Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения

     – приема и первичной обработки;

     – предварительного рассмотрения и распределения;

     – регистрации документов;

     – направления на исполнение и исполнения документов;

     – оформления и удостоверения документов;

     – отправки.

     На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

     Прием и отправка документов в ООО «Крона» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Крона» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

     На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю директора.

     Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Крона», имеют директор и зам. директора.

     Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

     Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

     В ООО «Крона» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

     Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

     Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

     Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

     Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения и приказы директора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу.

     Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

     В ООО «Крона» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

     Контроль исполнения в ООО «Крона» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

     При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

     Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

     Финансовые  ресурсы:

     Обеспечение сохранности документов.

     Дела  кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в  организации:

     - до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

     - до сдачи дел на государственное хранение;

     - до ликвидации организации.

     В течение всего установленного срока  хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

     Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

     Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

     Срок  хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

     Согласно  принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

     До  настоящего времени более надежного  и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

     Необходимо  также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных  носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

     В настоящее время единственно  возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

     Постепенно  практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

     При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

     Размещение  документов в хранилищах.

     Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

     В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

     создание  наилучших условий для документов постоянного хранения,

     удобства  оперативного использования всех документов.

     Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

     При определении помещений, необходимых  для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

     Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

     Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и  защищенных от доступа посторонних  лиц. Хранилища должны быть дополнительно  защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

     Архивы  должны иметь:

     специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

     ширину  проходов между стеллажами не менее 75 см;

     ширину  основных проходов до 120 см;

     расстояние  между полками по высоте 35-40 см;

     расстояние  торцов стеллажей от стен 45 см;

     расстояние  от пола до нижней полки 20 см, а в  цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

     Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

     Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

     Поэтому в хранилищах документов должен соблюдаться  оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

     Все дела в архивохранилищах дополнительно  упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

     номера  описи (номенклатуры дел),

     года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

     В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

     Проверка  наличия и состояния документов

     Проверки  фактического наличия и физического  состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

     одного  раза в 10 лет,

     для дел постоянного хранения - раз  в 5 лет,

     для конфиденциальных документов - ежегодно

     Такие проверки проводят также: