Организация конференц – услуг в гостинице (на примере гостиницы «Космос»)

В нормативных документах конференц-зал определяется как нежилое помещение, предназначенное для проведения публичных мероприятий, показов, просмотров аудио и видеозаписей, предоставляемое вместе с хозяйственным инвентарем, необходимым для использования помещения по прямому назначению. Обязательные требования к конференц-залу – он должен находиться отдельно от жилых помещений, предусматривать возможность беспрепятственной эвакуации людей в случае возникновения чрезвычайной ситуации, оборудоваться средствами защиты от пожара. Поскольку во многих случаях конференц-залы находятся в зданиях гостиниц, то ограничивается время проведения заседаний: с 6 утра до 10 вечера. В санитарных нормах и правилах предъявляются определенные требования к температуре воздуха, влажности, освещенности в конференц-зале.

Так же для конференц-зала важен ряд других параметров. Прежде всего, это расположение в зоне транспортной доступности с обязательным указанием ориентиров, чтобы даже те из участников, кто плохо ориентируется в городе, могли его найти. Нелишне, чтобы рядом со зданием, где находится конференц-зал, располагалась парковка. В здании непременно должен быть гардероб (в идеале отдельно выделенный для участников конференции) и кафе, особенно если в ходе мероприятия не предполагается обед или фуршет.

Кроме залов заседаний для обеспечения успешной работы конференции необходим целый ряд вспомогательных помещений – для регистрации участников, работы оргкомитета и его служб, размещения сопровождающей конференцию выставки и т.д.

Определять размеры необходимых вспомогательных помещений рекомендуется следующим образом:

• площадь помещения для регистрации участников рассчитывается из расчета 0,7 м2 на каждого участника мероприятия. В данном случае ее величина составит 210 м2 (0,7х300);
• минимум 5 офисов, каждый площадью не менее 10 м2 для размещения оргкомитета, секретариата, программного комитета, пресс-службы и др. Если в работе конференции предусмотрен синхронный перевод, то необходимо предусмотреть комнату для отдыха синхронистов, расположенную неподалеку от кабин синхронного перевода;
• фойе, где во время перерывов подается кофе, должно одномоментно вмещать не менее 60% всех участников мероприятия, а его необходимая площадь определяется из расчета 1 кв. м на человека, т.е. в данном случае – 180 м2.

В последнее время все больше конференций сопровождается выставками. Для того чтобы определить чистую площадь стендов (т.н. площадь – нетто), которые можно установить в том или ином помещении, рекомендуется воспользоваться простым правилом: разделить площадь пополам. Например, в зале площадью 500 м2 можно смонтировать стенды, суммарная площадь которых составит 250 м2, остальная площадь предназначена для проходов, входной зоны, аварийных выходов, размещения вспомогательного оборудования (например, противопожарного). Потолки выставочного зала не должны быть ниже 3,0 м.

1.3 Требования к техническому оснащению конференц-залов

Мнение об индустрии, предоставляющей услуги по проведению заседаний, семинаров и пр., сегодня изменилось – возросли требования к помещениям. Сегодня участников подобных мероприятий не устраивают ряды кресел, развернутые к трибуне с микрофоном. В некоторых случаях этого достаточно, но это скорее исключение, чем правило. Все чаще при выборе конференц-зала арендаторов интересует не размер – достаточно вместимости 30-40 человек – им необходим определенный уровень технического оснащения: помимо обязательной везде аппаратуры для сообщения аудио- и видеоинформации в разных форматах, требуются порой системы синхронного перевода, системы звукоусиления, системы синхронного документирования и другое.

Комплекс оборудования включает в себя следующие основные системы:

• система отображения видео информации;
• система звукоусиления зала;
• конференц-система;
• система видеомониторинга;
• световое оборудование (постановочный театральный свет);
• системы управления освещением зала;
• коммутационное оборудование;
• вспомогательные системы.

Так как основной объем информации человек получает с помощью зрения - данная система является одной из самых важных.

От правильности построения данной системы и подбора оборудования зависит эффективность работы комплекса в целом.

Для отображения видео информации в подавляющем числе случаев в современном зале используется видеопроектор и проекционный экран.

Как правило, размеры экрана и его тип подбираются с учетом параметров помещения, расположения рабочих мест, числа участников и т.д.

В большинстве случаев используются экраны, работающие на отражение. При этом должна существовать возможность регулирования освещенности непосредственно в зоне экрана и в зале.

