Управление инновационными проектами

 

Таким образом, в концертных номерах участвуют 47 человек, а численность команды проекта 52 человека.

2.6.3 Развитие команды

 

Навыки в области  общего менеджмента

Менеджер проекта может  многократно снизить количество возникающих проблем и повысить взаимодействие сотрудников, если будет внимательно выслушивать, признавать их мнения и решать их проблемы. В ходе организации мероприятия формируются такие навыки, как умение сопереживать, оказывать влияние, творческий подход к работе и способность облегчать работу группы.

Обучение

Обучение персонала не требуется, т.к. квалификация членов команды, привлекаемых для участия в проекте, является достаточной для организации и проведения фестиваля. Но в ходе организации и проведения мероприятия у студентов формируются коммуникационные компетенции, организаторские, творческие способности, умения держать себя на публике, укрепляются чувства доверия и сплоченности среди членов команды.

Операции по укреплению команды

Укреплению команды  способствует проведение регулярных (раз  в неделю) совещаний, обсуждений хода проекта, совместная работа над задачами, посещение репетиций, корректировка, обсуждение плана фестиваля. Совместные действия способствуют укреплению командного духа. Поощряется неформальные взаимоотношения в группе и проведение неформальных совместных мероприятий (например, проведение репетиций не только в установленное время и в установленном месте), поскольку они способствуют укреплению атмосферы доверия в коллективе и установлению хороших деловых взаимоотношений.

Принципы

Важным принципом является посещение репетиций в актовом зале в заранее установленное время. Своевременное посещение репетиций повысит производительность труда и качество фестиваля в целом. Все члены команды проекта принимают на себя обязанности по соблюдению установленных правил.

Со-расположение

Совместное размещение подразумевает размещение членов команды проекта в актовом зале, чтобы укрепить их способность работать как единой команде. В актовом зале будут проводиться репетиции, подготовка к фестивалю и пройдет фестиваль. Совместное размещение предусматривается на определенное время в период с 20.02.12 по 23.03.12. Стратегия со-расположения способствует взаимному общению и укреплению чувства коллективизма.

Поощрение и премирование

После проведения фестиваля  организаторы и участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности. Грамоту вручат менеджеру проекта, четырем танцевальным, двум вокальным коллективам, одному коллективу, организовавшим сценку, одному коллективу организовавшим приглашения гостям, одному студенту, смонтировавшему видеоролик, ведущим. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры, признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет стимулировать и поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение проводится для стимулирования участия студентов в следующих проектах кафедры.

2.6.4 Управление проектной командой

 

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Менеджер наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды, обеспечивает обратную связь между куратором проекта и командой проекта.

Менеджер проекта, для  регистрации этапов выполнения работ, организует планерки, совещания один раз в неделю, на которых будет обсуждаться, и разбираться полученная информация о ходе подготовки к проведению фестиваля, будет отслеживаться численность команды, посещение репетиций, график работ, результаты выполнения работ команды, текущее состояние проекта, будут приниматься решения о корректировке.

Мотивациями для организации  и проведения фестиваля являются  мотивация вознаграждением, получение  опыта, чувство ответственности  за результат, чувство товарищества. После проведения фестиваля организаторы и участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры, признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение проводится для мотивирования участия студентов в следующих проектах кафедры.

Наблюдение и обсуждение

Менеджер проекта будет  посещать репетиции для наблюдения процесса выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды проекта, созваниваться раз в неделю с командой проекта, для получения информации о ходе выполнения работ, определять и решать проблемы, вызванные межличностными противоречиями. На совещаниях, которые будут проводиться один раз в неделю, будут обсуждаться полученная информация и, в случае необходимости, определяться корректирующие действия. Если менеджер проекта сомневается в принятии решений, то он обсуждает информацию с куратором проекта. Куратор проекта принимает наиболее важные решения при организации фестиваля. Менеджер проекта информирует всех участников фестиваля о результатах решения.

Оценка эффективности  проекта 

Менеджер проекта проводит совещания, созванивается с членами  команды для того, чтобы узнать о ходе выполнения работ, о достигнутых результатах, о трудностях и др.  Менеджер оценивает и анализирует полученную информацию, обсуждает ее с куратором. Члены команды проекта в качестве обратной связи получают информацию об оценке их работы над проектом от менеджера, который осуществляет надзор за их деятельностью.

Урегулирование конфликтов

Если возникают конфликты по каким-либо вопросам, то члены команды проекта сначала должны сами постараться решить свои конфликты. Если происходит обострение конфликта, то менеджер проекта информируется о конфликте, выслушивает мнения сторон, и принимает решение, устраивающее все вовлеченные в конфликт стороны. Если менеджер не может найти решение, устраивающее все стороны, то он обращается к куратору проекта, который выносит решение по урегулированию конфликта. Менеджер сообщает результаты обсуждения конфликтующим сторонам.

Журнал регистрации  проблем

Если в процессе управления командой проекта количество проблем  возрастает, то менеджер проекта заводит журнал регистрации проблем, где в письменной форме указывает проблему и конкретных людей, в обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку. Журнал поможет членам команды следить за тем, как и когда, будут решены те или иные проблемы.

Запрошенные изменения

Изменения в кадровых назначениях, как вследствие выбора, так в силу непредвиденных обстоятельств, могут оказать влияние на остальную часть плана проекта. Если проблемы, вызванные кадровыми назначениями, оказывают воздействие на план проекта (например, требуется увеличение сроков в расписании проекта или увеличение ресурсов), то оформляется запрос на изменения, который рассмотрен в рамках процесса общего управления изменениями (раздел 2.1.6).

Рекомендованные корректирующие действия

К корректирующим действиям  по управлению человеческими ресурсами относятся кадровые перестановки, найм нового персонала, проведение дополнительных совещаний. К кадровым перестановкам могут относиться назначения людей на другие должности, передача определенных работ на выполнение другим членам команды и замещение образовавшихся вакансий новыми членами.

Рекомендованные предупреждающие  действия

Если команда менеджер проекта обнаруживает потенциальные или возникающие проблемы, относящиеся к человеческим ресурсам, то для того, чтобы снизить вероятность возникновения и/или последствия, вызванные такими проблемами, необходимо предпринять предупреждающие действия еще до того, как они возникли. К предупреждающим действиям могут относиться совещания, целью которых является снижение проблем, возникающих в случае отсутствия некоторых членов команды, дополнительное разъяснение отдельных ролей, чтобы убедиться, что выполняются все должностные обязанности.

Активы организационного процесса (обновления)

Входы для оценки эффективности  работы организации. Для оценки эффективности работы организации менеджер проекта должен быть подготовлен для предоставления информации о каждом члене команды проекта.

Документация о накопленных  знаниях. Все накопленные знания, приобретенные во время проекта, оформляются в виде документов для того, чтобы они стали частью исторической базы данных кафедры. Накопленные знания в области человеческих ресурсов включают в себя:

- Организационная диаграмма проекта, описание ролей и планы управления обеспечением проекта персоналом.

- Принципы, методы урегулирования конфликтов и признание определенных заслуг.

- Процедуры по созданию со-расположения, результаты совещаний.

- Специальные навыки и квалификация определенных членов команды, обнаруженные в процессе исполнения проекта.

- Проблемы и способы их решения, зафиксированные в журнале регистрации проблем проекта.

План управления проектом

Одобренные запросы  на изменения и корректирующие действия, которые в качестве обновлений можно  внести в план управления обеспечением проекта персоналом, являющегося частью плана управления проектом. Информацией, вносимой в план в качестве обновления, является новые роли членов команды проекта, новые члены команды, дополнительные решения о премировании сотрудников и др.

2.7 Управление коммуникациями проекта

2.7.1 Планирование коммуникаций

Методологии передачи информации между участниками проекта могут  существенно различаться. Например, команда управления проектом может  использовать самые разные способы  коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п.

В таблице 17 представлен план управления коммуникациями при реализации данного проекта.                   

 

Таблица 17– План коммуникаций

Информа- ция и документы (предмет коммуникации)	Цель коммуникаций	Отправитель	Получатель	Частота	Метод или технология коммуника-ций
Требования и пожелания заказчика	Получить требования и пожелания  заказчика	Заказчик	Менеджер проекта – Петрова Р.И.	Вначале проекта	встречи
Заявки об участии  в организа- ции и проведении фестиваля, сведения о концертных номерах и распределение ролей	Сбор заявок об участников фестиваля  и сведений о концертных номерах, определение ведущих, ответственны за создание видеоролика, за информационные приглашения гостям, определение  списка участников в концертных номерах	Старосты групп 1-5 курсов	Менеджер проекта – Петрова Р.И.	В течение 7 дней с момента объявления о сборе сведений (с 10.10.11 по 17.10.11)	e-mail, SMS, телефоно-граммы, встречи
План проведения репетиций	Определение времени проведения репетиций и фестиваля	Менеджер проекта – Петрова Р.И.	Руководитель проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В., команда проекта	В течение 2 дней с момента распреде-ления  ролей	e-mail, SMS, телефоно-граммы, встречи, совещания
Заявление об аренде актового зала	Аренда актового зала	Менеджер проекта – Петрова Р.И., Ипатов М.А.	Гузаиров М.Б., Кочкин А.В.	В течение 2 дней после разработки плана проведения репетиций	Заявление
Заявка об аренде аудио- и видеооборудова-ния	Арренда аудио- и видеооборудо-вания	Менеджер проекта – Петрова Р.И., Ипатов М.А.	Чернышев А.А.	В течение 1 дня после разработки плана проведения репетиций	e-mail, встречи
Информационные приглашения гостям	Приглашение на фестиваль	Менеджер проекта – Петрова Р.И., Кодак Ю.А., Федорова Е.А.	Гости фестиваля	В течение 8 дней после разработки плана проведения репетиций	e-mail, факсы, телефоно-граммы
Сценарий фестиваля	Согласование сценария фестиваля	Менеджер проекта – Петрова Р.И., ведущие – Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.	Руководитель проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В.	В течение 3 дней после отправки приглашений  гостям	e-mail, телефоно-граммы, встречи
Видеоролик	Согласование видеоролика	Цандеков С.А.	Менеджер проекта – Петрова Р.И., Руководитель проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В.	По мере необходимости еженедельно	e-mail, телефоно-граммы, встречи
Отчеты по проекту	Согласование результатов	Команда проекта	Менеджер проекта	1-2 раза в неделю	e-mail, телефоно-граммы, встречи
Отчеты по проекту	Согласование результатов	Менеджер проекта	Руководитель проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В.	1 раз в неделю	e-mail, телефоно-граммы, встречи
Отчет по проекту	Подведение итогов фестиваля	Менеджер проекта – Петрова Р.И.	Руководитель проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В., заказчик проекта – кафедра «Управление инновациями»	После завершения фестиваля	Отчет, встречи

 

2.7.2 Распространение информации

В рамках процесса коммуникации отправитель отвечает за ясность  и полноту информации (так, чтобы  получатель мог правильно ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание. Коммуникации при реализации данного проекта могут принимать различные формы:

- Письменное и устное, слушать и говорить.

- Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (газета «Авиатор»).

- Официальное (отчеты) и неофициальное (записки, спонтанные  беседы).

- Вертикальное (вниз и  вверх по иерархии организационной  структуры) и горизонтальное (на  одном уровне).

Распространение информации включает в себя сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение информации при реализации данного проекта может производиться различными способами:

- электронная почта  (e-mail),

- телефон, 

- SMS,

- факсы, 

- встречи, 

- совещания.

Менеджер проекта должен быть информирован о результатах  проекта. Для этого он связывается  различными способами с ключевыми  участниками проекта. Анализ результатов включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проекта.

Документация о накопленных  знаниях содержит:

- Документация проекта.  К документации проекта могут  относиться записки, документы, содержащие описание проекта, заявления, заявки, письма и др. Члены команды проекта могут также вести персональные записи по проекту.

- Отчеты по проекту.  Официальные и неофициальные  отчеты по проекту содержат  информацию о состоянии проекта.

- Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально менеджеру проекта.

- Уведомление участников  проекта. Участники проекта могут  получать уведомления о решенных  проблемах, одобренных изменениях  и об общем состоянии проекта.

 

2.7.3 Отчетность  по исполнению

 

Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации участникам проекта о выполнении работ. Обычно такая информация относится  к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости, качестве, рисках, поставках.