Управление инновационными проектами

- Централизованная координация управления коммуникациями между различными проектами.

- Обучающая платформа для менеджеров проектов

- Централизованный мониторинг всех бюджетов и графиков проектов PMO.

- Координация общих стандартов качества проектов.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены  в управление проектом и принятие управленческих решений. Команда управление проектом включает менеджера проекта – студентку 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И. и куратора проекта – ассистента кафедры Иванова И.В.

Члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов. Менеджер отчитывается перед куратором или проектным офисом.

2.9.3 Менеджер проекта

 

Менеджер проекта – лицо, ответственное за управление проектом и достижение целей прокта. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества Менеджер проекта может получать поддержку со стороны офиса проекта. При организации и проведении фестиваля менеджером проекта является студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И. Функции менеджера проекта:

- Формирует организационную структуру проекта.

- Решает вопросы привлечения ресурсов на проект.

- Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала.

- Определяет ответственность, содержание работ и цели для каждого участника команды.

- Разрабатывает и согласует план проекта.

- Обеспечивает исполнение плана проекта.

- Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие.

- Устанавливает все необходимые коммуникационные связи.

- Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности.

- Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту.

- Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия.

- Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения.

- Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.

Проектный офис будет  поддерживать менеджера проекта  либо через куратора проекта Иванова И.В., либо напрямую с помощью заведующего кафедрой. Члены команды проекта будут отчитываться напрямую перед менеджером проекта. Менеджер проекта отчитывается напрямую перед куратором или проектным офисом.

2.9.4 Информационная система управления проектами

    

На кафедре «Управление  инновациями» в настоящее время  внедрена система оперативного управления «Мотив». При реализации данного проекта можно воспользоваться данной системой.

Она позволяет создать  электронный документооборот на кафедре, электронный архив для хранения данных, контроль исполнения поручений, проектов. Доступ к системе может осуществляться через Интернет.

Для работы с электронным  документооборотом достаточно обладать минимальным умением работы с офисными приложениями. Применение данного модуля обеспечивает:

• возможность коллективной работы над документами;

• значительное ускорение  поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

• улучшение контроля над исполнением документов;

• повышение безопасности документов;

• повышение сохранности  документов;

• повышение удобства их хранения;

• интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.

Данная система позволит создавать иерархическую структуру взаимодействия команды проекта между собой, организовывать совместную работу над проектами и документами, генерировать отчеты о ходе выполнения проектов и задач, позволит менеджеру, куратору и заказчику контролировать процесс реализации проекта.

Для повышения оперативности  в информировании команды проекта о различных событиях, система «Мотив» интегрирована со службами доставки электронной почты и SMS-сообщений. Пользователи могут самостоятельно настраивать систему для получения разных типов уведомлений, чем обеспечивается свободный выбор уровня информированности каждым членом команды проекта. Благодаря этому можно обеспечить мгновенный обмен информацией между менеджером, командой проекта, руководителем и заказчиком проекта.

Программное обеспечение  для управления проектами – это комплексное программное обеспечение, включающее в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которое используются совместно для управления проектами. 
          Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными являются:

• планирование различных событий, зависящих друг от друга;
• планирование расписания работы сотрудников и управление ресурсами;
• расчет времени, необходимого на решение каждой из задач;
• сортировка задач в зависимости от сроков их завершения;
• управление нескольким проектами одновременно.

Программное обеспечение  для управления проектами предоставляет большое количество требуемой информации, такой как:

• список задач для сотрудников и информацию распределения ресурсов;
• обзор информации о сроках выполнения задач;
• ранние предупреждения о возможных рисках, связанных с проектом;
• информации о рабочей нагрузке;
• информация о ходе проекта, показатели и их прогнозирование.

    Одним из типов программного обеспечения для управления проектами являются Desktop (Десктопные). Программное обеспечение находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести приложение Microsoft Project.

В ходе реализации проекта  была составлена структурная декомпозиции работ в виде диаграммы Ганта при помощи Microsoft Project.

Microsoft Project создан, чтобы  помочь менеджеру проекта в  разработке планов, распределении  ресурсов по задачам, отслеживании  прогресса и анализе объёмов  работ.

2.10 Управление стоимостью проекта

2.10.1 Стоимостная оценка

 

Смета затрат на организацию и проведение фестиваля представлена в таблице 18.

 

   Таблица  18 – Смета затрат на организацию и проведение фестиваля

Наименование работ	Наименование затрат	Количество	Цена	Стоимость, руб.
Звонки старостам групп для сбора заявок	Мобильная связь	10 звонков по 7 минут	0,99	69,30
Звонки руководителю проекта	Мобильная связь	10 минут	0,99	9,90
Покупка канцелярских Принадлежностей (ручки, бумага)	Канцелярские принадлежности (ручки, бумага)	1	10, 35	45
Покупка грамот	Грамоты	11	17	187
Украшение актового зала	Воздушные шары (по одному от каждого студента группы)	88	8	704
	Плакаты от каждой группы	5	20	100
Установка Видео- и аудиооборудования	Батарейки для микрофонов	10 (по 2 батарейки от  каждой группы студентов)	40	400
Аренда оборудования	Арендная плата оборудования	-	-	-
Аренда актового зала	Арендная плата актового зала	-	-	-
Оплата электроэнергии	Электроэнергия
Оплата заработной платы	Затраты на оплату труда	-	-	-
Отчисления на социальные страхования	Социальные страхования
Оплата отопления	Отопление	-	-	-
Оплата Интернет	Интернет	-	-	-
Итого				1515,20

 

Затраты на организацию и проведение фестиваля составят 1515,2 руб.

 2.10.2 Разработка бюджета расходов

 

Бюджет проекта «Организация и проведение фестиваля» представлен  в таблице 19.

 

Таблица 19 – Бюджет проекта

№	Статья	10.10.2011	17.10.2011	23.03.2012	Итого
1	Взносы студентов 1-5 курсов			1760
2	Взносы менеджера	130
3	Взносы кафедры			200
4	Итого доходы (1+2)	130		1960	2090
5	Звонки старостам групп	34,65	34,65
6	Звонки руководителю проекта		9,90
7	Воздушные шары			704
8	Плакаты от каждой группы			100
9	Канцелярские принадлежности (ручки, бумага)	45
10	Батарейки для микрофонов			400
11	Грамоты			187
12	Итого расходы (4+5+6+7+8+9)	79,65	44,55	1391	1515,20
13	Прибыль (3-10)	50,35	-44,55	569	574,80
	Прибыль с нарастающим  итогом	50,35	5,80	574,80

Из таблицы видно, что прибыль составила 574,80 руб., которая останется в резерве кафедры. Она будет использована при организации следующего фестиваля специальности «Управление инновациями».

2.10.3 Управление стоимостью проекта

 

Управление стоимостью проекта включает в себя:

- Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости.

- Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение.

- Управление изменениями по мере их возникновения.

- Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом.

- Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости.

- Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости.

- Информирование  команды проекта об утвержденных изменениях.

- Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах (покупка более дешевых ресурсов).

Все выше перечисленные  действия выполняет менеджер проекта, который в частности осуществляет мониторинг выполнения стоимости, следит за приобретением всех необходимых ресурсов, следит за тем, чтобы не происходило превышение стоимости затрат, информирует команду проекта об изменениях в затратах и, в случае необходимости, осуществляет сбор средств на дополнительные расходы.

Метод освоенного объема — интегрированный анализ исполнения календарного плана проекта и  бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенный метод измерения  исполнения проекта и его управления (освоенный объем задачи — это  утвержденный бюджет, выделенный на ее решение).

Так как запланированными и фактически выполненными работами являются звонки старостам групп  для сбора заявок, звонки руководителю проекта и покупка канцелярских принадлежностей, то рассчитаем необходимые  показатели только для этих работ.

При использовании метода освоенного объема необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для  каждой плановой операции, пакета работ  и контрольного счета:

- Плановая стоимость запланированных работ или плановый объем (PV) – это бюджетная стоимость работы, которая согласно расписанию должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к определенному сроку. Алгоритм вычисления планового объема: необходимо вычислить сумму прямых расходов по проекту (по всем задачам), умноженных на плановый процент выполнения работ. Таким образом, если работа по плану должна быть выполнена полностью, то плановый процент выполнения составляет 100%, если работа в соответствии с планом не должна быть начата к дате мониторинга, то плановый процент равен 0% (130 руб.).