Автоматизация гостиничного бизнеса на примере отеля «Полярные Зори Park Inn»

     Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей:

1. Модуль бронирования.

     Он  предназначен для оформления бронирования клиентов. Данный модуль позволяет:

• завести бронь для клиента;
• завести групповую бронь;
• отменить бронь;
• корректировать бронь;
• перенести бронь в список ожидающих;
• назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;
• распечатать подтверждения бронирования;
• принять депозит для бронирования.
2. Модуль портье.

     Он  предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции:

• поиск брони;
• назначение номеров и заселение;
• изменение брони; отмена бронирования;
• печать подтверждений; подселение;
• прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей;
• прием депозита для бронирования;
• перемещение брони в список ожидания;
• заведение служебных счетов гостиницы.
3. Модуль кассира.

     Данный  модуль позволяет:

• выполнять текущую работу со счетами клиентов;
• выставлять промежуточные счета;
• переселять клиента в другой номер;
• осуществлять выписку;
• осуществлять ведение главной кассы;
• осуществлять операции обменного пункта;
• осуществлять прием депозита для бронирования;
• печатать отчеты для кассиров;
• исправлять бронь клиента;
• производить прием оплат;
• перенести начисления с одного счета на другой;
• делить и объединять начисления;
• выполнять ручные начисления на счета клиентов.
4. Бухгалтерский модуль.

     Модуль системы Fidelio FO — Fidelio A/R представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу, а точнее книгу продаж услуг гостиницы, нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

     Операционный  день гостиницы в системе Fidelio FO закрывается посредством проведения ночного аудита:

• перевод программной даты;
• анализ действий пользователей в системе;
• указание на незавершенность некоторых операций;
• распечатку пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;
• автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;
• сохранение данных и статистики за день;
• выполнение системных процедур.

     Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

     Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании  данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

• Ежедневный отчет об активности.
• Отчет об изменении спроса.
• Девятидневный прогноз.
• Ежемесячный отчет.

     В системе Fidelio FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией, т. е. для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать. Идентификация пользователя происходит посредством имени и пароля. Также в системе ведется журнал операций, т.е. имеется возможность вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый период.

     Достоинством  системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

     Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on-line.

     Проанализировав работу Fidelio FO можно отметить ряд недостатков:

1. При использовании системы требуется большая сопроводительная работа сотрудников. Например, при заселении в гостиницу администратор должен заполнить объемную заявку, на что уходит много времени. Невозможно поселить гостя без заявки. Обязательно при поселении администратору необходимо заполнять заявку, что требует заполнения большого количества полей, и влечет за собой трату времени клиента на ожидание у рецепции.
2. Отсутствие сохранения данных по проживанию и перемещениям гостей, что затрудняет создание единой истории клиента. Например, после переселения гостя, программа не сохраняет информацию о том, где и как он проживал раньше.
3. Отсутствие возможности разделения счета для гостей, проживающих в одном номере. В Fidelio FO невозможно разделение счета по гостям внутри одного 2-х, 3-х местные номера. Счет надо разделять вручную.
4. Длительный ночной аудит в Fidelio FO, препятствующий работе организации.  
5. Отсутствие возможности в Fidelio FO учета и работы с подселением и дополнительными местами в номерах, почасовой оплатой сотрудников. В системе невозможно подселение к гостю в номер, дополнительные места невозможны, нет почасовой оплаты, полусуточной оплаты.

     Все перечисленные сложности и недостатки программы связаны со спецификой построения программного продукта Fidelio, который изначально был рассчитан на западный рынок, имеющий свои особенности.

     И даже не смотря на это, преимущества использования  системы Fidelio FO сотрудниками «Полярные Зори Park Inn» не оставляет сомнений. Система обеспечивает  решение ранее имеющихся у отеля задач:

     1. Обеспечить быстрое и удобное решение повседневных задач при работе с клиентами: бронирование номеров, оформление гостей, предварительный заказ столиков и обработка заказов в ресторане;

     2. Обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту, с учетом его предпочтений и категории;

     3. Обеспечить ведение статистики и инструмента прогнозирования работы комплекса, включая возможность обмена данными системы автоматизации с программами бухгалтерского и финансового учета;

     4. Обеспечить клиентов гостиницы современными средствами связи, включая беспроводной Интернет по технологии Wi-Fi и междугородней/международной телефонной связью.

     Можно сделать вывод, что не смотря на имеющиеся недостатки, использование отелем «Полярные Зори Park Inn» системы автоматизации Fidelio FO является неоспоримым преимуществом отеля перед конкурентами. Она удобна и практична в использовании, упрощает работу сотрудников, и тем самым позволяет оказывать высококачественные услуги с меньшими временными затратами.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу гостиничного бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Владение информацией  актуально для сферы туристского  бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность  управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

     Внедрение современных технологий в работу предприятий гостиничной индустрии  позволяет повысить качество продукта и ускорить процесс сбора и  обработки информации, обеспечить взаимодействие в режиме реального времени с  участниками рынка, расширить ассортимент  услуг, а также автоматизировать процессы ведения документации, отчетности, бухгалтерского учета.

     В данной работе раскрыто современное  состояние технологий и программного обеспечения, используемых в гостиничном  бизнесе, а также тенденции их дальнейшего развития; дана характеристика основных программных продуктов, используемых в работе гостиниц, а также приведено  описание исследуемых в работе программ и технологий.

     Показано, что «компьютеризация» работы гостиниц - объективный, многогранный процесс, охватывающий большинство аспектов их деятельности.

     Таким образом, очевидно, что использование  компьютерных технологий и программного обеспечения даст возможность не только повысить эффективность функционирования предприятия, но и сэкономить ее средства и получить дополнительную прибыль.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 

Монографическая и учебная литература 

     1. Кабушкин, Н.И. Организация туризма. Учебное пособие / Н.И. Кабушкин. - М.: Новое знание, 2008. - 632с.

     2. Кабушкин, Н.И. Менеджмент гостиниц и ресторанов. Учебник. - 3-е издание / Н.И. Кабушкин. - М.: Новое знание, 2006. - 368с.

     3. Кабушкин, Н.И. Менеджмент туризма. Учебное пособие. - 2-е издание / Н.И. Кабушкин. - Мн.: Новое знание, 2006. - 422с.

     4. Браймер, Р.А. Основы управления в индустрии гостеприимства: Пер. с англ. / Р.А. Браймер. - М.: Аспект Пресс, 2007. - 382с.

     5. Гвишиани, Д.М. Организация управления / Д.М. Гвишиани. - М: Наука, 2006. - 348с.

     6. Ляпина, И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для профобразования / И.Ю. Ляпина. - М.: ПрофИздат, 2007. - 441с.

     7. Волков, Ю.Ф. Экономика гостиничного бизнеса / Ю.Ф. Волков. -  Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 198с.

     8. Джанджугазова, Е.А. Маркетинг в индустрии гостеприимства / Е.А. Джанджугазова. - М.: Издательский центр "Академия", 2009. - 612с.

     9. Плотникова, Н.И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса / Н.И. Плотникова. - М.: Инфра-М, 2007. - 336с.

     10. Морозов, М.А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника: Учебник / М.А. Морозов, Н.С. Морозова. -  М., 2008. - 593с.

     13. Гуляев, В.Г. Новые информационные технологии в туризме. Учебное Пособие / В.Г. Гуляев. - М.: ПРИОР, 2006. - 286с.

     15. Сенин, В.С. Организация международной туристской и гостиничной деятельности / В.С. Сенин. -  М.: Финансы и Статистика, 2006. - 211с.