Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

Пункт 1.4. убрать из раздела «Общие положения», создать отдельный раздел «7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела». Данный раздел изложить более подробно в следующем виде:

«7. ФИНАНСИРОВАНИЕ И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

1. Финансирование и материально-техническое  обеспечение архивного отдела  осуществляется за счет средств  бюджета муниципального образования  «Кезский район».

2. Дополнительными источниками  финансирования архивного отдела  могут быть:

а) целевые средства, переданные из республиканского бюджета (при реализации программ развития архивного дела);

б) средства, переданные из вышестоящего бюджета для реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации муниципального образования «Кезский район», в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования «Кезский район»;

в) средства, получаемые от физических и юридических лиц на основании договоров в соответствии с действующим законодательством.

3. Администрация муниципального  образования «Кезский район»  обеспечивает архивный отдел  помещениями, отвечающими нормативным  требованиям обеспечения сохранности документов; техническим оснащением, оборудованием, охраной. Обеспечивает транспортное обслуживание отдела и создает необходимые условия труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел, другим организациям, администрация муниципального образования «Кезский район» предоставляет архивному отделу равноценное для размещения документов здание (помещение)».

Таким образом, Положение закрепляет статус архивного отдела как структурного подразделения Администрации МО «Кезский район»; устанавливает функции, задачи, права, взаимодействие архивного отдела с другими учреждениями; а также регламентирует организационные принципы осуществления управления архивным отделом Администрации МО «Кезский район». Изменения в Положение составлены в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава МО «Кезский район», и не противоречит их нормам.

Внесение изменений позволит обеспечить качественное функционирование Архивного отдела Администрации МО «Кезский район».

2. Предложение по созданию электронного архива.

Для анализа экономической целесообразности внедрения электронного архива рассмотрим несколько факторов, лежащих на поверхности и легко просчитываемых:

- сокращение сроков поиска документов;

- повышение производительности  труда;

- высвобождение дополнительных  площадей.

Начальные расчетные данные приведены в таблице 4.

Таблица 4

Исходные данные

 

Параметр	Значение
Средняя заработная плата, руб.	11 000
Количество рабочих дней в месяц	21
Средняя стоимость 1 минуты рабочего времени, руб.	1,09

 

Поиск нужного бумажного документа занимает определенное время — от 10 до 60 мин. в день для каждого сотрудника, а бывает и больше.

Примем за среднюю величину 20 мин. (что вполне реально). Из таблицы 5 видно, во что выливаются потери времени из-за поиска документов.

 

 

 

 

                                                                                                                        Таблица 5

Потери, связанные с поиском документов

 

Период	Потери на 1 сотрудника		Потери на 3 сотрудников
	минут/дней	рублей	минут/дней	рублей
За 1 день	20/0,05	21,80	60/0,15	65,40
За 1 месяц	420/0,88	457,80	1 260/2,64	1 373,40
За 6 месяцев	2 520/5,25	2 746,80	7 560/15,75	8 240,40
За 1 год	5 040/10,5	5 493,60	15 120/31,5	16 480,80

 

Получается, что в год каждый сотрудник теряет на поиск документов в среднем 10,5 рабочих дней, что для предприятия составляет 5 493,60 руб. затрат на его заработную плату. Для 3 сотрудников эта величина составит уже 31,5 рабочих дней и соответственно 16 480,80 руб. затрат на их заработную плату.

При внедрении электронного архива и документооборота этот показатель сразу приобретает значение со знаком «плюс» - 16 480,80 руб.

Кроме того часть документов архива можно будет перевести в электронный архив. В связи с этим высвободится как минимум одно помещение площадью примерно 20 кв.м. А при стоимости 1 кв.м. 30 400,00 руб. это составит 608 000,00 руб. дополнительной прибыли в год.

Наконец, сложим показатели (табл. 6).

Таблица 6

Экономическое обоснование внедрения системы электронного архива

 

Проводимый процесс	Экономия, руб.
Сокращение срока поиска документов	16 480,80
Высвобождение дополнительных площадей	608 000,00
Итого:	624 480,80

 

По самым скромным подсчетам получается сумма в 624 480,80 руб.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Сканер – 2 500,00 руб.

Компьютер – 20 000,00 руб.

Программное обеспечение – 5 000,00 руб.

Итого капитальных затрат – 27 500,00 руб.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с обслуживанием проводимых работ.

При внедрении электронного архива будет занят 1 человек с зарплатой в 5 600,00 руб., выполняет работу с использованием программы за 50% времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

ЗП = 1 * 5600,00 * 12 * 0,5 = 33 600,00 руб.

Общая сумма затрат на внедрение электронного архива составит  
61 100,00 руб.

В общем виде эффективность управленческой деятельности выражают следующей формулой:

ЭУ = РУ / ЗУ40      (9)

где ЭУ - эффективность управления;

РУ - результативность управления, руб.;

ЗУ - управленческие затраты, руб.

ЭУ = 624 480,80 / 61 100,00 = 10,22

Абсолютный эффект = результат – затраты41  (10)

Результат – выгода, прибыль, дополнительный доход, экономия, разница между ценами продажи и др.

Затраты – экономический эквивалент расходов, понесенных для получения результатов.

Абсолютный эффект = 624 480,80 – 61 100,00 = 563 380,80 руб.

Рассчитаем срок окупаемости затрат:

Ток = Единовременные затраты / Эффект42   (11)

Ток = 61 100,00 / 624 480,80 = 0,098 лет, или 1 месяцев и 1 неделя.

 

3. Создание условий для обеспечения сохранности архивных документов.

Для обеспечения сохранности архивных документов выделено новое здание S=200 кв.м., стоимость здания составляет 6 080 000,00 руб.

Внутри здания установлено современное противопожарное, охранное и климатическое оборудование, стоимость которого составила 78 000,00 руб.

Таким образом, затраты на обеспечение сохранности составят  
6 158 000,00 руб.

Результатом от внедрения данного мероприятия станет увеличение объема архивных документов в 2 раза за счет увеличения площади хранилищ. 100% документов будут находиться в условиях, обеспечивающих гарантированную сохранность документов архивных фондов.

На 31.12.2012 г. В Архивном отделе находилось на хранении 45 540 дел за 1928-2012 годы. В 2013 году планируется увеличить объем дел на хранении до 91 080 единиц.

Рассчитаем эффективность по формуле 9:

ЭУ = 91 080 / 6 080 000,00 = 0,01

Эффективность низкая, но это связано с высокой стоимостью вновь вводимого здания и оборудования, срок полезного использования которых более 30 лет.

Рассчитаем срок окупаемости затрат по формуле 11:

Ток = 6 080 000,00 / 91 080 = 66,75 лет, или 66 лет и 9 месяцев.

4. Создание сайта Архивного отдела.

Размещение сайта осуществляется на сервере другой неспециализированной организации, предоставляющей бесплатно место на своем сервере и выход в Интернет - через администрацию МО «Кезский район».

 

Таблица 7

Расчет текущих затрат

 

Вид затрат	Ед. изм.	Тарифы	Годы реализации проекта
			1	2	3	4	5
Оплата интернет соединения	руб./мес.	400	4 800	4 800	4 800	4 800	4 800
Затраты электроэнергии	руб./кВт	2,42	400	400	400	400	400
Оплата администрирования	руб./мес.	300	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600
Итого			8 800	8 800	8 800	8 800	8 800

 

Ежегодно на поддержание работоспособности сайта будет тратиться 8 800,00 руб.

Согласно Административного регламента Архивного отдела Администрации муниципального образования «Кезский район» по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов»: Утвержден Постановлением Администрации МО «Кезский район» от 14 ноября 2011 года №176343 предоставление муниципальной услуги архивным отделом осуществляется бесплатно.

Реализация мероприятия по созданию сайта предоставляет пользователям возможность равного и свободного доступа к архивной информации, так как создание современного научно-справочного аппарата и применение новейших информационных технологий позволяют сделать работу пользователей в архивах более простой и эффективной, расширить круг исследователей, увеличить количество выдаваемых дел и сократить сроки предоставления информации.

Социальный эффект, достигаемый при выполнении задачи, заключается в предоставлении гражданам информации, обеспечивающей реализацию их конституционных прав и законных интересов.

5. Предоставление платных услуг.

Государственные и муниципальные архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации.

Сравнительный расчет стоимости архивных работ по упорядочению документов.

Примерный состав и количество документов образующихся, в типовой организации за один год составляет:

1. Документы постоянного срока хранения - 18-20 дел.

2. Документы длительного срока  хранения (10–75 лет) - 10 дел.

3. Документы оперативного срока  хранения (инвентаризация) - 200 дел.

4. Уничтожение документов. - 200 дел.

Примерная стоимость обработки документов за один год:

Вместимость одного короба 4-5 дел.

Месяц хранения – 35,00 руб./короб.

Предоставление короба для хранения – 70,00 руб./короб.

Упаковка документов – 20,00 руб./короб.

Итого – 125,00 руб./короб.

1. Обработка документов постоянного  срока хранения:

20 дел (4 короба) * 125,00 руб. * 12 мес. = 6 000,00 руб.

2. Обработка документов длительного  срока хранения: