Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

Можно выделить следующие направления использования современных информационных технологий в деятельности органов муниципального управления:

- информационное взаимодействие  субъектов муниципального управления;

- информационно-аналитическая поддержка  управленческих решений;

- обеспечение безбумажной технологии  обработки и хранения информации.

Работа муниципальных органов власти должна обеспечиваться своевременной информационной поддержкой. В связи с этим возрастает роль систем, ориентированных на безбумажную технологию обработки информации. В состав этих систем входят программы электронного документооборота, а также базы данных, формируемые в органах управления, юридически отвечающих за достоверность и полноту соответствующей информации.5

Основные требования, предъявляемые к информации, приводятся на рисунке 1.

 

Рис. 1, Требования, предъявляемые к информации для целей муниципального управления6

Использование современных систем автоматизированного стратегического и оперативного управления муниципальным образованием позволит получить весомый экономический эффект.

Таким образом, информационная система муниципального управления предназначена для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальной органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами.

 

 

 

1.2. Теоретические аспекты  управления документооборотом

 

 

 

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до программного обеспечения контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.7

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»8 от 27.11.2000г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

Рассмотрим теоретические аспекты документооборота в России подробнее:

1. В России, в общегосударственном  масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения.

Особенности «российской модели» делопроизводства:

- контроль за документом начиная  с момента его поступления;

- централизация контрольных функций;

- единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

2. Другой важной особенностью  «российской модели» является  наличие единых и детально  регламентированных правил работы  с управленческими документами  в организациях независимо от  их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного программного обеспечения нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

3. Традиционное делопроизводство  предполагает ведение множества  журналов и/или картотек, обслуживающих  бумажный документооборот. И именно  ведение этих картотек является  первоочередным объектом автоматизации  делопроизводства.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота.

Ведь в российской модели утеря документов может произойти только   из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.9

С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.10

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов, очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Таким образом, документооборот - это полный цикл жизни всего множества документов до передачи их в архив или на уничтожение, а делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

 

 

 

1.2.1. Использование информационно-коммуникативных  технологий в сфере управления  муниципального образования

 

 

 

Информационное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом и органами государственной власти.

Международный опыт показывает, что высокие технологии, в том числе информационные и телекоммуникационные, уже стали локомотивом социально-экономического развития многих стран мира, а обеспечение гарантированного свободного доступа граждан к информации - одной из важнейших задач государств.

Динамика показателей развития информационной и телекоммуникационной инфраструктуры и высоких технологий в России не позволяет рассчитывать на существенные изменения в ближайшем будущем без совместных целенаправленных усилий органов государственной власти, бизнеса и гражданского общества. Необходимо уже в среднесрочной перспективе реализовать имеющийся культурный, образовательный и научно-технологический потенциал страны и обеспечить Российской Федерации достойное место среди лидеров глобального информационного общества.11

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) - совокупность технологий, обеспечивающих фиксацию информации, ее обработку и информационные обмены (передачу, распространение, раскрытие).

Информационно-коммуникационное развитие предполагает использование преимуществ, вытекающих из новых технологических возможностей.

Целью формирования и развития информационного общества в Российской Федерации является повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.

К числу основных задач, требующих решения для достижения поставленной цели, относятся:

- формирование современной  информационной и телекоммуникационной  инфраструктуры, предоставление на  ее основе качественных услуг  и обеспечение высокого уровня доступности для населения информации и технологий;

- повышение качества  образования, медицинского обслуживания, социальной защиты населения на основе развития и использования информационных и телекоммуникационных технологий;

- совершенствование системы  государственных гарантий конституционных  прав человека и гражданина  в информационной сфере;

- развитие экономики  Российской Федерации на основе  использования информационных и  телекоммуникационных технологий;

- повышение эффективности  государственного управления и  местного самоуправления, взаимодействия  гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти, качества и оперативности предоставления государственных услуг;

- развитие науки, технологий  и техники, подготовка квалифицированных  кадров в сфере информационных  и телекоммуникационных технологий;

- сохранение культуры многонационального народа Российской Федерации, укрепление нравственных и патриотических принципов в общественном сознании, развитие системы культурного и гуманитарного просвещения;

- противодействие использованию  потенциала информационных и  телекоммуникационных технологий в целях угрозы национальным интересам России. 12

Развитие информационного общества в Российской Федерации базируется на следующих принципах:

- партнерство государства, бизнеса  и гражданского общества;

- свобода и равенство доступа  к информации и знаниям;

- поддержка отечественных производителей  продукции и услуг в сфере  информационных и телекоммуникационных  технологий;

- содействие развитию международного  сотрудничества в сфере информационных  и телекоммуникационных технологий;

- обеспечение национальной безопасности в информационной сфере.

Для решения поставленных задач государство:

- разрабатывает основные мероприятия  по развитию информационного  общества, создает условия для  их выполнения во взаимодействии  с бизнесом и гражданским обществом;

- определяет контрольные значения  показателей развития информационного  общества в Российской Федерации;

- обеспечивает развитие законодательства  и совершенствование правоприменительной  практики в области использования  информационных и телекоммуникационных технологий;