Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения

     Еще одна проблема, появившаяся вследствие бурного развития информационных технологий в мире, - низкий уровень знания персонального компьютера, несмотря на то, что одним из главных условий при поступлении на работу является наличие высшего образования. Отсутствие компьютерной грамотности, а также нежелание получить дополнительных знаний в этой сфере ведет, как правило, к торможению работы, следствием чего является потеря времени и дополнительных финансовых затрат организации.

     Наряду  с выше перечисленными проблемами и, пообщавшись с сотрудниками, принимаемыми на различные должности в ООО «Крона» отмечается еще одна закономерность: при принятии на работу нового сотрудника на высокую должность приоритетным критерием является не квалификация и компетентность потенциального работника, а "личные связи", что, естественно, отражается на качестве выполняемой работы. В результате, наблюдается рост напряженности между руководителями и рядовыми сотрудниками.

     Ключевой  проблемой, с которой столкнулось исследуемое предприятие ООО «Крона», является отсутствие подразделения в структуре управления, которое занималось бы разработкой и внедрением инновационных проектов и идей.

     Инновации в организациях (от их создания до "разработки") представляют собой постановку и поиск решения сложных, системных задач в условиях недостаточной информации. Это задача на предельно напряженную коллективную мыследеятельность. Организация является большой интеллектуальной системой, а разработка инновационных программ представляет собой "работу" проектировщиков.

     Итак, инновации, изменения становятся стилем жизни современных организаций, элементом их организационной культуры: от возникновения до "ухода". Инновации  могут осуществляться грамотно, обдуманно  или никак. Сложный, системный характер, который присущ любому изменению, предъявляет высокие требования к тому, кто на них решается, к ним призывает, их планирует. Одно их этих требований состоит в том, что инновации должны учитывать фазу развития организации. Иначе говоря, нужно видеть не только отдельные симптомы, которые свидетельствуют о необходимости изменений, но и всю картину "жизни" организации и векторы ее развития.

     По-моему  мнению, решение проблемы отсутствия управления разработки и внедрения подразделения должно стать одной из задач организации. Эта проблема в данный момент находится на стадии развития, поэтому ее нужно решать в сокращенные сроки, чтобы она не переросла в более сложную, порождающую ряд преград для выполнения предприятием тех функций, которые определяют смысл его существования.

     Проведя аудит и диагностику ООО «Крона», познакомившись со структурой, процессами и культурой в организации, выявлена главная идея для проектной разработки - внедрение нового структурного подразделения. Новый отдел такого рода будет очень полезен для поддержания уже положительно сложившегося имиджа организации. Назначением этого отдела будет разработка новых технологий по производству еще более качественной продукции, отвечающей всем стандартам качества.

     Техническая эксплуатация автомобилей (ТЭА) невозможна без применения специального технологического оборудования, позволяющего диагностировать состояние автомобилей, производить регулировочные, ремонтные, крепежные и смазочные работы, а также осуществлять очистку и мойку автомобилей, их агрегатов и деталей.

     Разнообразие конструкций агрегатов всего модельного ряда автомобилей требует широкой гаммы технологического оборудования, применяемого в практике ТЭА. В настоящее время рынок технологического оборудования заполнен, в основном, дорогими моделями иностранного производства, серьезно конкурирующими с отечественным оборудованием, традиционно используемым в автосервисе.

     Выбор любого продукта, и технологического оборудования в частности, в рыночных условиях всегда определяется соотношением его цены и качества. Если цена задается производителем (продавцом) технологического оборудования, то оценка качества является задачей потребителя (покупателя). В общем случае качество технической продукции оценивается показателями ее технического уровня, под которыми понимается относительная характеристика качества продукции, основанная на сопоставлении (соотношении) значений показателей свойств, отражающих техническое совершенство продукции с соответствующими значениями лучших образцов техники. 

