Управление инновационными проектами

 

Первоначальная иерархическая  структура работ (ИСР)

На рисунке 2 представлена первоначальная иерархическая структура работ.

Рисунок 2 – Первоначальная иерархическая структура работ

Схема расходов

При организации  и проведении фестиваля финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы старосты групп предоставили на генеральную репетицию – 23 марта 2012 г. воздушные шары от каждого человека группы (88 штук, общая стоимость 704 руб.), плакаты от каждой группы (общая стоимость 100 руб.), батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов) (общая стоимость 400 руб.). Также учитываются звонки менеджера старостам 1-5 курсов, которые составили в среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта – 10 минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20 руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб. Также для поощрения участников и организаторов фестиваля планируется приобрести 11 грамот стоимостью 17 руб. за штуку, значит, общая стоимость грамот составит 187 руб. Стоимость проекта составит 1515,20 руб.

Общее управление содержанием проекта

В ходе реализации проекта  команда проекта отчитывается на личных встречах, совещаниях, по телефону и т.п. о выполненных работах менеджеру проекта, который в свою очередь информирует куратора и заказчика о ходе выполнения проекта. Изменения обсуждаются на совещаниях, но если требуется, менеджер советуется с куратором проекта и информирует команду проекта обо всех изменениях.

Требования к одобрению

- определено время и место проведения фестиваля;

 - определен список участников фестиваля и концертных номеров;

- арендован актовый  зал и видео- и аудиооборудование;

- проведены репетиции;

- написан сценарий;

- определены необходимые  ресурсы;

- смонтирован видеоролик с участием студентов и преподавателей кафедры;

- организована рассылка приглашений гостям фестиваля: колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю министерства, руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами города;

- проведен фестиваль;

- подведены итоги;

- закрыты контракты;

- отчет перед заказчиком.

2.1.3 План управления проектом

 

План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом может состоять из вспомогательных планов.

Процессы  управления проектами, отобранные командой управления проектом

Пять групп процессов таковы:

1) Группа процессов инициации:  принятие решения о начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.

2) Группа процессов планирования: определяются, уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный план работ; согласовывается план работ.

3)  Группа процессов исполнения: объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект согласно плану:

1. Создание  команды и распределение ролей

1.1 Определение ведущих

1.2 Определение ответственных за монтирование видеоролика

1.3 Определение ответственных за организацию приглашений гостям

1.4 Определение списка участников в концертных номерах

1.5 Создана команда проекта и распределены роли

2. Организация  и проведение репетиций

2.1 Определение расписания студентов

2.2 Состыковка расписания

2.3 Определение графика проведения репетиций

2.4 Проведение репетиций

2.5 Написание сценария

2.6 Организованы и проведены репетиции

3. Аренда  актового зала

3.1 Выбор актового зала

3.2 Подача заявления на аренду

3.3 Арендован зал

4. Аренда  видео- и аудиооборудования

4.1 Подача заявки

4.2 Арендовано оборудование

5. Организация  информационных приглашений

5.1 Определение списка гостей

5.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля

5.3 Печать объявлений

5.4 Организованы приглашения гостям

6. Монтирование  видеоролика

6.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей

6.2 Выбор музыки и подбор текста

6.3 Создание видеоролика

6.4 Смонтирован видеоролик

7. Завершение  подготовки к проведению фестиваля

7.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения

7.2 Украшение актового зала

7.3 Установка видео- и аудиооборудования

7.4 Проведение генеральной репетиции

7.5 Подготовка к фестивалю завершена

8. Проведение концерта.

4) Группа процессов мониторинга и управления: менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.

- Систематические репетиции.

- Отчет организаторов  о проделанной работе.

- Принятие координирующих  действий.

5) Группа завершающих процессов: приемка продукта и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие контрактов, отчет перед заказчиком.

1. Закрытие проекта:

- Закрытие контрактов.

- Подведение итогов.

- Отчет перед заказчиком.

- Проект закрыт.

Описание  инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов

Проект осуществляется в соответствии со стандартом PMBOK 2004 – своду знаний по управлению проектами, представляющий собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами.

План  выполнения работы для достижения целей  проекта

Выполнение работ для достижения целей проекта, наблюдение, мониторинг, контроль и корректировка будут выполняться на репетициях, и при получении отчетов о проделанной работе.

План  мониторинга изменений

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для  наблюдения за ходом организации  фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта  анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта – Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.

План управления конфигурацией

В ходе реализации проекта  менеджер проекта будет систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от плана  и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать команду об изменениях.

Потребность, инструменты и  методы коммуникации между участниками проекта.

В информации нуждаются  все участники проекта. Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п. Подробнее будет описано в управлении коммуникациями проекта (раздел 2.7).

Описание  фаз проекта

1) Начальная:

- Создание команды и распределение ролей.

2) Промежуточная:

- Организация и проведение репетиций.

- Аренда актового зала.

- Организация информационных приглашений.

- Монтирование видеоролика.

- Завершение подготовки к проведению фестиваля.

3) Финальная:

- Проведение концерта.

- Закрытие проекта.

Дополнительная  информация в отношении содержания, объема и сроков

Проект реализуется  в течение 41,39 дней. Большая часть операций будет выполняться после новогодних каникул, т.е. с 13 февраля 2012г.

2.1.4 Руководство и исполнение управлением проекта

 

Процесс руководства  и управления исполнением проекта  требует от менеджера и команды проекта выполнения ряда действий по выполнению плана управления проектом и работы, определенной в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет  ходом запланированных операций проекта. Менеджер проводит совещания, организует личные встречи, созванивается с командой проекта для получения отчетов о ходе выполнения работ. В рамках выполнения проекта менеджером собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется рководителю (куратору проекта) и, если необходимо, заказчику. Руководитель или заказчик вырабатывает корректирющие действия, о которых менеджер проекта информирует команду проекта.

Для руководства и управления исполнением  проекта требуется также следующее:

- корректирующие действия, приводящие ожидаемую эффективность проекта в соответствие с планом управления проектом,

- предупреждающие действия для снижения вероятности потенциальных негативных последствий (раздел 2.5.5),

- запросы на исправление дефекта для исправления дефектов продукта, выявленных в ходе процесса контроля качества.

Изменения, в ходе организации  фестиваля, обсуждаются и согласовываются  с руководителем проекта – Иванова И.В. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта – Иванова И.В. В случае выхода людей из проекта (отказа в участии) будет реализована их замена. В случае отказа в участии в концертном номере фестиваля будет произведен поиск студентов на замену отказавшегося человека, если же человек не будет найден, то будет корректироваться концертный номер мероприятия. Если человек отказывается быть ведущим, рассылать приглашения или монтировать видеоролик, то ему ищется замена среди студентов 1-5 курсов. Выход людей из проекта возможен только по уважительной причине (болезнь, путешествия,  форс-мажорные обстоятельства).

Студенты попросили  провести следующий фестиваль весной, а не летом, как предыдущее мероприятие, из-за сильной нагрузки летом: сессия, государственные экзамены, предзащита, защита дипломной работы. Так же кафедра попросила пригласить на фестиваль потенциальных работодателей,  выпускников колледжей, школ, родителей абитуриентов и студентов.

После согласования изменений  с менеджером проекта и с руководителем  проекта, команда проекта исправляет дефекты и отчитывается перед менеджером за ходом выполнения корректирующих действий.

Информация о статусе  операций проекта, выполняемых для  реализации проекта регулярно (один-два раза в неделю) собирается менеджером проекта. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля.

2.1.5 Мониторинг и управление работами проекта

 

Мониторинг и управление работами проекта выполняется для  наблюдения за ходом организации  фестиваля. Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с руководителем проекта – Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.

Рекомендуемые корректирующие действия

Кафедра попросила пригласить на фестиваль не только потенциальных работодателей,  выпускников колледжей, школ, но и родителей абитуриентов и студентов, поэтому менеджер проекта, Кодак Ю.А., Федорова Е.А. будут учитывать это пожелание при организации приглашений гостям фестиваля.

Рекомендуемые предупреждающие действия

Одобренные предупреждающие  действия, которые команда проекта реализует для смягчения последствий рисков проекта. Описано в разделе 2.5.5.

Рекомендуемое исправление дефекта

Дефекты не были выявлены в ходе регистрации  заявок на участие в фестивале и сведений о концертных номерах.

В соответствии с пожеланиями кафедры на фестиваль будут присутствовать не только потенциальные работодатели,  выпускники колледжей, школ, но и родители абитуриентов и студентов.

2.1.6 Общее управление изменениями

 

Общее управление изменениями  производится от начала проекта вплоть до его завершения, т.е. от 3 октября 2011г до 23 марта 2012г. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко когда выполняются строго в соответствии с планом управления проектом.