Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения

">      - система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

     В ООО «Крона» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     ООО «Крона» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

     Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Крона».

     Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора ООО «Крона».

     Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

     После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Крона» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании.

     Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Крона» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Крона» установлен определенный порядок визирования приказов.

     В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

     В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

     Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Крона» соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству.

     Контроль  в ООО «Крона» представляет собой одну из функций управления. Состоит в обеспечении современного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

     Исполнительный  директор ООО «Крона» осуществляет контроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов. Предоставив документы на подпись руководителю, исполнительный директор заранее проверяет правильность их оформления, наличие виз, приложений.

     Контроль  за сроками исполнения включает в  себя:

     - постановка на контроль;

     - проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

     - регулирование хода исполнения;

     - периодическая проверка хода исполнения;

     - учет и обоснование результатов контроля исполнителя;

     - информирование руководителя.

     В ООО «Крона» при проведении планерки дает указания присутствующим. Заместитель главного директора фиксирует сроки исполнения в журнале. Проконтролировав сроки исполнения, он отчитывается перед директором. В случае невыполнения поручений исполнителем в указанный срок, он должен предоставить объяснительную директору.

     Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и  каждый управленец понимает, что принять  решение по любому вопросу он может только располагая соответствующей информацией по этому вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение, способное повысить эффективность работы.

     Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу принятия деловых решений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит более 60% рабочего времени.

     Современный бизнес в значительной степени это  непрерывная череда процессов составления  и перемещения документов. Заключаются  и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

     На  основе документов принимаются соответствующие  управленческие решения. Документы  во многих случаях являются главным  аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

     Руководители  предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

     От  того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. 

3.3 Ресурсы осуществления проекта 

     Информационные ресурсы:

     Мною  было проанализировано несколько видов  документов, используемых в ООО «Крона». В результате анализа выявила ошибки в оформлении реквизитов каждого из них и оформила документы в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Приказ.

     В данном документе были выявлены следующие  недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

     дата  документа. Дату документа оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

     номер документа. Номер документа оформляется по правому краю листа.

     место составления или издания документа. Место составления или издания документа располагается по центру листа (при продольном расположении реквизитов).

     заголовок к тексту. В приказе он отсутствует.

     подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

     отсутствует разделение текста приказа на констатирующую и распорядительную части.

     распорядительная  часть приказа должна начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

     последний пункт распорядительной части должен содержать сведения  о структурном  подразделении или должностном  лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

     проект  приказа визируется указанными в  проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

     Письмо  исходящее.

     В документе письмо были выявлены следующие  недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

     справочные  данные об организации. Нарушен порядок  указания элементов почтового адреса.

     дата  документа. Дата документа должна располагаться  после справочных данных об организации.

     адресат. Нарушен порядок указания элементов  почтового адреса.

     подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

     отметка об исполнителе. Реквизит отсутствует.

     чаще  всего письма начинают с обращения  к адресату и заканчивают устоявшейся фразой «С уважением».

     Акт.

     В документе акт были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

     наименование  организации. Наименование организации  должно располагаться в верхней части листа.

     название  вида документа. Название вида документа  располагается после реквизита наименование организации.

     дата  документа. Должна располагаться после реквизита наименование вида документа и не записывается в кавычках.

     номер документа. Реквизит отсутствует.

     заголовок к тексту. Располагается после  реквизита место составления  документа.

     гриф  утверждения. Реквизит отсутствует.

     в тексте введения акта должно указываться  основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Эта часть акта начинается словом «Основание», затем пишется слово «Составлен».

     подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

     Должностная инструкция.

     В должностной инструкции были выявлены следующие недостатки:

     отсутствие  реквизитов «Заголовок к тексту»;

     неправильно оформлены реквизиты «Подпись», «Гриф согласования», «Наименование вида документа»;

     отсутствуют основные разделы.

     Основными средствами составления документов в настоящее время являются персональные компьютеры, вытеснившие с предприятия пишущие машинки, до недавнего времени широко применявшиеся. На рабочем месте заместителя главного директора имеется компьютер, который используется для создания и оформления документов; принтер, факс для передачи документации, телефон. Наиболее часто используемыми программными приложениями, с которыми приходится работать заместителю директора являются: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook Express. Microsoft Word является одним из лучших текстовых редакторов, благодаря которому можно без особых усилий создавать текстовые документы, и благодаря персональному интерактивному корректору осуществлять проверку грамматических и синтаксических ошибок. С помощью графического редактора Microsoft Excel можно отобразить любую информацию в графическом виде, с помощью диаграмм. Это программное приложение используется для создания таблиц. Достаточно часто заместителю директора приходится работать с электронной почтой. Это становится возможным благодаря Outlook Express. С помощью данного приложение получение, создание и передача писем по электронной почте не составляет особого труда, тем самым скорость получения и обработки информации сокращается до минимума.

     Очень часто исполнительный директор отправляет и получает документы с помощью факсимильной связи. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

     Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Крона» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат издает также следующие документы: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации.

     Движение документов в ООО «Крона» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Крона» состоит из следующих этапов: