Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Февраля 2011 в 20:39, курсовая работа
Целью данной работы является рассмотрение организации службы архива предприятия (на примере ООО «Крона»).
ООО «Крона» было создано в 2003 году в форме общества с ограни-ченной ответственностью.
Основной вид деятельности предприятия:
- техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей.
Дополнительные виды деятельности:
- техническое обслуживание и ремонт прочих автотранспортных средств;
- предоставление прочих видов услуг по техническому обслуживанию автотранспортных средств;
- оптовая и розничная торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;
- оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами;
- оценочная деятельность.
ВВЕДЕНИЕ 3
1.Исследование (аудит) организации 5
1.1 Общая характеристика организации ООО «Крона» г.Тольятти 5
1.2 Организационная структура организации ООО «Крона» 6
1.3 Взаимодействие организации с внешней средой. Организационные процессы 15
2. Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения 23
3. Проектная разработка 27
3.1 Проектирование службы архива на предприятии ООО «Крона» 27
3.2 Стратегия и методы 35
3.3 Ресурсы осуществления проекта 39
3.4 План-график работ 50
3.5 Ожидаемые результаты 51
3.6 Риски 53
3.7 Бюджет 56
3.8 Сотрудники архива 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 61
при массовой порче или гибели дел,
после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
3.4
План-график работ
| Период или дата | Мероприятие | Дата проведения | Расходы | Ответственные лица |
| 2 недели | Анализ документов предприятия ООО «Крона», подлежащих хранению в архиве | 4 октября 2010 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом |
| 4 недели | Подготовка и сбор документов для помещения в архив | 18 октября 2010 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом |
| 3 месяца | Сканирование имеющихся документов для занесения в электронную базу данных | 15 ноября 2010 года | Заработная плата работников архива | Заведующий архивом |
| С 10 января 2011 года | Ввод новых документов в электронную базу данных | 10 января 2011 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Заведующий архивом |
| С 10 января 2011 года | Хранение архива | Заработная плата работников архива | Заведующий архивом | |
| С 10 января 2011 года | Подбор документов из архива | Заработная плата работников архива | Заведующий архивом | |
| С 10 января 2011 года | Обеспечение безопасности данных и сохранности архива | Заработная плата работников архива | Заведующий архивом |
3.5
Ожидаемые результаты
Внедрение архива призвано помочь:
- на 30% сократить время поиска документов;
- на 30% ускорить доставку управленческой информации (приказов, распоряжений поручений);
- в разы усилить контроль исполнения документов и поручений по ним и ужесточить исполнительскую дисциплину сотрудников всей компании;
- на 20% ускорить время разработки и согласования документов;
- в 20 раз сократить затраты на копирование внутренних документов;
- втрое сократить затраты на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов;
- значительно сократить количество персонала, обеспечивающего доставку информации;
- на 80% снизить затраты на хранение бумажных документов за счет перевода их в электронную форму;
- на 25-40% повысить производительность труда сотрудников организации.
Внедрение электронного архива первичной бухгалтерской документации — это переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии, быстрое выполнение трудоемких задач подбора документов, обеспечение целостности и сохранности бумажного архива.
