятии при проектировании такой площадки.

Проведение совещаний, собраний, конференций – обязательная черта современных деловых отношений. И использование для таких мероприятий конференц-зала, специально предназначенного и оснащенного именно для этой цели, – один из показателей уровня компании. Удобное помещение, расположенное в центре, хорошая организация встречи, системы для визуализации сообщаемой информации позволят участникам встречи без напряжения усвоить необходимую информацию, принять требуемые от них решения. И сделать все это в спокойной уютной обстановке конференц-зала в процессе непринужденного общения за круглым столом.

Конференция – это собрание, совещание групп лиц, отдельных лиц, организации для обсуждения определённых тем.

Научная конференция – большое собрание, совещание представителей разных учреждений, стран, групп.

Видеоконференция – общение с обменом звуко - и видеоинформацией.

Конференц-связь, селекторное совещание – в телефонной связи разговор между тремя и более абонентами.

Бизнес-конференция – собрание представителей одной или нескольких компаний с целью обсуждения результатов сотрудничества в сфере бизнеса, обсуждение проблем возникающих при реализации бизнес - идеи, путей решения этих проблем, улучшение взаимодействия. Такие собрания обычно проводятся в оборудованных конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и пр.)

Пресс-конференция – организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции:

• организуются с целью предоставления СМИ проблемной и комментирующей информации;
• характеризуются возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

В настоящее время гостиницы высоко ценят область индустрии делового туризма, которая связанна с организацией и проведением различных корпоративных мероприятий, как источник высокого, и, главное, стабильного, практически не зависящего от сезона, дохода. Поэтому они не жалеют средств на совершенствование сервиса, постройку новых помещений для проведения мероприятий и модернизацию уже существующих.

Все больше гостиниц осознает, какую экономическую выгоду может приносить им проведение различных тематических мероприятий – от научных конференций и деловых форумов с большим количеством участников до бизнес-совещаний и учебных семинаров небольшого масштаба. При привлечении заказчиков таких мероприятий каждый отель исходит из своих возможностей – номерного фонда, количества и вместимости залов для заседаний, наличия необходимых вспомогательных помещений, мощности ресторанного комплекса. И здесь необходимо грамотно оценивать свои возможности удовлетворить запросы устроителей различных мероприятий с тем, чтобы оптимально загрузить имеющиеся помещения, обеспечив при этом комфортные условия работы для всех участников.

Для выполнения поставленной задачи следует придерживаться определенных нормативов, разработанных профессионалами конгрессного бизнеса. Международной ассоциацией конгресс - центров (AIPC) определены стандартные требования, которым должны соответствовать помещения, предназначенные для проведения мероприятий делового и научного характера. Эти требования касаются наличия необходимого количества помещений различного назначения, специальной мебели и оборудования, набора требуемых услуг, квалификации обслуживающего персонала, мер безопасности. Это сделано в интересах участников таких мероприятий, чтобы обеспечить им условия для продуктивной работы.

1.2 Требование к помещениям предназначенных для проведения

     мероприятий делового и научного характера

Предоставление конференц-зала во временное пользование может осуществляться на основе договора аренды или договора возмездного оказания услуг. Достоинствами договора аренды является то, что он защищает права арендодателя, а также позволяет взыскивать арендную плату не только в денежной форме, но и в виде каких-либо встречных обязательств (например, сотрудники отеля/бизнес-центра смогут бесплатно посетить семинар по повышению квалификации работников гостиничных служб, который проводится в арендуемом конференц-зале). Но интересы арендатора такой договор защищает несколько меньше, поэтому порой могут возникать сложности из-за попыток одностороннего изменения сроков аренды. В случае если заключается договор возмездного оказания услуг, гостиница, бизнес-центр берут на себя обязательства предоставить клиенту конференц-зал и весь спектр услуг, связанных с подготовкой зала и проведением мероприятия (доставить технику, организовать прием и обслуживание гостей и пр.). В этом случае заказчик может выбрать из списка предложенных услуг те, которые ему необходимы. А учреждение, сдающее конференц-зал, должно оказывать реальные услуги, стоимость которых будет определена и указана в договоре. Такой договор в большей степени, чем договор аренды, защитит интересы арендатора. Сдаваться конференц-зал может на день или по часам, если мероприятия, которые там планируется проводить, непродолжительны.

Еще один важный момент – максимальное количество приглашенных, так как возможны случаи, когда организаторы конференции намеренно или по недоразумению приглашают большее количество человек, чем может вместить зал. Особенно значим такой пункт, если сама гостиница несет ответственность за организацию мероприятия, так как это позволит ей защититься от возможных претензий приглашенных.

Предпочтительно, чтобы помещения для проведения мероприятий находились на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей, не являющихся участниками данного мероприятия. Лучше всего, если гостиничный конференц - центр расположен в отдельном крыле и помимо входа со стороны гостиницы имеет вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию потоков.