Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

В 2012 году продолжалась работа архивного отдела по исполнению запросов социально-правового характера и информационному обеспечению граждан и организаций. Исполнено 1358 запросов социально-правового характера (при плане 500 запросов) и 125 тематических (при плане - 50 запросов). Тематика запросов в основном касается заработной платы, стажа работы, награждения орденами и медалями, выделения земельных участков. Все запросы исполнены в законодательно установленные сроки. Запросы структурных подразделений Администрации района, Кезского районного суда исполнялись в однодневный срок. В 2009 году было исполнено 805 запросов социально-правового характера и 90 тематических запросов.

В 2012 году архивному отделу дополнительные площади не выделялись. По состоянию на 31.12.2012 общая площадь помещений, занимаемых архивным отделом, составляет 116 кв. м. в том числе хранилищ 96 кв.м.

По состоянию на 31декабря 2012 года протяженность стеллажных полок 491 пог.м., в том числе металлических 375 пог.м., смешанных 102 пог.м., деревянных 14 пог.м. Архивному отделу в декабре 2012г. закуплены 10 металлических стеллажей (не установлены). Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2013 составляет 100%.

Современными системами пожарной сигнализации архивные фонды не оснащены. Системами охранной сигнализации по состоянию на 31.12.2012 помещения не оборудованы.

В 2012 году в архиве подшито 50 ед.хр. Подшивка дел в 2012 году не планировалась.

Один раз в месяц в архивохранилищах проводится санитарный день.

Исполнение социально-правовых запросов:

В 2012 году архивным отделом было исполнено 1185 запросов физических и юридических лиц, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством. Из них с положительным результатом исполнено 1137 запроса; 1185 запросов исполнено в установленные законодательством сроки.

В архивном отделе ГУ - Управлением Пенсионного фонда по Кезскому району было проведено 43 проверки достоверности представленных в Пенсионный фонд РФ сведений о стаже, дающем право на досрочное назначение трудовой пенсии.

35 исследователей посетили в 2012 году читальный зал архивного  отдела.

В 2012году архивный отдел администрации Кезского района предоставил услуги 1220 пользователям архивной информацией для удовлетворения их информационных потребностей , в том числе: 35 исследователю, работавшему в читальном зале архива; по исполнению 1185 запросов социально-правового характера, в т.ч. поступивших из-за рубежа.

В 2012 году архивным отделом было выдано 10179 дел, в том числе: 242 дел исследователям в читальный зал архива; 0 дел– во временное пользование по запросам сторонних организаций; 9937 дел – сотрудникам архива для исполнения запросов граждан и организаций, проведения других плановых и внеплановых работ (кроме работ по обеспечению сохранности документов и их учету).

Все услуги по приему, обработке и выдаче документов (справок по социально-правовым вопросам) предоставляются бесплатно.

Таким образом, Архивный отдел активно осуществляет свою деятельность в области сбора, хранения и выдачи архивных документов, однако, в деятельности Архивного отдела существуют и недостатки. Среди недостатков работы Архивного отдела можно выделить следующие:

 

1. Проблема несовершенства нормативно-правовой  базы в области документооборота.

2. Проблема износа архивных фондов.

3. Проблема обеспечения сохранности архивных документов.

4. Проблема «публичности» архивных  документов.

5. Проблема привлечения дополнительных  денежных средств.

Исследуем указанные проблемы более подробно в следующей главе.

 

 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

 

 

 

3.1. Особенности и проблемы системы управления документооборотом

 

 

 

Формирование электронного правительства в РФ и ее субъектах, важнейшей задачей которого является повышение качества предоставления государственных услуг, стало возможным благодаря широкому распространению информационно-коммуникационных технологий в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

Рассмотрим проблемы системы управления документооборотом, существующие на современном этапе в Архивном отделе МО «Кезский район» УР.

1. Проблема несовершенства нормативно-правовой  базы в области документооборота.

В соответствии с Конституцией РФ архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов РФ.

Государственные и муниципальные архивы области оказывают услуги  населению области, а также гражданам, проживающим в иных регионах РФ и за рубежом. К услугам архивов области прибегают федеральные и региональные органы государственной власти, суды и прокуратура, представители государственных и общественных организаций, ветераны войны и труда, журналисты, научные работники, студенты и преподаватели. Архивы служат не только живущим сегодня гражданам, но и будущим поколениям россиян. Поэтому, наряду с задачей сохранения уже находящихся в них документов на традиционных носителях, они должны быть готовы к приему и использованию приходящих им на смену новых носителей и форм документации.