Таблица 3.1
Преимущества внедрения
| Для предприятия | Быстрый электронный
поиск и формирование подборок документов;
Отсутствие необходимости хранения архива оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии; Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей; Сохранность документов и порядок в бумажном архиве. |
| Для бухгалтера | Политика «чистого
от бумаги стола»;
Обеспечение оперативного доступа к любому документу архива; Использование привычных бухгалтерских систем предприятия для работы с документами архива; Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово–хозяйственной операцией в учетной системе предприятия; Существенное снижение обращений к бумажному архиву; Исключение ручного труда при поиске необходимых документов Сохранение всех версий документа при его изменении. |
Продолжение таблицы 3.1
| Для администратора и службы безопасности | Централизованное
хранение в едином архиве с единой контролируемой
политикой управления и доступа сотрудников;
Поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования; Возможность шифрования документов и использования электронной цифровой подписи; Гарантированная
защита, как от случайного, так и
от умышленного уничтожения Регламентация прав доступа, как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам; Протоколирование всех действий пользователей с электронным архивом. |
3.6
Риски
| Риски | Мероприятия по его снижению | Дата проведения | Расходы | Ответственные лица |
| Обеспечение сохранности документов | 1) обеспечение
физической сохранности и целостности
файлов с электронными документами;
2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя. Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. |
С 10 января 2011 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом |
| Защита персональных данных | Доступ к архиву по запросу, доступ к определенным документам разрешен ограниченному числу пользователей | С 10 января 2011 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом |
| Риск, связанный с нарушением взаимодействий между новым отделом и другими структурными подразделениями организации. | Способ избежания: недопущение возможности возникновения проблем, связанных с этим взаимодействием, недопущение дублирования новым отделом функций других отелов. Если все же возникла такая проблема, то необходимо ликвидировать ее на раннем этапе, путем ясной и четкой постановки целей, проведения разъяснительной работы и распределения полномочий между этими отделами. Важно также заметить, что этот риск носит внутриорганизационный характер. | С 10 января 2011 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом |
| Риск, связанный с недостаточным финансированием (например, если сложившаяся ситуация требует более серьезных затрат). | Способ избежания: необходимо, прежде чем составлять план финансирования отделов, грамотно проанализировать будущий спектр деятельности и затрат, связанных с функционированием. | С 10 января 2011 года | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом | |
| Риск, связанный с недостаточным уровнем квалификации персонала, так как основная ценность создаваемого отдела в опыте и компетентности сотрудников. | Грамотный подбор персонала в отдел | С 10 января 2011 года | Заработная плата персонала компании и работников архива | Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом, начальник отдела кадров |
3.7
Бюджет
Для
полноценного функционирования нового
структурного подразделения необходима
определенная финансовая база. Основные
статьи расходной части на его создание
будут складываться из следующего элементов:
Оплата труда персонала
| Должность | Шт.ед. | Зар. плата за 100% раб.времени | Кол-во рабочего времени | Общая сумма |
| Зав. архивом | 1,0 | 15000 | 40 часов в неделю | 180000 |
| Специалисты архива | 3,0 | 10000 | 40 часов в неделю | 120000 |
| Итого | 4,0 | 25000 | 300000 |
Материалы
и технические ресурсы
| Ремонт помещения | 50 т. руб. |
| Компьютеры | 175 т. руб. |
| Орг. техника | 200 т. руб. |
| Канцтовары | 5 т. руб. |
| Мебель | 150 т. руб. |
| Итого | 550 т. руб. |
3.8
Сотрудники архива
Качественный состав персонала архива предприятия ООО «Крона» приведен в табл. 3.1.
Таблица 3.1
Сведения о сотрудниках архива ООО «Крона» в зависимости от их возраста и образования
| Наименование показателя | Состояние на 01.11.10г. |
| Сотрудники, возраст которых составляет менее 25 лет, % | 25,0 |
| Сотрудники, возраст которых составляет от 25 до 35 лет, % | 50 |
| Сотрудники, возраст которых составляет от 35 до 55 лет, % | 25 |
| Сотрудники, возраст которых составляет более 55 лет, % | |
| Итого: | 100 |
| Из
них:
Имеющие среднее и/или полное общее образование, % |
|
| Имеющие
начальное и/или среднее |
50 |
| Имеющие высшее профессиональное образование, % | 50 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документированная
информация составляет основу управления,
его эффективность в
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда в государственном учреждении. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.
В процессе написания работы рассмотрена организация службы архива предприятия ООО «Крона».
ООО
«Крона» выдано Свидетельство о
государственной регистрации
ООО
«Крона» было поставлено на учет в
Межрайонной инспекции
Уставом ООО «Крона» определены основные и дополнительные виды деятельности общества (изменения и дополнения к уставу ООО «Крона»), местонахождение и почтовый адрес общества, цели деятельности общества, права общества.
Положение об архиве организации ООО «Крона» разработано на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовано с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждено руководителем предприятия.
Положения о структурных подразделениях архива предприятия разработано на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия ООО «Крона» определены задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.
Информация о работе Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения