Организация и пути совершенствования организации деятельности по зкупке товаров в кофейне «Brоther’s Coffee» ООО «Бизнес Грань», г. Тюмень

Непосредственно у товаропроизводителей закупаются некоторые кондитерские изделия, которые поступаю на предприятие ежедневно или в соответствии с заранее утвержденными графиками поставок, все остальные товары поступают либо через крупных оптовиков, либо через мелкооптовые предприятия.

Процесс закупки товаров происходит примерно в такой последовательности:

1. Определение потребности в необходимых для предприятия товарных либо материальных ресурсов – участие в этом процессе принимают руководители торговых смен, оформляющие по итогам рабочего дня отчеты, в которых указывается количество и стоимость израсходованных за день запасов, а также информация о неудовлетворенном спросе с указанием его величины и причин, по которым покупатель не смог приобрести необходимые ему товары;
2. Генеральный директор, на основе отчетов руководителей торговых смен и данных бухгалтерского учета об остатках товарных запасов определяет потребность в определенных товарных позициях и допустимые сроки совершения закупок и товаров, а также оценивает финансовые возможности предприятия;
3. Определяются возможные источники поступления товаров и вероятные поставщики, уточняются условия поставок – цены, объемы, сроки, наличие скидок, получается любая дополнительная информация о поставщиках. Генеральный директор на основе имеющейся исходной информации, приведенной определяет возможных поставщиков, ориентируясь в первую очередь на оптовых торговых посредников и используя для этого интернет-ресурсы, каталоги, прайс-листы, систематически получаемые от поставщиков;
4. Выбираются оптимальные для предприятия поставщики и устанавливаются связи с ними, получается дополнительная информация о закупках;

Наступает время личных контактов Генерального директора или уполномоченного им сотрудника предприятия с представителем поставщика. В рамках этого общения заключается договор на поставку товаров, который имеет типовую форму, и в котором определяются ассортимент товара; требования к качеству товара; порядок приемки и проверки качества товара; комплектность товара; тара и упаковка товара; срок замены некачественного товара; документы, прилагающиеся к товару (накладные, акты, инструкции, сертификаты качества и т.д.), цена договора, условия и сроки оплаты. Содержание договора при необходимости контролируется внешним юрисконсультом;

5. Товарные ресурсы, отсутствующие у оптовых посредников, закупаются в розничной торговой сети;
6. Оплата закупленного товара производится в соответствии с условиями договора, при этом в основном используются безналичные формы расчетов, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
7. Поступающий на предприятие товар приходуется после приемки по количеству и качеству.

Таким образом, на предприятии практически отсутствует политика выстраивания взаимоотношений с поставщиками, и единственным фактором (немаловажным), при определении условий договора могут быть личные отношения Генерального директора или сотрудника, производящего закупки, и представителя поставщика – причем это могут быть как симпатии, так и антипатии. Отметим, что на своем уровне общения сотрудник выбирает тех поставщиков, с которыми он уже работал, и по тем или иным причинам испытывает к ним чувства личной расположенности. То есть если ранжирование поставщиков и происходит, то только на интуитивном уровне отдельного сотрудника.

Из проведенного анализа следует, что система управления взаимоотношениями с поставщиками ООО «Бизнес Грань» нуждается не в совершенствовании, а в формировании. А объективности ради добавим, что на этом уровне работает подавляющее большинство отечественных предприятий малых и средних масштабов деятельности.

В качестве положительного момента отметим, что на предприятии сформирована и активно используется и пополняется база данных о поставщиках.

 

2.3. Оценка эффективности  организации закупок на предприятии

 

Для оценки эффективности проведения закупок на предприятии оценим показатели ритмичности поставок необходимых товарных ресурсов, размеры закупок и товарных запасов, а также показатели оборачиваемости запасов. Но предварительно рассмотрим товарный баланс предприятия (Таблица 5).

Таблица 5 – Товарный баланс ООО «Бизнес Грань»

Показатели	Годы			2016 год в % к 2014 году
	2014	2015	2016
Товарные запасы на начало года, тыс. руб.	818	426	456	55,75
Закупки товаров, тыс. руб.	3 941	4 756	4 836	122,71
Продажи товаров, тыс. руб.	4 333	4 726	4 634	106,95
Товарные запасы на конец года, тыс. руб.	426	456	658	154,46
Среднегодовая величина запасов, тыс. руб.	622	441	557	89,55

 

Как видно, темпы роста закупок товаров превышают темпы роста продаж по себестоимости товарооборота, вследствие чего товарные запасы на конец года возросли более, чем в 1,5 раза. Только в 2014 году продажи существенно превысили закупки, что и стало основной причиной падения товарных запасов в течение анализируемого периода на 45,25%. При этом следует учесть, что товарные запасы на начало 2014 года были сформированы с целью обеспечения бесперебойной работы предприятия на первых этапах его становления, и, соответственно, были в значительной степени завышенными.

Равномерность закупок и поступления товаров на предприятие характеризуется коэффициентом равномерности. Его расчет состоит из следующих операций:

 Определение среднеквадратического отклонения фактического объема поставки:

,                                      (1)

Где Npi – фактический объем поставки товаров за квартал.

