Управление инновационными проектами

- Допущения проекта.

Допускается предварительное количество участников фестиваля от 27 до 45 человек.

Допускается предварительное количество гостей фестиваля: абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников от 20 до 40 человек, родителей абитуриентов от 15 до 25, родителей студентов от 15 до 25 человек, преподавателей кафедры от 2 до 6 человек, от 1 до 2 руководителей министерства, от 1 до 2 руководителей предприятия, от 1 до 2 руководителей отдела управления районами города.

Допускается проведение фестиваля как в 3 актовом зале, так и в 9 актовом зале.

Допускается приглашать не только абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, преподавателей кафедры «Управление инновациями», руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отдела управления районами города, но и всех желающих посмотреть концерт.

- Первоначальная организация проекта.

Участники проекта:

Участники проекта:

1. Заказчик проекта: кафедра «Управление инновациями».
2. Куратор (руководитель) проекта: ассистент кафедры – Иванова И.В.
3. Помощник руководителя проекта (менеджер проекта): студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» – Петрова Р.И.
4. Спонсор: профком студентов УГАТУ, кафедра, студенты специальности «Управление инновациями».
5. Студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями», студенты других специальностей и/или студенты других ВУЗов, а именно студенты, участвующие в концертных номерах, ответственные за организацию приглашений гостям, студент, ответственный за монтирование видеоролика, ведущие мероприятия.

Рисунок 3 – Организационная структура

 

- Изначально сформулированные риски.

1. Неявка участников фестиваля: не придут студенты, участвующие в фестивале.
2. Отказ от участия в фестивале: отказ студентов принимать участие в организации и проведении фестиваля.
3. Плохо продуманный план организации фестиваля: плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям, монтирования видеоролика и т.п.
4. Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.
5. Отсутствие свободного актового зала: отсутствует свободный актовый зал из-за несвоевременно поданного заявления на аренду.
6. Неявка преподавателей кафедры: неявка преподавателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.
7. Неявка руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства УГАТУ: неявка потенциальных работодателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.
8. Неявка выпускников колледжей и школ: неявка выпускников из-за занятости или не информированности о мероприятии.
9. Неявка родителей абитуриентов и студентов неявка родителей из-за занятости или не информированности о мероприятии.

- Контрольные события расписания.

Контрольные события расписания представлены в таблице 3.

 

Таблица 3 – Контрольные события расписания

Название контрольного события (вехи)	Дата	Ответственный за достижение
Создана команда проекта  и распределены роли	Пн 17.10.11	Менеджер
Организованы и проведены репетиции	Пт 23.03.12	Менеджер, студенты, участвующие  в концертных номерах
Арендован зал	Пн 20.02.12	Менеджер
Арендовано видео- и  аудиооборудование	Пн 20.02.12	Менеджер
Организованы приглашения  гостям	Ср 29.02.12	Студенты, ответственные  за организацию приглашений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
Смонтирован видеоролик	Пн 05.03.12	Студент, ответственный  за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
Подготовка к фестивалю  завершена	Пт 23.03.12	Менеджер, команда проекта
Фестиваль проведен	Пт 23.03.12	Ведущие, студенты, участвующие  в концертных номерах
Проект закрыт	Ср 28.03.12	Менеджер

 

- Ограничение финансирования.

При организации  и проведении фестиваля финансовые ресурсы в явном виде не требуются, и поэтому нет ограничений финансирования.

- Сметная стоимость.

При организации  и проведении фестиваля финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы старосты групп предоставили на генеральную репетицию – 23 марта 2012 г. воздушные шары от каждого человека группы (88 штук, общая стоимость 704 руб.), плакаты от каждой группы (общая стоимость 100 руб.), батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов) (общая стоимость 400 руб.). Также учитываются звонки менеджера старостам 1-5 курсов, которые составили в среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта – 10 минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20 руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб. Также для поощрения участников и организаторов фестиваля планируется приобрести 11 грамот стоимостью 17 руб. за штуку, значит, общая стоимость грамот составит 187 руб. Стоимость проекта составит 1515,20 руб.

- Требования к управлению конфигурацией проекта.

В ходе реализации проекта менеджер проекта будет систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать команду об изменениях.

- Спецификации проекта.

Специальных требований, которым должен соответствовать проект, нет.

- Требования к одобрению:

• определено время и место проведения фестиваля;
• определен список участников фестиваля и концертных номеров;
• арендован актовый зал и видео- и аудиооборудование;
• проведены репетиции;
• написан сценарий;
• определены необходимые ресурсы;
• смонтирован видеоролик с участием студентов и преподавателей кафедры;
• организована рассылка приглашений гостям фестиваля: колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю министерства, руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами города;
• украшен зал и установлено оборудование;
• проведен фестиваль;
• подведены итоги;
• закрыты контракты;
• отчет перед заказчиком.

2. Запрошенные изменения

Студенты попросили  провести следующий фестиваль весной, а не летом, как предыдущее мероприятие, из-за сильной нагрузки летом: сессия, государственные экзамены, предзащита, защита дипломной работы. Так же кафедра попросила пригласить на фестиваль не только потенциальных работодателей,  выпускников колледжей, школ, но и родителей абитуриентов и студентов.

3. План управления содержанием проекта

Изменения, в ходе организации  фестиваля, обсуждаются и согласовываются  с руководителем проекта – Иванова И.В.. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта – Иванова И.В.

2.2.3 Определение иерархической структуры работ

 

Иерархическая структура  работ (ИСР) по организации и проведению фестиваля представлена на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

Словарь ИСР представлен  в таблице 4.

 

      Таблица 4 – Словарь ИСР

Название работы	Ответственный
1. Создание команды и распределение  ролей
1.1 Сбор заявок об участниках  и сведений о концертных номерах	Менеджер
1.2 Определение ведущих, ответственных  за организацию приглашений гостям, ответственных за создание видеоролика, определение списка участников в концертных номерах	Менеджер
2. Организация и проведение репетиций
2.1 Определение расписание студентов	Менеджер
2.2 Состыковка расписания	Менеджер
2.3 Определение графика проведения  репетиций	Менеджер, руководитель
2.4 Проведение репетиций	Менеджер, команда проекта
2.5 Написание сценария	Менеджер, ведущие
3. Аренда актового зала и аудио- и видеоборудования
3.1 Выбор актового зала	Менеджер
3.2 Подача заявление на аренду актового зала	Менеджер
3.3 Подача заявки на аренду оборудования	Менеджер
4. Организация приглашений гостям
4.1 Определение списка гостей	Студенты, ответственный за организацию приглащений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
4.2 Рассылка факсов, электронных писем, звонки  гостям
4.3 Печать объявлений
5. Монтирование видеоролика
5.1 Сбор фотографий студентов  1-5 курсов и преподавателей	Студент, ответственный за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
5.2 Выбор музыки и подбор текста
5.3 Создание видеоролика
6. Завершение подготовки к проведению фестиваля
6.1 Звонки приглашенным гостям  для подтверждения приглашения	Студенты, ответственный за организацию  приглащений гостям: Федорова Е.А., Кодак  А.А.
6.2 Украшение актового зала	Команда проекта
6.3 Установка видео- и аудиооборудования	Звукорежиссер
6.4 Проведение генеральной репетиции	Команда проекта
7. Проведение фестиваля
7.1Торжественное открытие мероприятия	Ведущие Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.
7.2 Концерт студентов	Студенты, участвуюшие в концертных номерах
7.3 Выступление почетных гостей	Гости
7.4. Заключительная часть	Ведущие Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.
8. Закрытие проекта
8.1 Закрытие контрактов	Менеджер
8.2 Подведение итогов	Менеджер
8.3 Отчет перед заказчиком	Менеджер

2.2.4 Подтверждение содержания

 

1. Принятые результаты поставки.

Руководитель проекта  – Иванова И.В. подтвердила и приняла содержание проекта и результаты поставки. Также спонсор проекта неформально подтвердил аренду 3 актового зала и аудио- и видеооборудования.

2. Запрошенные изменения

Запрошенные изменения не появились в ходе процесса подтверждения содержания.

3. Рекомендуемые корректирующие действия

Рекомендуемые корректирующие действия, т.е. рекомендации, необходимые для приведения ожидаемого хода исполнения проекта в соответствие с планом управления проектом выявлены не были.

2.2.5 Управление изменениями содержания

 

Изменения в содержании проекта обсуждаются и согласовываются  с руководителем проекта – Иванова И.В. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта – Иванова И.В.

После согласования изменений  с руководителем проекта и  вынесения решения о принятии или отказе изменения, менеджер проекта сообщает о результатах команде проекта и, в случае необходимости, информирует или согласовывает изменения с участниками проекта.

Каждое запрошенное  изменение принимается или отклоняется  лицом с соответствующими полномочиями: руководителем проекта – Иванова И.В. или спонсором – профкомом УГАТУ, или заказчиком - кафедрой.

В случае каких-либо изменений  со стороны заказчика, спонсора проекта, руководителя проекта, то об изменениях сообщают менеджеру проекта, и он впоследствии информирует об изменениях команду проекта.

Управление изменениями  содержания включает:

1) Описание содержания проекта

Если одобренные запросы  на изменения влияют на содержание проекта, то описание содержания проекта редактируется, и в новую редакцию включаются одобренные изменения.

2) Иерархическая структура работ

Если одобренные запросы  на изменения влияют на содержание проекта, то ИСР редактируется и  в новую редакцию включаются эти  одобренные изменения.

3) Словарь ИСР

Если одобренные запросы на изменения влияют на содержание проекта, то словарь ИСР редактируется и в новое содержание включаются одобренные изменения.

4) Базовый план по содержанию

Описано в разделе 2.2.2.