Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

3.6.1. проведение проверок состояния  документационного обеспечения  управления, и сохранности документов в организациях-источниках комплектования и потенциальных источниках комплектования отдела, в т.ч. особо ценных и уникальных документов;

3.6.2. ведение в установленном  порядке учета документов, хранящихся  в организациях - источниках комплектования отдела и других организациях, находящихся на территории муниципального образования «Кезский район»;

3.6.3. представление на рассмотрение  ЭПМК Комитета по делам архивов  при Правительстве Удмуртской  Республики положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования отдела;

3.6.4. оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций  по вопросам организации и методики работы с документами в организациях—источниках комплектования отдела.

3.7. По результатам проверок состояния  документационного обеспечения  управления и сохранности документов  в архивах организаций на территории  муниципального образования «Кезский район», в том числе особо ценных документов и уникальных документов, а также иных архивных документов в установленном порядке направляет предложения об устранении выявленных недостатков;

3.8. Организует отбор и осуществляет  прием документов организаций-источников комплектования на постоянное хранение в отдел.

3.9. Осуществляет хранение и учет  архивных документов, в т.ч.:

3.9.1. документов на различных  видах носителей, образовавшихся  в деятельности органов местного  самоуправления, муниципальных учреждений  и предприятий;

3.9.2. документов на различных  видах носителей, образовавшихся  в деятельности государственных  органов, организаций и предприятий  Удмуртской Республики и находящихся  на территории муниципального  образования «Кезский район», в  порядке, определенном законом Удмуртской Республики;

3.9.3. документов на различных  видах носителей, образовавшихся  в деятельности территориальных  органов федеральных органов  власти и федеральных учреждений  и организаций, действующих на  территории муниципального образования «Кезский район», переданных в отдел  в порядке, определенном законом Российской Федерации и соответствующим договором;

3.9.4. документов на различных  видах носителей, поступивших на  хранение в отдел от негосударственных  организаций на основе договоров о сотрудничестве, заключенных между собственниками документов и отделом,  действующим от имени Администрации муниципального образования «Кезский район»;

3.9.5. документов по личному составу  ликвидированных учреждений, организаций  и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования «Кезский район», независимо от форм собственности;

3.9.6. документов физических лиц  на различных видах носителей, в том числе документов личного  происхождения, семейных архивов, документальных коллекций, воспоминаний лиц, деятельность которых связана с историей района, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

3.9.7. аудиовизуальных документов, отображающих  прошлое и настоящее  района, созданных в инициативном порядке;

Продолжение приложения 3

3.9.8. печатных, иллюстративных и  других материалов, дополняющих  архивные фонды, хранящиеся в  отделе;

3.10. Архивный отдел при наличии  свободных хранилищ по согласованию  с Администрацией муниципального образования «Кезский район» может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

3.11. Ведет учетные документы, предусмотренные  Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, действующими Правилами, иными нормативными актами и методическими документами, представляет в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по установленным формам сведения о хранящихся в отделе архивных фондах и документах.

3.12. Принимает меры по созданию  оптимальных условий хранения  документов и обеспечению их  физической сохранности.

3.13. Проводит в установленном  порядке экспертизу ценности  документов и переработку описей  фондов, находящихся на хранении в отделе.

3.14. Создает и совершенствует  научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении в  отделе, автоматизированные информационно-поисковые  системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе  и содержании архивных документов с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.15. Информирует органы государственной  власти и местного самоуправления, иные организации о составе  и содержании документов, находящихся  на хранении в отделе, по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

3.16. Использует документы в социально-экономических  и культурно-просветительных целях  на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном  порядке предоставляет документы, находящиеся на хранении в отделе, органам государственной власти и местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет тематические и социально- правовые запросы организаций и граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы, ведёт прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.17. Заключает от имени Администрации  муниципального образования «Кезский  район»  договоры и соглашения в пределах своей компетенции.

3.18. Реализует в установленном  порядке отдельные государственные  полномочия в сфере архивного  дела, которыми орган местного  самоуправления наделен законом  Удмуртской Республики.

 

4. ПРАВА ОТДЕЛА 

Архивный отдел вправе:

4.1. Представлять Администрацию  муниципального образования «Кезский  район» по всем вопросам, входящим  в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации  муниципального образования «Кезский  район» и Комитета по делам  архивов при Правительстве Удмуртской Республики предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, находящихся на хранении в отделе, совершенствованию работы архивов и служб документационного обеспечения управления организаций, отдел вправе участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов развития архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов. 

4.3. Иметь своего представителя  и принимать участие в работе Центральной экспертной комиссии, иных совещательных органов, создаваемых Администрацией муниципального образования «Кезский район».

