Организация конференц – услуг в гостинице (на примере гостиницы «Космос»)

 

 

Для повышения эффективности деятельности предприятия необходимо проанализировать маркетинговую деятельность предприятия, выявить резервы роста продаж.

Гостиница «Космос» позиционирует себя, как гостиница делового назначения. На основании анкетных данных клиентов и цифр журнала учета посещений проведена сегментация потребителей, посетивших гостиницу в течение 2015 года. Основными потребителями гостиничных услуг являются мужчины, они составляют 80 % от всех гостей.

Сегментация потребителей по цели поездки, по национальности, по социальному статусу представлена соответственно на рисунках.

Рисунок 2.2 – Сегментация потребителей по интересам

Рисунок 2.3 – Национальность

Рисунок 2.4 – Социальный статус

 

3 Рекомендации  по предоставлению конференц – услуг в

   гостинице «Космос»

3.1 Разработка  предложения по проектированию конференц-зала в

      гостинице «Космос»

В своей дипломной работе я предлагаю открыть в гостинице «Космос» большой и хорошо оборудованный конференц-зал, который можно будет использовать не только по прямому назначению.

Создание современного конференц-зала предполагает комплексный подход при решении данной задачи – от разработки архитектурного проекта до подбора и настройки оборудования.

Проект должен учитывать особенности функционирования помещения, его цели и задачи, состав оборудования и условия его эксплуатации и – уже как следствие – архитектурное решение зала.

В гостинице «Космос» для создания конференц – зала предлагается использовать помещения, расположенные на первом этаже здания гостиницы. В данный момент, эти помещения сдаются в аренду сторонним организациям.

Рисунок 3.1 – План первого этажа

Помещения, предлагаемые для размещения конференц-зала, находятся на некотором удалении от гостевых номеров, гостиничного лобби, баров и прочих мест скопления людей; а также помимо входа со стороны гостиницы есть вход непосредственно с улицы, что уменьшает нежелательную циркуляцию людских потоков.

Гостиница «Космос» расположена в зоне транспортной доступности с указанием ориентиров, поэтому даже те из участников, кто плохо ориентируется в городе, смогут ее найти. Рядом со зданием, где будет находиться конференц-зал, располагается парковка. Так же в здании, возможно, выделить помещение, где может располагаться гардероб (в идеале отдельно выделенный для участников конференции). В цокольном помещении этого же здания располагается кафе «Синьор Помидор», где в ходе мероприятия может предлагаться обед или фуршет.

Прежде чем оснащать будущий конференц-зал техническим оборудованием и мебелью, необходимо провести ремонтные работы помещения. Ремонтные работы включают в себя:

• выравнивание стен, пола;
• отделка потолка негорючими панелями;
• произвести звукоизоляцию стен;
• покрытие стен жидкими обоями;
• застелить пол ламинатом;

Для проведения ремонта помещения будет заключен договор со строительно-ремонтной бригадой.

Согласно СНиП 31-05-2003 «Общественные здания административного назначения» выбранное помещение соответствует всем нормам и требованиям.

Основные данные для проектирования зала.

Конференц-зал имеет габариты:

Длина, м – 11,99.

Ширина, м – 5,51.

Высота потолков, м. – 3.

Площадь, м2 – 66,1.

Зал рассчитан на 50 мест.

В помещении, в соответствии с расстановкой мебели «театр» можно разместить 50 человек.

Так же предполагается использовать дополнительное помещение площадью 11,7 м2, расположенное за стеной будущего конференц-зала. Это помещение будет служебного пользования. В нём будет находиться дополнительная мебель для конференц-зала, а так же будет стоять диван для отдыха и журнальный стол.

Полное техническое оснащение конференц-зала будет включать:

• систему озвучивания;
• систему электронного голосования;
• система видео отображения информации;
• система регистрации хода мероприятий;
• система управления и контроля зала;
• система видеоконференцсвязи.

