Управление инновационными проектами

Отчеты могут предоставляться  различными способами:

- по электронной почте  (e-mail),

- по телефону,

- по SMS,

- по факсу, 

- на встречах,

- на совещаниях.

Отчетность по исполнению может быть как в устном, так и в письменном виде и предоставляться менеджеру один раз в неделю или по выполнении работы.

Менеджер проекта организует совещания по оценке текущего состояния  – это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. Совещания с командой управления проектом по оценке текущего состояния проводятся еженедельно, а с заказчиком раз в две недели. Результаты совещаний менеджер проекта предоставляет руководителю проекта после каждого собрания.

В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения.

Анализ эффективности  исполнения проекта часто порождает  запросы на изменения, касающиеся отдельных аспектов проекта. Эти запрошенные изменения затем обрабатываются в рамках общего управления изменениями (раздел 2.1.6).

Если результаты отчетов  команды проекта не соответствует  требованиям или плану, то менеджер или руководитель вносит корректирующие действия, которые предусматривают внесение изменений, направленных на приведение ожидаемого будущего исполнения проекта в соответствие с планом исполнения проекта.

2.7.4 Управление коммуникациями  проекта

 

Управление участниками  проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

В управлении участниками  проекта используются методы коммуникации, определенные для каждого участника проекта в плане управления коммуникациями (таблица 17). Наиболее эффективным методом коммуникации и решения проблем участников проекта является организация совещаний с их участием. Если совещания с участием конкретных участников проекта по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно организовать, для обмена информацией и ведения диалогов можно использовать телефонную связь, электронную почту и другие средства коммуникации.

Если возникает проблема, то она формулируется и излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо, поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и задержек в исполнении проекта.

Выработанные менеджером или руководителем проекта корректирующие действия предусматривают внесение изменений, направленных на то, чтобы  дальнейшее исполнение проекта соответствовало  плану проекта. Оформляется документация о накопленных знаниях, которая содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к управлению участниками проекта. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных при реализации следующих проектов. Менеджер обновляет план управления проектом, для того чтобы в нем нашли свое отражение изменения, внесенные в плане управления коммуникациями.

2.8 Управление качеством проекта

2.8.1 Планирование качества

 

В качестве показателей  качества проекта можно выделить:

1) для заказчика –  кафедры «Управление инновациями»:

- участие в организации  и проведении фестиваля как  можно большего числа студентов;

- проект должен быть осуществлен в установленные сроки;

- на фестиваль должны  быть приглашены потенциальные  работодатели (руководители организаций), руководители УГАТУ, абитуриенты,  родители абитуриентов, студентов;

- на фестивале должны  присутствовать все приглашенные гости;

2) для абитуриентов, родителей,  руководителей организаций:

- фестиваль должен  разъяснять смысл специальности;

- актовый зал дожжен  быть комфортным и теплым;

- концертные номера  должны быть познавательными,  разнообразными, интересными, веселыми;

- интересный и продуманный  смысл видеоролика;

- высокое качество  изображения видеоролика;

- на фестивале должно  быть высокое качество музыкального  сопровождения;

- красивые декорации  и украшения зала;

3) для студентов:

- на фестиваль должны  быть приглашены потенциальные работодатели (руководители организаций);

4) для организаторов:

- должна быть организованная  работа команды проекта;

- присутствие всех  участников фестиваля на репетициях;

- своевременное выполнение  работ проекта;

- присутствие на фестивале  всех студентов специальности, преподавателей, гостей;

- спланированное выступление  участников (согласно сценарию);

- видео- и аудиоборудование  должно быть рабочим;

- видеоролик должен  быть с участием студентов  1-5 курсов специальности и преподавателями  кафедры.

2.8.2 Обеспечение качества

 

Процесс обеспечения  качества – это принятие плановых систематических мер, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект удовлетворял требованиям по качеству.

Наблюдение за процессом обеспечения качества поручается менеджеру проекта. Менеджер организует систематические еженедельные совещания, созванивается с членами команды проекта для выяснения о ходе организации фестиваля, о результатах выполнения работ. Также менеджер анализирует полученные результаты, сравнивает их с планом качества и корректирует процессы для повышения качества. Проект будет удовлетворять требованиям по качеству, если все члены команды будут придерживаться плана организации фестиваля.