4.4. Запрашивать и получать от  организаций, находящихся на территории  муниципального образования «Кезский район», независимо от их организационно-правовой формы, необходимые сведения о состоянии сохранности, учета и использования хранящихся у них документов на всех видах носителей.

4.5. Посещать архивы и службы  документационного обеспечения  управления организаций, находящихся на территории муниципального образования «Кезский район», и получать информацию, необходимую для выполнения возложенных на отдел задач.

4.6. Давать юридическим и физическим  лицам разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.7. Проводить проверки состояния  документационного обеспечения  управления и сохранности документов  в организациях-источниках комплектования  и потенциальных источниках комплектования  отдела.

4.8. Иметь своего представителя  в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией муниципального  образования «Кезский район»  и ее структурными подразделениями, организовывать и проводить семинары, совещания по вопросам, относящимся к компетенции отдела,  участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

Продолжение приложения 3

4.10. Заключать от имени Администрации  муниципального образования «Кезский  район» договоры и соглашения в пределах своей компетенции.

4.11. Реализовывать иные права  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и законодательством  Удмуртской Республики.

 

5. ОБЯЗАННОСТИ ОТДЕЛА 

Архивный отдел обязан:

5.1. Соблюдать требования нормативных  правовых актов и стандартов  в области архивного дела и документационного обеспечения управления, в соответствии с законодательством обеспечивать сохранность архивных документов, находящихся на хранении в отделе.

5.2. Выполнять установленные требования  охраны труда, техники общей и  пожарной безопасности, в соответствии с законодательством разрабатывать и осуществлять мероприятия, обеспечивающие безопасные условия труда работников отдела.

5.3. В установленные сроки представлять  отчеты о результатах своей  деятельности в Администрацию  муниципального образования «Кезский район» и Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

5.4. Исполнять иные обязанности  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и законодательством  Удмуртской Республики.

 

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА 

6.1. Деятельность отдела осуществляется  в соответствии с настоящим  Положением, должностные полномочия  работников отдела   регламентируются  должностными инструкциями.

6.2. Архивный отдел возглавляет  начальник, назначаемый на должность  и освобождаемый от должности главой Администрации муниципального образования «Кезский район» по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. При смене начальника отдела прием-передача хранящихся архивных фондов и архивных документов, учетных документов, средств материально-технического оснащения производится специально созданной комиссией, в состав которой могут включаться представители Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (по согласованию). Акт приема-передачи утверждается главой Администрации муниципального образования «Кезский район». Один экземпляр акта для сведения представляется в Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

6.3. Оплата труда работников отдела  осуществляется в соответствии с нормативными актами о денежном содержании лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы района, утвержденными главой Администрации муниципального образования «Кезский район».

 

 

 

Начальник архивного

отдела           Г.В.Старкова

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Руководитель аппарата

Администрации района         В.К.Тетерина

 

 

Начальника сектора

Правовой работы         Г.Н.Чепкасов

 

 

Приложение 4

Прайс-лист на депозитарное хранение документов

 

Наименование видов работ и услуг	Ед. изм.	Цена, руб.
Месяц хранения документов	1 короб	35-00
Предоставление короба для хранения документов	1 короб	70-00
Упаковка документов в короба	1 короб	20-00
Составление описи на документы, передаваемые на хранение	1 позиция	25-00
Индексация единиц хранения	1 ед. хранения	30-00
Поиск, изъятие и возврат дел	1 дело	20-00
Поиск, изъятие, возврат отдельных документов, сканирование и отправка Заказчику	1 документ	60-00
Безвозвратное изъятие документов	1 короб	120-00
Доставка оригиналов документов заявке Заказчика на следующий день	1 поездка	550-00

 

 

 

Приложение 5

Проблема	Рекомендации	Мероприятия	Ожидаемые результаты
Несовершенство нормативно-правовой базы в области документооборота	Совершенствование нормативно-правовой базы	В целях приведения нормативных правовых актов Администрации МО «Кезский район» в соответствие с действующим законодательством предложено внести изменения в Положение об Архивном отделе. Необходимо проработать раздел 1 «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ». Пункт 1.4. убрать, выделить в отдельный раздел 7 «ФИНАНСИРОВАНИЕ И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ» и изложить более подробно.	Внесение изменений позволит обеспечить качественное функционирование Архивного отдела Администрации МО «Кезский район»
Износ архивных фондов	Создание электронного архива	Приобретение программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря. Общая сумма затрат на внедрение электронного архива 61 100,00 руб.	Экономия от внедрения электронного архива в денежном эквиваленте составит 624 480,80 руб. Из них 16 480,80 руб. за счет сокращения времени поиска документов, 608 000,00 руб. за счет высвобождении дополнительных площадей. Срок окупаемости затрат 1 месяцев и 1 неделя.