Проектирование конференц-зала должно учитывать разнообразный состав аудитории, а это значит, что оборудование должно быть простым и доступным в эксплуатации. Еще один аспект, требующий внимания, — это универсальность. Помещение будет применяться для проведения всевозможных мероприятий (собрание, аудиоконференция, видеоконференцсвязь и др.), а это значит, что функции и оборудование зала должны отвечать требованиям каждого посетителя: презентационное оборудование и функция «видео - или аудиоконференция» — обязательные составляющие оснащения комнаты. Презентационное оборудование должно успешно выполнять задачи слышимости для присутствующих в зале, читаемости изображения на экране, а также удобства управления комплексом для персонала.

На первое время для конференц-зала потребуется минимальное техническое оснащение, состоящее из следующей техники и оборудования:

Рабочие места участников будут оснащены микрофонами. Микрофоны будут расставлены на трибуне, столе для президиума и столах для участников конференции.

Рисунок 3.2 – Конференц-система BKR K-3008 (комплект из 8 микрофонов) 1 шт. 38 000 р.

В зале будет установлена акустическая система озвучивания зала, которая обеспечит качественное воспроизведение звука по всему пространству зала.

Рисунок 3.3 – Настенная влагозащищенная акустика APart MASK4-BL 1 шт. 6 500 р.

Зал будет оборудован системой электронного голосования, результаты голосования будут отражаться через систему видео отображения, как в графическом виде, так и в текстовом.

Рисунок 3.4 – Интерактивная система голосования TRIUMPH TB RF400 Extra Handsets на 10 пультов 1 шт. 10 980 р.

Для проведения некоторых мероприятий необходима система синхронного перевода. Я предлагаю альтернативу в виде услуг переводчика с почасовой оплатой.

В конференц-зале будет установлена система видео отображения информации, которая включает в себя:

• экран Digis Optimal-C DSOC-1103 111" (282 см);
• мультимедийный проектор BenQ MX505 черный;
• крепление для проектора Kromax PROJECTOR-100;
• планшеты ASUS ZenPad C 7.0 Z170CG 8 Гб 3G черный, которые будут выдаваться участникам мероприятия при необходимости;
• ноутбук ASUS X553MA 90NB04X6-M18640 черный;
• плазменные панели Samsung UE32J5520 черный 32" (81 см), которые будут размещены на стенах.

Рисунок 3.5 – Экран для проектора Digis Optimal-C DSOC-1103 111" (282 см) 1 шт. 5 500 р.

Рисунок 3.6 – Проектор BenQ MX505 черный 1 шт. 34 000 р.

Рисунок 3.7 – Крепление для проекторов Kromax PROJECTOR-100 1 шт. 2 700 р.

Рисунок 3.8 – Планшет ASUS ZenPad C 7.0 Z170CG 8 Гб 3G черный 1 шт. 8 990 р.

Рисунок 3.9 – Ноутбук ASUS X553MA 90NB04X6-M18640 черный 1 шт. 26 000 р.

Рисунок 3.10 – Телевизор Samsung UE32J5520 черный 32" (81 см) 1 шт. 25 500 р.

Так же в зале необходимо установить систему автоматического наведения видеокамер на говорящего (выступающего). Для этого будет установлено 2 камеры PTZ CleverMic 1000-U2S белого цвета.

Рисунок 3.11 – PTZ-камера CleverMic 1000-U2S 1 шт. 45 900 р.

Всё перечисленное оборудование соответствует минимальным требованиям к организации конференц-зала, цена указанна под каждым рисунком за штуку.

Установку технического оборудования в конференц-зале будет осуществлять техник-программист.

Вместимость разрабатываемого конферен-зала составляет 50 мест, для такого количества посадочных мест лучше всего подойдёт схема рассадки «Театр».

Для конференц-зала понадобятся следующие виды мебели:

Трибуна, которую необходимо будет оборудовать микрофоном, системой голосования и системой синхронного перевода.

Рисунок 3.12 – Трибуна-кафедра 1 шт. 4 800 р.

Стулья со столиками для экономии пространства и для обеспечения удобства участникам мероприятия.

Рисунок 3.13 – Стул со столиком 1 шт. 1 690 р.

Стол для президиума, рассчитанный на троих участников мероприятия.