        NРСР – среднее значение объема поставки за квартал;

        n = 4 – число кварталов в анализируемом периоде.

Расчет коэффициента вариации поставки:

,                                                (2)

Вычисление коэффициента ритмичности (равномерности) поставок:

,                                             (3)

Чем ближе значение коэффициента равномерности к 100 %, тем более равномерно организован процесс закупок и лучше выполняются договорные обязательства поставщиками, тем меньше степень риска от потерь и упущенной выгоды.

По методике, изложенной выше, рассчитаем коэффициенты ритмичности поставок (табл.6 – 8).

Проведённое исследование выявило, что, при некотором снижении ритмичности закупок в 2015 году, в 2016 году предприятие добилось резкого его повышения, то есть предприятие стало работать более ритмично и стабильно.

 

Таблица 6 - Расчёт коэффициента ритмичности поставок ООО «Бизнес Грань» по итогам 2014 года

Квартал	Закупки товаров, тыс. руб.	Х - Хср	(Х – Хср)2
I	1 065	79,75	6 360,0625
II	1 015	29,75	885,0625
III	1 001	15,75	248,0625
IV	860	-125,25	15 687,5625
Всего за год, тыс. руб.		3 941
Среднее значение, тыс. руб.		985,25
Среднеквадратическое отклонение		76,126
Коэффициент вариации, %		7,73
Коэффициент ритмичности, %		92,27

 

Таблица 7 - Расчёт коэффициента ритмичности поставок ООО «Бизнес Грань» по итогам 2015 года

Квартал	Закупки товаров, тыс. руб.	Х - Хср	(Х – Хср)2
I	1 295	106	11 236
II	1 217	28	784
III	1 204	15	225
IV	1 040	-149	22 201
Всего за год, тыс. руб.		4 756
Среднее значение, тыс. руб.		1 189
Среднеквадратическое отклонение		92,798
Коэффициент вариации, %		7,81
Коэффициент ритмичности, %		92,19

 

Таблица 8 - Расчёт коэффициента ритмичности поставок ООО «Бизнес Грань» по итогам 2016 года

Квартал	Закупки товаров, тыс. руб.	Х - Хср	(Х – Хср)2
I	1 279	70	4 900
II	1 229	20	400
III	1 223	14	196
IV	1 105	-104	10 816
Всего за год, тыс. руб.		4 836
Среднее значение, тыс. руб.		1 209
Среднеквадратическое отклонение		63,859
Коэффициент вариации, %		5,28
Коэффициент ритмичности, %		94,72

 

Кроме того, на основании того, что ритмичность работы предприятия напрямую зависит от стабильных поставок, можно сделать вывод и о том, что ООО «Бизнес Грань» добилось выполнения договорных обязательств поставщиками полностью и своевременно, что даёт основание для вывода о том, что предприятие минимизирует риск упущенной выгоды вследствие отсутствия в продаже товаров, пользующихся спросом.

Об этом свидетельствует растущее значение коэффициента ритмичности, которое говорит также и о том, что фактор сезонности крайне незначительно влияет на деятельность предприятия, а колебания в объёмах продаж не превышают допустимых колебаний деловой активности соответствующих служб предприятия.

Бесперебойность и эффективность работы предприятия зависит не только от сформированных товарных запасов, но и от поступления товаров, так как многие товары повседневного срока реализуются, минуя стадию пролеживания в товарных запасах. Обеспеченность предприятия товарными ресурсами можно установить, рассчитав сумму товарных ресурсов, приходящуюся на 1 рубль розничного товарооборота:

КОБЕСП = ,                                                   (4)

Где ТЗСГ – среднегодовая величина товарных запасов.

Этот показатель анализируется в динамике либо в сравнении с плановыми или среднеотраслевыми показателями.

Уровень обеспеченности розничного товарооборота товарными запасами может быть охарактеризован размером товарного запаса в днях оборота, который показывает, на сколько дней торговли хватает данного товарного запаса:

ТЗДН = ,                                                (5)

Сравнивая величину товарного запаса в днях с нормой товарных запасов, можно не только установить степень обеспеченности предприятия товарными запасами, но и предвидеть возможные затруднения в виде затоваривания или необеспеченности запасами. Если товарные запасы больше своего оптимального (нормативного) значения – существует угроза затоваривания, если меньше – возможны перерывы в продаже товаров.

Для оценки обеспеченности предприятия товарными ресурсами рассчитаем соответствующие показатели (табл.9)

Таблица 9 - Показатели обеспеченности ООО «Бизнес Грань» товарными ресурсами

Показатели	2014 год	2015 год	2016 год	2016 год в % к 2014 году
Розничный товарооборот по ценам покупки, тыс. руб.	4 333	4 726	4 634	106,95
Поступление товаров, тыс. руб.	3 941	4 756	4 836	122,71
Средний товарный запас, тыс. руб.	622	441	557	89,55
Товарные ресурсы, тыс. руб.	4 563	5 197	5 393	118,19
Коэффициент обеспеченности товарооборота товарными ресурсами	1,053	1,100	1,164	110,54
Товарный запас в днях работы предприятия	51,7	33,6	43,3	83,75