Постоянный процесс  улучшения способствует снижению количества излишних или бесполезных операций, что, в свою очередь, повышает уровень производительности команды проекта. Улучшение процесса производится вследствие изучения, анализа и внесения изменений в организационные процессы.

2.8.3 Контроль качества

 

Процесс контроля качества включает в себя мониторинг результатов  работ проекта для того, чтобы установить, удовлетворяют ли они соответствующим показателям качества, и определить пути устранения причин, вызывающих неудовлетворительные результаты. Управление качеством производится менеджером на всех этапах выполнения проекта. Контроль качества может включать в себя операции по устранению причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение проекта.

Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта  анализирует данные, определяет отклонения показателей от установленных требований, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, согласовывает результаты с руководителем проекта – Иванова И.В.

2.9 Корпоративная система управления  проектами

2.9.1 Рекомендации по внедрению  основных элементов и этапам  создания корпоративной системы  управления проектами

 

В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

Наличие корпоративной  системы управления проектами и  проектного документооборота, построенной  на основе гибких и удобных в использовании  инструментов позволяет обеспечить прогнозируемое и эффективное выполнение проектов в заданные сроки и в рамках бюджета.

Задачи, решаемые корпоративной  системой управления проектами:

- Поддержка унифицированных (однотипных) бизнес-процессов управления проектами.

- Централизованное хранение описаний выполняемых и завершенных предприятием проектов.

- Предоставление доступа к планам проектов для менеджеров проектов, исполнителей и руководства.

- Предоставление унифицированного способа отчетности для исполнителей работ.

- Поддержка коллективной работы менеджеров проектов и исполнителей

- Централизованное хранение проектных документов и нормативно-справочной информации для выполнения работ по проекту, предоставление доступа к ним пользователям.

- Предоставление оперативного  доступа к отчетам по проектам  для руководства. 

 Корпоративная система управления проектами позволяет:

- повысить управляемость  проектной деятельности компании  за счет введения комплекса  организационных, методических и  информационных средств, формализующих  и поддерживающих процессы управления  проектами;

- использовать актуальную  информацию о статусе проектов  для контроля за проектной  деятельностью и для принятия  решений о существенных изменениях  на основании оперативных данных  по всем проектам;

- применять единый  эффективный подход и средства  управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в проектном управлении;

- накапливать историческую  информацию – базу знаний по  проектам – для будущих проектов;

- повысить эффективность  использования ресурсов компании, в том числе – упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;

- усилить контроль  качества, сроков и бюджета проектов.

Программная платформа  предлагаемого решения базируется на Microsoft Office Project  – одной из лучших систем управления проектами. Решение включает в себя следующие продукты и технологии:

- Microsoft Office Project Server – платформа для централизованного хранения описаний проектов и предоставления доступа к ним.

- Microsoft Windows SharePoint Services (Microsoft Office SharePoint Portal Server) – платформа для организации коллективной работы в рамках проектов, поиска информации и хранения проектной документации.

- Microsoft Office Project Professional – клиентский инструмент менеджера проекта, позволяет вводить сведения о календарном плане проекта и занятых ресурсах и публиковать эти сведения на сервере Project Server.

- Microsoft Office Project Web Access – Web-приложение для доступа к Project Server, предназначен как для менеджеров проектов, так и для исполнителей и руководства.

В рамках внедрения решения  проводятся следующие работы:

- Анализ потребностей Заказчика и разработка технического задания на внедрение системы управления проектами.

- Разработка системной и прикладной конфигурации системы управления проектами, разработка дополнительных программных модулей. Разработка регламентов эксплуатации, резервного копирования и восстановления. Планирование интеграции со сторонними программными комплексами.

- Подготовка сетевой инфраструктуры Заказчика к развертыванию компонент системы управления проектами.

- Установка и настройка Project Server, а также сопутствующих инфраструктурных решений. Тестирование функционирования системы

- Обучение пользователей системы, а также технических специалистов.

2.9.2 Проектный офис и управляющий  комитет

 

Офис управления проектом (Project management office, PMO) – это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. Проектным офисом является кафедра «Управление инновациями». Проектный офис руководит управлением проектами. Проектный офис оказывает поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Среди ключевых функций  можно выделить следующие:

- Управление и координирование ресурсов всех проектов, управляемые PMO.

- Определение и разработка методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами.

- Централизованный конфигурационный менеджмент для всех проектов.

- Централизованное управление для общих и уникальных рисков для всех проектов