     Характер  расположения существующих построек на данный момент благоприятен, в виду того, что потоки автомобилей едущих на обслуживание не пересекаются, что делает процесс универсальным, не возникает сбоев потоков. АЗС находиться на предпочтительном расстоянии от производственных зданий, что отвечает пожарной безопасности.

     Для более эффективного производственного процесса необходимо:

     - эффективное использование собственных ресурсов предприятия;

     - проведение технического перевооружения производственных площадей;

     - внедрение более эффективного и экономически выгодного оборудования.

     Результаты  анализа ООО «Крона» и выявления при этом недостатки являются основой для разработки направлений дальнейшего развития и совершенствование производственно-технической базы предприятия.

     На  ООО «Крона» повышение производительности труда ремонтных и вспомогательных рабочих и эффективности работы системы обслуживания и ремонта является важной составной частью общей проблемы повышения эффективности работы автомобильного транспорта. Однако эффективность работы систем обслуживания и ремонта в настоящее время находится на недостаточном уровне. Анализ причин неудовлетворительной эффективности работы систем обслуживания и ремонта показывает, что они условно могут быть разделены на две группы: объективные и условные.

     ООО «Крона» в данный период времени имеет стабильное финансовое положение и реальные перспективы развития на будущее.

     Техцентр  должен производить благоприятное  впечатление на клиентов. Рынок автосервиса расширяется с каждым днем и потребители уже могут выбирать между сервисными станциями. Впервые прибывший клиент оценивает прежде всего удобство подъезда, наличие четко обозначенной указателями стоянки и ее минимальную удаленность от приемной зоны техцентра. Чистота, обозримость и некоторый шик уже на подходе к предприятию обычно отмечаются клиентами. Ориентация на заказчика означает, что помещения и их оборудование должны:

     Производить на заказчика благоприятное впечатление;

     Быть "светлыми и воздушными";

     Привлекать  заказчиков, вызывая у них желание  снова их посетить.

 

3. Проектная разработка 

3.1 Проектирование службы архива  на предприятии ООО «Крона» 

      Положение об архиве организации ООО «Крона» разработано на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовано с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждено руководителем предприятия.

      Положения о структурных подразделениях архива предприятия разработано на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия ООО «Крона» определены задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

     В ООО «Крона» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     ООО «Крона» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

     Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Крона».

     Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора ООО «Крона».

     Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

     После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Крона» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании.

     Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Крона» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Крона» установлен определенный порядок визирования приказов.

     В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

     В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

     Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Крона» соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству.

      Положение об архиве.

      ООО «Крона»

      УТВЕРЖДАЮ

      Директор ___________ В.Ю. Алехин

      ПОЛОЖЕНИЕ «10» января 2010г.

      10.01.2010 № 3

      г. Тольятти

      Об  архиве

      1. Общие положения

      1.1. Документы образующие Архивный  Фонд РФ, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно хранятся на предприятии.

      1.2. С целью своевременного приема  от структурных подразделений  документальных материалов, подлежащих  временному хранению, надежного  обеспечения учета, сохранности,  а также надлежащей подготовки документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.

      1.3. Архив является структурным подразделением  предприятия.

      1.5. Предприятие обеспечивает архив  необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

      2. Задачи и функции архива

      2.1. Основными задачами архива предприятия являются:

      2.1.1. Комплектование документов.

      2.1.2. Учет и обеспечение сохранности  документов в течение всего  срока их временного хранения.

      2.1.3. Создание и поддерживание в  актуальном состоянии научно-справочный  аппарат к документам, стоящим на временном хранении.

      2.2.Основными  функциями архива предприятия  являются:

      2.2.1.Ведение  списка источников комплектования.

      2.2.2. Прием документов на временное  хранение.

      2.2.3. Учет документов, принятых на  временное хранение.

      2.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.

      2.2.5. Осуществление информационно-справочного  обслуживания пользователей.

      2.2.6. Проведение экспертизы ценности  документов, в том числе при  подготовке к передаче на постоянное хранение.

      2.2.7. Проверка правильности формирования  и оформления дел в источниках комплектования.