Автоматизация гостиничного бизнеса на примере отеля «Полярные Зори Park Inn»

     К основным функциям системы Fidelio FO относятся:

• бронирование и заселение гостей;
• начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;
• аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;
• выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;
• учет информации о безналичных расчетах;
• получение финансовых и статистических отчетов.

     Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F&B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

     Система Fidelio F&B позволяет: работать с поставщиками (заказы, поставки); вести учет товаров на продовольственных складах; вести меню, используемое в ресторанах и барах; проводить калькуляцию рецептов блюд; производить расчет банкетного меню; производить инвентаризацию на складах гостиницы; на основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами; получать отчеты о работе складов.

     Система Micros позволяет принимать несколько видов оплаты, в том числе: наличные; кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса через процессинговый центр автоматически списывает нужную сумму со счета клиента); отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (это возможно, если в гостинице установлена система Fidelio FO и работает интерфейс между указанными системами).

     К основным преимуществам систем Fidelio и Micros относятся:

• возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;
• наличие версий программ на русском языке;
• широкая функциональность данных систем;
• удобство и быстрота работы для пользователей;
• удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для клиентов;
• конфиденциальность хранения информации.

     Разработчиком автоматизированной системы Lodging Touch является американская компания Hotel Information System. Система управления гостиницей Lodging Touch повышает качество обслуживания гостей, автоматизирует административную, маркетинговую, финансово-экономическую и хозяйственную деятельность гостиниц и гостиничных комплексов, а также пансионатов, домов отдыха, санаториев и мотелей.⁹

     Система управления гостиницей Lodging Touch эффективно и комплексно решает задачи автоматизации гостиницы, охватывая службы портье, бронирования, продаж и маркетинга, обеспечивая проведение мероприятий, обслуживание групп, работу с турагентствами и организациями. Система Lodging Touch имеет дружественный графический пользовательский интерфейс (GUI), где каждой функции соответствует своя иконка, удобна и проста в использовании, настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы. Используемые экранные формы универсальны, что облегчает работу с системой.

     Cenium — сертифицированный дополнительный продукт в системе Navision. Это свидетельствует о том, что продукты Cenium разработаны с учетом стандартов системы Navision Financials. Navision Software является лидирующим глобальным поставщиком готовых бизнес-решений для компаний среднего бизнеса.

     Navision Software имеет более 40 тыс. инсталляций по всему миру в 89 странах. Решения Navision продаются через всемирную сеть из 1000 центров решений Navision, в том числе и в России, в которых сертифицированные профессионалы обеспечивают адаптацию и внедрение решений, обучение, поддержку и обслуживание.

     Интегрированная система модулей Cenium может быть использована отдельно или в комбинации для создания полного информационного пакета для гостиничного бизнеса. Таким образом, информация беспрепятственно перетекает из одного модуля в другой, обеспечивая всем пользователям одновременный доступ к системе посредством общей визуальной рабочей среды.

     В настоящее время подавляющее  число крупных отелей и курортов используют различные системы автоматизированного  управления гостиницей и имеют в своем штате обученных технических специалистов для поддержки и наращивания компьютерных сетей и систем. Однако этого нельзя сказать о небольших независимых гостиницах, которые к тому же оказались перед проблемой снижения прибыли из-за возросшей конкуренции. В этой ситуации перспективным направлением является использование ASP-технологий (Application Service Providers).

     Системы ASP используют простейший браузер, т.е. программу для навигации и  просмотра страниц в Интернете.

     Технология ASP заключается в том, что все  данные о гостинице (сведения о номерном фонде, история гостей, управление тарифами, бронирование и т.д.) и сама программа  системы управления гостиницей находятся  вне гостиницы на специально выделенном для этого сервере.

     Технология ASP предполагает появление новых  возможностей в гостиничном бизнесе, в том числе обеспечивает централизованное управление тарифами, консолидированную  отчетность, прямую связь с источниками  бронирования, позволяющую продавать  гостиницу практически до последнего номера. Наличие специализированных центров и хранилищ баз данных означает минимум компьютерного  оборудования в гостиницах и, следовательно, значительное снижение расходов на поддержку  и обслуживание информационных систем. Все, что необходимо гостинице при  такой технологии, это простейший компьютер с Интернет-браузером и связь с Интернетом.¹⁰

     Примером  реализации технологии ASP является программный  продукт Nimeta компании HRS.

     Технология ASP снимает с гостиниц проблемы, связанные  с приобретением и эксплуатацией  программных продуктов; компьютерного  оборудования; техническим обучением  персонала; финансовые проблемы крупных  единовременных инвестиций. Для подключения  и использования системы Nimeta достаточно иметь компьютер и выход в Интернет.

     Функционально Nimeta охватывает задачи, которые стоят перед службами бронирования, приема и размещения. Дизайн системы выполнен с учетом последовательности обработки информации службами отеля.

     Система Nimeta, основанная на технологиях ASP, является хорошим программным продуктом для автоматизации управления гостиницами, пансионатами, домами отдыха и курортами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММ АВТОМАТИЗАЦИИ  ГОСТИНИЧНОГО БИЗНЕСА НА ПРИМЕРЕ  ОТЕЛЯ «ПОЛЯРНЫЕ  ЗОРИ  PARK  INN»

3.1. Общая характеристика и анализ деятельности отеля. 

     Сеть  отелей Park Inn – это молодой и активный бренд в сегменте средней ценовой категории с гостеприимными традициями гостиничного бизнеса и приемлемыми ценами. Все отели в количестве более чем 100 штук, расположенные в США, Канаде, Европе, Африке и на Ближнем Востоке, могут похвастаться наличием ключевых удобств, красочным интерьером и инновационными ресторанами.