Такие экраны могут быть как автоматическими (моторизированными с дистанционным управлением), так и стационарными натяжными (на раме).

В случаях, когда управлять освещенностью в зале затруднительно - более целесообразно использование просветных систем – экранов обратной проекции, видеокубов или видеостен на базе плазменных панелей.

В зависимости от условий освещенности, размеров экрана и решаемых задач подбирается модель видеопроектора.

Видеопроектор – это современное универсальное средство отображения видеоинформации, способное воспроизводить материал практически с любого носителя – видеомагнитофона, проигрывателя DVD-дисков, цифровой или аналоговой видеокамеры, цифрового фотоаппарата, документ-камеры, персональных компьютеров и графических станций.

На сегодняшний день видеопроектор является самым универсальным устройством отображения видеоинформации с соотношением цена-качество.

В качестве вспомогательных устройств используются плазменные панели и ЖК-мониторы, а так же видеокубы. Данные устройства необходимы при построении сложной системы видеопроекции – для организации дополнительных мест воспроизведения информации (стол президиума, операторская, кабины синхроперевода, зал прессы и т.п.).

При необходимости показа киноматериала используются, как правило, кинопроекционные аппараты, работающие с 35-мм кинопленкой.

Рисунок 1.1 – Структурная схема видеопроекционного комплекса

Система звукоусиления зала.

В зависимости от решаемых задач к системам звукоусиления могут предъявляться различные требования.

В любом случае основным требованием остается четкое и разборчивое воспроизведение речевой и музыкальной информации в любой точке помещения.

Звуковые системы разделяются в зависимости от решаемых задач.

Система воспроизведения речевой информации, ориентированная в первую очередь на проведение семинаров, совещаний и т.п.

Система многоканального (окружающего) звука для показа видеофильмов.

Все эти системы могут дополнять друг друга, но не являются универсальными системами, заменяющими друг друга.

Данные системы отличаются как составом центрального оборудования (процессоры обработки сигнала, усилители и т.д.), так и типом и количеством используемых акустических систем.

При построении системы воспроизведения речевой информации используются системы распределенного озвучивания, работающие, как правило, в монофоническом режиме.

В данных системах широко используются автоматические процессоры обработки и управления звуком, максимально упрощающие процесс эксплуатации системы в целом.

Для концертного звука обязательным является наличие микшерного пульта с достаточным количеством входов, обеспечивающим подключение проводных микрофонов, радиомикрофонов и других источников сигнала. Приборы обработки звукового сигнала позволяют звукорежиссеру оперативно вносить изменения в настройки системы.

Особым требованием к акустическим системам является способность работать в широком диапазоне подводимых мощностей, возможность работать длительное время в условиях перегрузок.

Система многоканального звука требуют использования специальных процессоров окружающего звука (системы 6.1 и 7.1).

Для воспроизведения всех каналов необходимы акустические системы окружающего звука, размещение и количество которых определяется особыми требованиями. Технические характеристики таких акустических систем отличаются от требований, предъявляемым к двум предыдущим системам.

Конференц-система – или «система круглого стола» – является одним из частных решений систем озвучивания и предназначена для проведения совещаний и семинаров с большим количеством участников, одновременно участвующих в заседании.

В состав системы входят микрофонный пульт председателя, микрофонные пульты делегатов и центральный блок управления.

Данные системы становятся одной из составляющих системы озвучивания.

Использование конференц-системы становится технически и практически выгодным, если в системе будет использоваться более 5-ти микрофонов для докладчиков.

Используемый в системе центральный блок обеспечивает практически полную автоматизацию процесса.

Рисунок 1.2 – Структурная схема конференц-системы

Более широкими возможностями обладают конгресс-системы.

Такие системы обеспечивают работу большого количества участников – до 1 000 человек.

Система обеспечивает возможность синхронного перевода за докладчиком (сразу на несколько языков), регистрацию участников конференции, процесс автоматического голосования с отражением результатов голосования на мониторах и экране зала.

Система видеомониторинга – технологического телевидения – предназначена для видеозаписи событий, происходящих в зале совещаний.

В зависимости от решаемых задач состав оборудования может значительно отличаться.

В простейшем случае могут использоваться одна или две камеры со стандартным разрешением и простейшим устройствами коммутации и записи (видеомагнитофон).

В случае работы данной системы в составе конгресс-системы используется несколько профессиональных поворотных автоматических видеокамер, управляемых центральным процессором. Данные камеры способны автоматически позиционироваться на активированный микрофон конференц-системы.

Таким образом, с помощью данной системы можно осуществлять автоматическую запись всех выступлений.

Рисунок 1.3 – Структурная схема видеомониторинга

Данная система может входить в состав системы видеоконференц-связи.

Системы видеоконференц-связи позволяют проводить совещание с удаленными участниками - в других зданиях, городах и странах. Эффективность таких совещаний многократна по сравнению с телефонными совещаниями, так как одновременно происходит обмен аудио-видео информацией и компьютерными данными.

Одновременно в совещании могут участвовать до 6 станций.

Средства видеоконференц-связи передают изображение и звук по существующим телекоммуникационным сетям и используют различные конфигурации связных терминалов – как в виде автономных устройств, так и на базе персональных компьютеров - видеосерверы.

В состав любого видеоконференционного терминала входят видеокамера, микрофон, кодек сигнала, устройства воспроизведения звука.

Световое оборудование используется при проведении развлекательных мероприятий.

В этом случае требуется построение систем сценического света.

В состав системы входят пульты управления приборами, диммерные блоки для регулирования яркости проекторов, сценические прожекторы, приборы динамического света для создания спецэффектов (сканеры, колорчейнджеры и т.д.).

Оборудование управления световыми приборами – диммеры, выключатели, программируемые контроллеры.

Световые приборы – источники рассеянного света, светильники направленного света, предназначенные для организации освещения рабочих мест, дежурное освещение.

Коммутационное оборудование предназначено для соединения всех источников сигнала и устройств отображения информации, а так же подключения дополнительных источников аудио и видео сигнала.

В составе оборудования такие приборы как свитчеры, матричные коммутаторы, преобразователи сигналов, усилители, интерфейсы и коммутационные боксы, а так же соединительные кабели.

Рисунок 1.4 – Структурная схема типовой системы коммутации

К вспомогательному оборудованию относятся средства, необходимые для выполнения функций основной системы.

Это могут быть как технические средства – такие как универсальные системы управления комплекса в целом, блоки бесперебойного питания, интерактивные доски и т.п. Так и не технические – стойки для оборудования, мебель для залов заседаний.

Необходимость в таких системах становится насущной необходимостью при управлении сложными аппаратными комплексами, где изменение состояния системы требует одновременного переключения нескольких устройств (коммутаторов, микшеров, источников сигнала и т.д.).

В определенных случаях отсутствие автоматизации процесса управления может привести к необходимости управления системой нескольких операторов. Это тоже является возможным источником ошибок, сбоев работы и потери информации.

Для решения задач по управлению такими системами существуют системы интегрированного управления. Они позволяют создать для каждого отдельного проекта свой индивидуальный сценарий управления комплексом.

Пультом управления системой в этом случае становится сенсорная ЖК-панель. Таких панелей может быть несколько в составе системы. Исполнительный процессор системы, расположенный в стойке с оборудованием, вырабатывает команды управления любым устройством системы.

Современные залы оснащаются конференц - системами. Функция такой системы – во-первых, усиление голоса выступающего, так как, если в помещении находится хотя бы 15-20 человек, то выступающему уже приходится напрягать голос, а остальным слух, чтобы воспринять информацию. Чтобы добиться нормальной слышимости, место каждого участника оснащается микрофоном (для выступлений) и громкоговорителем (для прослушивания других участников). Одно из требований к такой системе – качественная передача звука, так как, если речь участников заседания будет передана некачественно, неразборчиво, оппонентам придется постоянно вслушиваться, что повысит утомляемость, отвлечет слушателей. Вторая функция такой системы – упорядочить процесс дискуссии. Чтобы избежать гвалта, микрофоны участников должны включаться поочередно либо число людей, которые могут выступать одновременно, должно быть ограничено. Для реализации этой функции микрофоны должны иметь кнопку запроса выступления, а также индикатор, который указывает, когда можно говорить. Если в ходе конференции/собрания будет приниматься какое-то решение, конференц - система должна давать возможность электронного голосования. В этом случае места участников оснащаются пультами, посредством которых производится голосование, а система уже подсчитывает результаты и отображает отчет. Такая система одновременно осуществляет регистрацию участников и контролирует, чтобы в голосовании приняли участие только те, кто имеет право голоса, и чтобы голосовали они только один раз.