Разработка маркетинговой политики турагентства в условиях турбулентности

 

 

 

 

 

Рис. 2. «Организационная структура турагентства «Море отдыха»

 

I. Руководство предприятия.

        Обязанности  директора турагентства:

-  осуществляет руководство административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью туристического агентства; 
- несет ответственность за все направления деятельности;  
-   организует деятельность по реализации туристских продуктов и  оказанию отдельных туристических услуг;

- планирует и организует  маркетинговые исследования, материально-техническое  обеспечение подразделений туристического  агентства;  
- ведет переговоры, определяет условия и заключает договора на оказание услуг с туроператорами по реализации туристских продуктов;  
- обеспечивает выполнение туристским агентством всех обязательств перед туроператором, сторонними организациями, заказчиками туристских продуктов и туристских услуг, а также трудовых договоров;  
- организует работу по выявлению и анализу проблем в работе туристического агентства;

- утверждает штатное расписание, правила внутреннего трудового  распорядка, график отпусков, должностные  инструкции, производственные инструкции  и иные организационно-правовые документы;  
- организует ведение и представление бухгалтерской и статистической отчетности, обеспечивает исполнение Обществом обязанностей по уплате налогов, сборов, обязательных платежей в бюджеты всех уровней, в государственные внебюджетные социальные фонды, сторонам хозяйственных, трудовых договоров и кредиторам; 
- вводит в Обществе режим конфиденциальности персональных данных Работников и клиентов, принимает меры по обеспечению безопасности персональных данных Работников и клиентов Общества при их обработке, как на бумажных носителях, так и в информационных системах Общества в соответствии с требованиями законодательства, Положения об обработке и защите персональных данных работников, Положения об обработке и защите персональных данных клиентов и Положения о мерах по организации защиты информационных систем персональных данных Общества; 
- организует взаимодействие всех структурных подразделений, направлять их деятельность на повышение эффективности работы Общества, увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности услуг;  
- обеспечивает выплату заработной платы в установленные сроки и т.п.

  II. Отдел продаж:

Обязанности менеджера туристического агентства:

- изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники туристской  информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам;

- изучает требования клиентов  к туристским продуктам, осуществляет  анализ маркетинговых исследований  спроса на туристские услуги;

- разрабатывает предложения по  координации турпродуктов с учетом  индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров;

- осуществляет поиск наиболее  выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров;

- организует составление туристской  документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль за правильностью  оформления туристской документации;

- обеспечивает бронирование услуг, их подтверждение и оформление;

- организует контроль за реализацией  турпродуктов и послепродажным  обслуживанием,  выполнением туроператорами  обязательств по заключенным  договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период турпоездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).

III.  Бухгалтерия:

 Обязанности бухгалтера туристического агентства:

- выполняет работу по ведению  бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных  операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат  на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.);

- участвует в разработке и  осуществлении мероприятий, направленных  на соблюдение финансовой дисциплины  и рациональное использование  ресурсов;

- отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

- составляет отчетные калькуляции  себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования  потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению;

- производит начисление и перечисление  налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, стразовых взносов в государственные  внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;

- выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных и т.п..

Каждый менеджер проходит обучение на туроператорских семинарах – страноведческие, техника продаж, техника телефонных переговоров, тесты и зачеты. Поэтому каждый менеджер имеет сертификаты и удостоверения по определенным направлениям работы.

Таким образом, линейно-функциональная структура управления в турагентстве «Море отдыха» обладает рядом преимуществ:

- быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся единственным руководителем предприятия;

- рациональное сочетание линейных  и функциональных взаимосвязей;

- высокая оперативность принятия  и выполнения решений;

- личная ответственность руководителя за результаты деятельности;

- большее влияние на качество  работы персонала.

Недостатки организации проявляются в следующем. Численность основного производственного персонала ограничена  (5 человек, из них -один внештатный сотрудник), и в случае отсутствия на рабочем месте нескольких сотрудников сразу (например, болезнь нескольких сотрудников, другие обстоятельства), другим приходится работать без перерыва и выходных до тех пор, пока отсутствующие вновь не приступят к своим обязанностям, либо офис  прерывает работу, но это, как правило, случается крайне редко.

Коллектив в компании достаточно дружный, разногласий, как в подразделениях, так и между ними, практически не бывает, а решения обдумываются, согласовываются и принимаются в кратчайшие сроки.

Всеми вопросами, касающимися персонала, занимается директор турагентства. На сегодняшний день в турагентстве «Mоре отдыха» работает  6 человек. Все сотрудники, имеют высшее или специальное образование, необходимое для выполнения своих функций.

Сведения о возрасте и образовании сотрудников компании представлены в таблице 3:

Таблица 3

Сведения о возрасте и образовании работников турагентства «Море отдыха» на 2012 – 2014 год

Наименование показателя	Количество сотрудников (работников)
Сотрудники (работники), возраст которых составляет от 25 до 35 лет	6 чел.
Итого: Из них: - имеющие высшее профессиональное  образование; - имеющие среднее профессиональное  образование	6 чел.   5 чел.   1 чел.

 

Из данных представленных в таблице можно сделать вывод, что большинство работников в компании имеют высшее образование. Также можно отметить, что состоит из молодого персонала. Такой показатель положительно сказывается на деятельности компании, так как молодые часто более амбициозны, мобильны, стремятся к самообразованию, согласны на отдаленные и длительные командировки.

Текучести кадров в турагентстве нет, поэтому показатели изменения состава кадров за рассматриваемый период не изменились. Отсюда можно сделать вывод, что практически все сотрудники персонала заинтересованы работать в турагентстве и в перспективе, и с текучестью кадров проблем не возникает. Причиной отсутствия текучести кадров может  являться  финансовый кризис, а также сложность в связи с этим найти работу.

Каждый работник компании ознакомлен со своими должностными инструкциями (Приложение 1) и обязанностями, которые осуществляет в своей деятельности. На предприятии может происходить совмещение одним сотрудником нескольких должностей, например, каждый из менеджеров может заменить другого менеджера в случае, если тот находится в отпуске или просто отсутствует на рабочем месте. Организационная структура вытекает из анализа целей и задач организации, бизнес-процессов организации, а также ряда других факторов [6].

Таким образом, можно сделать вывод, что на данный момент организационная структура управления ИП Орловой И.И. вполне соответствует ее цели и является достаточно эффективной.

Турагентство осуществляет свою деятельность только через известных и надежных туроператоров, которые оплачивают работу турагентства (комиссионное вознаграждение 10-13% от суммы заказа). Туроператоры являются прямыми поставщиками всех услуг, необходимых для полной реализации тура, тем самым они создают продукт (туристический пакет), а агентства занимаются его реализацией.

Для того чтобы приготовить туристический пакет, нужны следующие компоненты: билет на самолет, виза, страховка, номер в гостинице. Соответственно нужно выкупить места в отелях, забронировать блоки мест в самолете или заказать чартер, подготовить нужные для поездки документы, а также позаботиться о внутреннем наземном обслуживании: трансфере из аэропорта в гостиницу, экскурсиях. Все эти услуги турагентство делает через своего туроператора, у которого заказывает данный тур.

Главной целью коммуникационной политики в индустрии туризма является удовлетворение нужд клиента, ведущее к увеличению доходов организации.

Ниже представлен рисунок 3, иллюстрирующий схему документооборота турагентства.

Потребители (туристы)

Туристическое агентство

Производители (туроператоры)

 

 

                  

                     Договор с туристом                                                                                                                                                    

                    с указанием туроператора                        Агентский договор             

 

Рис. 3. Схема документооборота турагентства «Море отдыха»

 

Финансово-экономическое состояние организации

За финансовым состоянием организации и ее динамикой следит директор турагентства, под руководством которого функционирует бухгалтер.

На предприятии нет финансового отдела. Директор организации, помимо высшего образования, имеет еще и специализированное - бухгалтерское. Бухгалтер в организации также присутствует. На него возлагаются директором следующие функции:

1. контроль всей финансовой отчетности предприятия;
2. осуществление операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг;
3. ведение оперативного учета и составление соответствующей отчетности;
4. составление и оформление документов.

Бухгалтер обеспечивает достоверное и своевременное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями Российского законодательства и ПБУ [9].

Финансовое состояние организации определяется на основании данных бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская отчетность – это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Бухгалтерского баланса в турагентстве нет, применяется метод упрощенной системы налогообложения.

Упрощённая система налогообложения (УСН) — специальный налоговый режим, направленный на снижение налоговой нагрузки на субъекты малого бизнеса и среднего бизнеса, а также облегчения и упрощения ведения налогового учёта и бухгалтерского учёта [1, Федеральный закон от 24.07.2002 N 104-ФЗ].