Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения

      2.2.8. Организация работы по составлению  (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.

      2.2.9. Участие в разработке нормативно-методических  документов по ведению архивной работы на предприятии.

      3. Права архива

      3.1. Контролировать соблюдение правил  работы с документами в источниках комплектования

      3.2. Запрашивать у источников комплектования  необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

      3.3. Участвовать в мероприятиях, проводимых  Росархивом, органами управления  архивным делом, затрагивающих  работу архива.

      4. Ответственность архива

      4.1. Архив предприятии несет ответственность  за:

      4.1.1. Несоблюдение условий обеспечения  сохранности документов, состоящих на временном хранении.

      4.1.2. Утрату и несанкционированное  уничтожение документальных материалов.

      4.1.3. Необоснованный отказ в приеме  на временное хранение документальных материалов.

      4.1.4. Нарушение правил использования  документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении. 

      Зав. архивом _______________________ Е.И. Ершова 

      Распорядок  работы архива предприятия ООО «Крона».

      Работа  архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором  фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

      Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

      Руководитель  архива назначается на должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

      На  имеющиеся в архиве должности  согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

      Разработаем должностную инструкцию заведующего архивом ООО «Крона».

      Должностная инструкция заведующего архивом  ООО «Крона».

      Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с заведующим архивом и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

      1. Общие положения

      1.1. Заведующий архивом относится  к категории руководителей.

      1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

      1.3. Назначение на должность заведующего  архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению исполнительного директора.

      1.4. Заведующий архивом должен знать:

        - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;

        - Единую государственную систему делопроизводства;

        - порядок оформления документов, по ступающих в архив, и действующую систему их классификации;

        - структуру предприятия;

        - правила хранения бланков строгой отчетности;

        - основы организации производства, труда и управления;

        - законодательство о труде;

        - правила внутреннего трудового распорядка;

        - правила и нормы охраны труда.

      1.5. В своей деятельности заведующий  архивом руководствуется:

        - положением об архиве предприятия;

        - настоящей должностной инструкцией;

      1.6. Заведующий архивом подчиняется  непосредственно исполнительному директору.

      1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

      1.8. На время отсутствия заведующего  архивом (командировка, отпуск,

      болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия.

      2. Должностные обязанности

      Заведующий  архивом:

      2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

      2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

      2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

      2.4. Оказывает методическую помощь  в поиске необходимых документов.

      2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

      2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

      2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения.

      2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

      2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

      2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

      2.11. Составляет установленную отчетность.

      2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

      2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

      2.14. Обеспечивает наличие в архиве  необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

      2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

      2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

      3. Права

      Заведующий  архивом вправе:

      3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

      3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

      3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

      3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

      3.5. Вносить на рассмотрение руководителя  предприятия предложения:

        - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности;

      - о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

      3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

      3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

      4. Ответственность

      Заведующий  архивом несет ответственность:

      4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

        4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

      4.3. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

      Лицо, назначенное ответственным за архив  предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение. 

3.2 Стратегия и методы 

      На  основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

      Учет  труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в  дневниках учета труда.

      Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

      Архив для привлечения внебюджетных средств  имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

      Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

      Для обеспечения сохранности документов в архиве предприятия ООО «Крона» осуществляется:

      - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);

      - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).