     «Полярные зори» присоединили к сети в начале 2009 года. Построенный в 1973 г. и реконструированный в 1997 г. он является одним из лучших отелей города.

     Отель расположен в центральной части  города с видом на Кольский залив. Недалеко от отеля находятся драматический театр, главные офисы банков, научные институты, два спортивных стадиона, Ледовый дворец, морской, художественный и краеведческий музей, городской выставочный центр. Удобное местоположение и дружелюбный персонал делают гостиницу привлекательным местом пребывания для многих туристов.

     Отель Полярные Зори является одним из главных  центров деловой, культурной жизни  города Мурманска: постоянно проводятся конференции, семинары, международные  бизнес-встречи.

     Номерной  фонд отеля состоит из 266 комнат. К дополнительным услугам можно отнести: ресторан, два бара, сауну, тренажерный зал, бизнес-центр, конференц-залы, комнаты переговоров, агенство по продаже авиабилетов, экскурсионное бюро (Интурист), салон красоты, сувенирный магазин, антикварную лавку, автостоянку.

     С точки зрения организации и управления отель представляет собой сложную систему, которая состоит из различных взаимосвязанных служб. К основным типовым службам относятся: служба управления номерным фондом; административная служба; коммерческая служба; служба питания; инженерно-технические службы; вспомогательные службы.

     Служба  управления номерным фондом осуществляет основные бизнес-процессы по приему и  обслуживанию гостей, и во многом именно она определяет качество предоставляемых  услуг. С этой точки зрения эта  служба является одним из основных объектов, в первую очередь подлежащих автоматизации. В состав этого подразделения  входят работники службы приема и  размещения (front-office), персонал по обслуживанию номерного фонда (housekeeping), объединенная сервисная служба, включая швейцаров, посыльных, носильщиков, водителей автомобилей, службу безопасности и др.

     К основным функциям службы относятся: бронирование номеров; прием, регистрация и размещение гостей; прием оплаты за предоставленные  услуги и оформление необходимой  документации при выезде гостей; оказание разнообразных бытовых услуг  гостям; поддержание санитарно-гигиенического состояния номеров.

     Административная  служба осуществляет основные бизнес-процессы, связанные с управлением гостиничным  комплексом в целом, координацией деятельности всех служб отеля, решением финансовых вопросов и кадрового обеспечения, контрольные функции и т. п. В  состав этой службы входят директор и  топ-менеджеры отеля, бухгалтерия, финансовая служба, отдел кадров и др. С точки зрения информационных процессов эта служба представляет собой то ядро, которое должно объединять информационно воедино все службы отеля. Работники этого блока имеют наиболее полные права доступа ко всей информации, функционирующей в системе управления отелем.

     Коммерческая  служба представлена отделами маркетинга и рекламы, которые выполняют  задачи, связанные с исследованием  рынка, конкурентов, выявлением потребностей постоянных и потенциальных гостей, разработкой и реализацией рекламных  компаний, мероприятиями по связям с общественностью и т.п. Основная цель службы - продвижение существующего  гостиничного продукта, а также выработка  предложений по созданию новых видов  услуг, которые с высокой степенью вероятности будут востребованы на рынке. С информационной точки  зрения основной блок необходимой для  работы информации предоставляется  службой приема и размещения. Именно на базе этих данных проводятся маркетинговые  исследования.

     В службу питания входят рестораны, бары, доставка еды и напитков в номер и т. п. Эта служба предоставляет одну из основных услуг – приготовление и реализацию пищи, которая входит в состав комплексного гостиничного продукта. В структуре гостиничного предприятия это одна из важнейших служб, непосредственно осуществляющая обслуживание гостей. Информационно служба питания является относительно самостоятельной структурой, но, тем не менее, связана со службой приема и размещения, так как планирование и прогнозирование объемов продаж непосредственно зависит от числа гостей.

     Инженерно-технические  службы занимаются обслуживанием систем тепло- и водоснабжения, кондиционирования, электротехнических устройств, систем связи и телевещания и т.п. С точки зрения управления этой подсистемой основное внимание должно уделяться автоматизации управления технологическими процессами. Информационно эта служба связана со службой управления номерным фондом, откуда, обычно поступает информация о возникших технических неисправностях в номерном фонде.

     Вспомогательные службы предоставляют дополнительные платные услуги. Сюда могут быть отнесены бизнес-центр и прачечная. Эти службы информационно связаны со службой приема и размещения, куда поступает информация о полученных дополнительных услугах, стоимость которых учитывается при оформлении счета гостя. 
 
 
 

3.2. Практическая  значимость автоматизации отеля  системой «Fidelio». 

     Организовать  работу гостиничного комплекса с  максимальной эффективностью и в  соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации  процессов бронирования, регистрации  и размещения гостей, расчетов с  ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц. При необходимости всегда можно  сделать дополнительные доработки  с учетом особенностей функционирования конкретной гостиницы.

     Отель «Полярные Зори Park Inn» автоматизирован наиболее популярной из зарубежных информационных гостиничных систем, разработкой немецкой фирмы Fidelio – системой Fidelio FO (Fidelio front office).

     Сюда  включается следующая информация: ведение  истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

     Программный модуль ведения номерного фонда  предназначен для осуществления  оперативного контроля за его состоянием, сбора статистической информации о загрузке номерного фонда, получения различных отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных. Система отслеживает, убран номер или нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента в неубранный номер.