Документационное обеспечение управления служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с подведомственными организациями, населением, бизнес-сообществом, общественными организациями и т.д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. В этой связи государство должно вернуть себе роль активного регулятора процессов документирования.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Несовершенство нормативно-правовой базы на федеральном уровне исключает возможность решения проблем на уровне субъектов РФ (нерешенность проблемы передачи полномочий по работе с документами территориальных органов федеральных органов государственной власти, невысокий уровень административных штрафов за нарушение архивного законодательство, необходимость уточнения в условиях современных реалий правил работы архивов организаций и др.

2. Проблема износа архивных фондов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника.

Документы являются информационной базой деятельности организаций, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. На протяжении всего периода хранения, документ подвергается воздействию различных факторов (пыль, деятельность насекомых, появление грибка, плесени), которые вызывают изменение свойств материалов - устаревание. Массовой порчей документов, которые находятся на длительном хранении, обусловлена актуальность проблемы, обеспечения сохранности и консервации фондов.

Архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

Сегодня документы, находящиеся в архивах, свидетельствуют о богатой истории народа государства-обладателя архивом. Сохранение их целостности является весьма важным условием развития государства.

3. Проблема обеспечения сохранности  архивных документов.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией  и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

- применением специальных средств  хранения и перемещения архивных  документов.

Однако как показывает анализ в 2012 году архивному отделу дополнительные площади не выделялись. По состоянию на 31.12.2012 общая площадь помещений, занимаемых архивным отделом, составляет 116 кв. м. в том числе хранилищ 96 кв.м. Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2013 составляет 100%. В случае пополнения архивных фондов, мест для хранения больше не предусмотрено.

Архивные фонды не оснащены современными системами пожарной сигнализации и не оборудованы системами охранной сигнализации.

От того насколько верно выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

4. Проблема «публичности» архивных  документов.

Одна из функций архивов - хранение информации и большое количество этой информации находится под грифом «секретно». Эти документы не доступны широкой общественности. Государство умеет хранить тайны. Проблема публичности архивов, их доступности является одним из самых спорных вопросов на всем протяжении существования архивов.

Публичные архивы, а к ним можно отнести все архивы входящую в систему Росархива, является доступными для любого гражданина на равных основаниях. Действующими в них правилами предусмотрена доступность научно-справочного аппарата, возможность знакомства с подлинниками или микрофильмами архивных документов, исключая материалы, содержащие государственную тайну, тайну личной и семейной жизни. К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивов ряда ведомств России. Эти архивы открыты для любого гражданина страны. Однако, на стадии работы, непосредственно в архиве, соблюдается жестких отбор пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющий границы знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами архива. К закрытому типу можно отнести текущие архивы ведомств и учреждений их систем. Хранящиеся здесь документы еще не перешли в разряд исторических источников, имеют практическое значение, на прямую выполняя те задачи и реализуя те цели, ради которых они были созданы.

Таким образом, публичность архивов, провозглашенная законодательными и подзаконными актами, оказывается на практике ограниченной субъективными и объективными факторами, а проблема использования документов становится - шире, чем просто проблема доступа к документам. Слишком сложной и ответственной оказалась деятельность архивов по информационному обеспечению общества и граждан в современных условиях и соблюдении интересов всех категорий пользователей, в том числе самого государства.

5. Проблема привлечения дополнительных  денежных средств.

Во всем мире архивы были, есть и будут бюджетными учреждениями. Они не могут находиться на «вольном прокорме». Стоящие перед отечественным архивным делом проблемы нельзя решить без финансовой поддержки со стороны государства. Специфической особенностью функционирования архивного дела в отличие от ряда других отраслей социально-культурной сферы является преобладание бюджетного финансирования, объемы привлекаемых внебюджетных средств не могут в полной мере компенсировать расходы на содержание и, тем более, развитие государственных и муниципальных архивов. Например, доля бюджетного финансирования деятельности федеральных архивных учреждений в течение последних 5 лет являлась преобладающей и составляла не менее 80% от общего объема их финансирования. Такая же ситуация характерна для регионального и муниципального уровней.

Государственные архивы не финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценным товаром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовое положение архива - привлечение внебюджетных средств за счет оказания архивом платных услуг.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

- перечня платных услуг;

- цен на платные услуги;

- договора на коммерческое использование  документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задач и функций архива.

Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, то есть любую цену.

В государственном архиве без дополнительного финансирования не обойтись, потому необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.