Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения

 

СОДЕРЖАНИЕ

                                                                                                                               стр.

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации¹. Актуальность темы исследования, определяется тем, что эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

     В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

     Делопроизводство - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами².

     В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов³.

     Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ)⁴.

     Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

     Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т. п.)

     Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

     - документирования;

     - организации работы с документами.

     Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

     Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

     Целью данной работы является рассмотрение организации службы архива предприятия (на примере ООО «Крона»).

      ООО «Крона» было создано в 2003 году в форме общества с ограниченной ответственностью.

      Основной вид деятельности предприятия:

      - техническое обслуживание и ремонт  легковых автомобилей.

      Дополнительные  виды деятельности:

      - техническое обслуживание и ремонт  прочих автотранспортных средств;

      - предоставление прочих видов  услуг по техническому обслуживанию автотранспортных средств;

      - оптовая и розничная торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;

      - оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами;

      - оценочная деятельность. 

 

1.Исследование (аудит) организации  

1.1 Общая характеристика организации ООО «Крона» г.Тольятти 

      ООО «Крона» было создано в 2003 году в форме общества с ограниченной ответственностью⁵.

      Основной вид деятельности предприятия:

      - техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей.

      Дополнительные виды деятельности:

      - техническое обслуживание и ремонт прочих автотранспортных средств;

      - предоставление прочих видов услуг по техническому обслуживанию автотранспортных средств;

      - оптовая торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;

      - розничная торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;

      - оптовая торговля автотранспортными средствами;

      - розничная торговля автотранспортными средствами;

      - оценочная деятельность.

      Уставный капитал ООО «Крона» составляет 10 000 рублей.

      Местонахождение ООО «Крона» - г.Тольятти, ул. Транспортная, 17.

      Директором ООО «Крона» является Алехин В.Ю. 

 

1.2 Организационная структура организации  ООО «Крона» 

      Предприятие ООО «Крона», как объект управления в системе менеджмента имеет линейно-функциональную организационную структуру, т.е. горизонтальное разделение труда. Организационная структура ООО «Крона» представлена на рис. 1.1.

 

 

 
 

 
 

Рис. 1.1 Схема организационной структуры организации ООО «Крона» 

      Руководитель  предприятия – директор самостоятельно принимает решения, осуществляет и контролирует всю коммерческую деятельность предприятия, принимает на работу персонал и заключает с ними трудовые договора, директор обязан обеспечить выполнение всех обязательств перед бюджетом, поставщиками, заказчиками, банком, заключает договора, контролирует их выполнение и т.д. В его подчинении находятся: исполнительный директор, коммерческий отдел, финансовый отдел, отдел кадров⁶.

      Директор  ООО «Крона» организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

      Деятельность  сервисной службы успешна, если руководители учитывают реальности рынка и возможности своих сотрудников, заглядывает далеко вперед в оценке тенденций рынка и изменений в желаниях потребителей и глубоко знает коллективный характер персонала, индивидуальные тенденции, возрастные различия и т.д⁷.

      Директор  ООО «Крона» исполняет следующие обязанности:

      стратегическое  планирование;

      привлечение инвестиций;

      торговая  политика;

      товарная  политика;

      техническая политика;

      обеспечение рентабельности ;

      повышение конкурентоспособности;

      расширение  гаммы товаров и услуг;

      повышение репутации предприятия;

      привлечение и развитие кадров, формирование коллектива;

      управление  качеством;

      логистика;

      управление  предприятием в соответствии с задачами;

      разработка  программ развития сервиса;

      исполнение  политики работы с рекламациями;

      кредитование  клиентов;

      направление служащих на собрания, семинары и курсы;

      выработка мер по технике безопасности и  экологическому контролю;

      оперативное управление сервисной службой;

      совершенствование вопросов гарантийной и сервисной  политики;

      выяснение степени удовлетворения клиентов сервисом;

      анализ  рынка;

      обеспечение прибыльности операций;

      проверка  месячных сводок непродуктивных затрат времени и принятие мер по их сокращению;

      проверка  выработки и расчетов начислений заработной платы и других форм оплаты;

      обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения;

      обеспечение эффективного планирования, адекватного  имеющимся мощностям и рабочей  силе;

      периодическое обновление материалов для публикаций фирмы о сервисе, обеспечение знания всеми сотрудниками изменений в продукции и методах сервиса;

      заказ и содержание необходимых информационных материалов, бланков документации, обеспечение надлежащих процедур оформления ремонтов;

      одобрение предложений бригадиров о закупке  оборудования, инструмента, материалов и т. п.;

      разработка  долгосрочных планов удовлетворения текущих  и будущих потребностей персонала;

      подготовка  должностных инструкции для всех сотрудников;

      поиск, выбор и наем персонала в соответствии с потребностями и задачами цеха;

      установление  и изменение окладов, повременных  ставок и доплат для сотрудников;

      ознакомление  каждого нового сотрудника с политикой  фирмы и его личными обязанностями и ответственностью;

      разработка  письменных программ обучения каждого  сотрудника, проведение месячных собраний, периодический пересмотр требований к обучению, контроль соблюдения графика обучения;

      контроль  исполнения обязанностей всеми сотрудниками;

      установление  финансовых задач для сервисной службы;

      анализ  ежедневных, недельных и месячных финансовых отчетов. 

      Функции службы организации техобслуживания⁸:

      Изучение  конструктивных, эксплуатационных и  ремонтных особенностей машин.

      Формирование  технической информационной базы данных.

      Консультирование  сотрудников всех служб по техническим  вопросам.

      Сертификация  услуг.

      Рассмотрение  заявок на нестандартный тюнинг, разработка технологии и организация исполнения.

      Организация технического обслуживания и ремонта.

      Разработка  и контроль технологии ремонта и обслуживания, предпродажной подготовки, установки дополнительного оборудования, тюнинга. Подготовка инструкций и технологических карт.

      Разработка  нормативов трудозатрат по ремонту, обслуживанию, установке дополнительного оборудования, тюнингу.

      Организация установки дополнительного оборудования и тюнинга.