Рисунок 3.14 – Стол для президиума 1 шт. 12 800 р.

Удобные кресла для участников, которые будут расположены за столом для президиума.

Рисунок 3.15 – Офисное кресло 1 шт. 6 800 р.

Вся перечисленная мебель будет расположена в соответствии со схемой рассадки «Театр».

Дополнительная мебель:

В коридоре перед входом в конференц-зал будет расположен журнальный стол.

Рисунок 3.16 – Журнальный стол 1 шт. 1 500 р.

В зависимости от характера проводимого мероприятия будут предоставляться складные письменные столы, расстановка и количество столов будет осуществляться по желанию участников мероприятия.

Рисунок 3.17 – Складной письменный стол 1 шт. 5 400 р.

В коридоре перед входом в конференц-зал будет поставлен мягкий и удобный диван.

Рисунок 3.18 – Диван 1 шт. 22 500 р.

Выбранная мебель поможет создать комфортную обстановку и мобильную функциональность помещения конференц-зала.

3.2 Разработка мероприятий по продвижению конференц-услуги в

     гостинице «Космос»

Для продвижения услуги конференц-зала в гостинице «Космос» на местном рынке гостиничных услуг, я предлагаю провести рекламные мероприятия, а именно:

• размещение информации на сайте гостиницы «Космос» с полной информацией о конференц-зале;
• создание специальных буклетов с подробной информацией о конференц-зале и мероприятиях, которые там можно будет проводить;
• сделать рекламу на сторонних сайтах о появлении конференц-зала в гостинице «Космос».

Эти виды рекламы будут наиболее эффективны для потенциальных клиентов гостиницы. Так как подробная информация о появлении конференц-зала позволит продемонстрировать будущим гостям плюсы гостиничного предприятия «Космос».

Так как помимо конференц-зала будет обустроено дополнительное помещение, которое будет использоваться для хранения дополнительной мебели. В коридоре перед входом в конференц-зал можно поставить автомат с кофе, данный автомат можно будет использовать как организаторам мероприятий, так и участникам этих же мероприятий. Заказ напитков, еды и прочего гостиница может взять на себя, чтобы произвести хорошее впечатление на своих клиентов.

В первую очередь разрабатываемый конференц-зал предназначен для проведения конференций, голосования, презентаций, выставок, разноязычных форумов с синхронным переводом речи, конгрессов и других мероприятий, предполагающих большое количество участников, возможность их удаленного местонахождения от места проведения мероприятия и различную степень их участия в конференции. А так же в зале можно будет проводить награждение сотрудников гостиницы.

Во вторых в построенном конференц-зале можно проводить торжественные мероприятия, предлагаемые гостям в виде специальных пакетов:

• свадебный минимум (пакет рассчитан на количество 50 человек);
• банкетное торжество (пакет рассчитан на количество от 20 до 40 человек).

Пакет «Свадебный минимум» предлагает гостям (на 5 часов):

• конференц-зал, оформленный для свадебного торжества;
• менеджер, организующий свадебное мероприятие;
• создание презентации из фотографий по просьбе гостей;
• номер «Люкс» со скидкой 50 %, вторые сутки проживание бесплатно;
• завтрак в номер;
• романтичное оформление номера;
• корзина подарков (бутылка шампанского, фрукты, коробка конфет);
• бесплатное посещение сауны для двоих;
• рестобар «Chateau DE FLEURS»;
• церемониальный свадебный торт;
• диджей на время проведения мероприятия;
• фотограф на протяжении всего мероприятия.

Стоимость данного пакета составляет 95 000 рублей.

Пакет «Банкетное торжество» предлагает гостям (на 5 часов):

• конференц-зал, оформленный для банкетного торжества;
• менеджер, организующий банкетное мероприятие;
• создание презентации из фотографий по просьбе гостей;
• номер «Полулюкс» со скидкой 50 %, вторые сутки проживания бесплатно;
• полный мини – бар;
• корзина подарков (бутылка шампанского, фрукты, коробка конфет);
• бесплатное посещение сауны для четверых;
• рестобар «Chateau DE FLEURS»;
• диджей на время проведения мероприятия.