Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

 

Содержание

 

 

ВВЕДЕНИЕ	3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
1.1. Информационные системы муниципального  управления	6
1.2. Теоретические аспекты управления  документооборотом	11
1.2.1. Использование информационно-коммуникативных технологий в сфере управления муниципального образования	15
1.3. Законодательные основы управления  документооборотом	19
1.3.1. Основные направления информатизации  управления муниципальным образованием	22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (НА ПРИМЕРЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МО «КЕЗСКИЙ РАЙОН» УР)
2.1. Общая характеристика Администрации  МО «Кезский район» УР	28
2.2. Анализ системы управления  в муниципальном образовании	34
2.3. Оценка эффективности использования системы управления документооборотом	44
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
3.1. Особенности и проблемы системы  управления документооборотом	50
3.2. Разработка предложений по  совершенствованию системы управления  документооборотом	56
3.3. Оценка эффективности внесенных  предложений	62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ	80
ПРИЛОЖЕНИЯ	84

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Актуальность темы исследования выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что документационное обеспечение управления является важной функцией в деятельности администрации Муниципального Образования.

Управление документооборотом Администрации Муниципального Образования основано на следующих нормативно-правовых документах: ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения); ГОСТ Р 52292-2004 (Электронный обмен информацией. Термины и определения); ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования); Постановление Правительства РФ от 13.08.1997г. №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Объектом исследования выступают общественные отношения в области управления документооборотом в муниципальных образованиях.

Предметом исследования является формы, методы, принципы управления документооборотом в муниципальных органах, нормативно-правовые акты, регулирующие эту деятельность.

Целью исследования выпускной квалификационной работы является совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах.

Задачи исследования поставлены следующие:

- изучить теоретические аспекты  управления документооборотом в муниципальных органах;

- провести анализ системы управления документооборотом в Архивном отделе Администрации МО «Кезский район» УР;

- выявить особенности и проблемы  системы управления документооборотом;

- разработать предложения по  совершенствованию системы управления  документооборотом;

- произвести расчет бюджетной экономической и социальной эффективности внесенных предложений.

Методологией исследования выступают общенаучные методы (историко-диалектический метод, методы анализа и синтеза, метод аналогии), специальнонаучные методы (системный, сравнительный, статистический, математический), частнонаучные методы (метод прогнозирования).

Источниковую базу работы составляют: Конституция РФ, Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 27.07.2004г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»», Устав МО «Кезский район» и Положение об Архивном отделе Администрации МО «Кезский район».

Теоретической основой работы явились труды отечественных и зарубежных исследователей, таких как Зотов В.Б., Катышева М.А.,  
Кузнецова Т.В., Медведев А.Н., Судакова А.Г., Фионова Л.Р., Саак А.Э., Тейлор Ф., Файоль А. и других, которые в своих работах раскрывают понятие информационных систем, правовую основу управления документооборотом, основные направления информатизации управления муниципальным образованием.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

В первой главе рассматриваются теоретические основы управления документооборотом в муниципальных органах: информационные системы муниципального управления, теоретические аспекты управления документооборотом и законодательные основы управления документооборотом, основные направления информатизации управления муниципальным образованием.

Во второй главе проводится анализ системы управления документооборотом Архивного отдела Администрации МО «Кезский район» УР: раскрывается организационно-правовая характеристика муниципального образования, дается анализ системы управления в муниципальном образовании, проводится оценка эффективности использования систем управления документооборотом.

В третьей главе выявляются проблемы и разрабатываются предложения по совершенствованию системы управления документооборотом, производится расчет экономической и социальной эффективности их внедрения.

В заключении на основе выводов работы даются конкретные предложения по совершенствованию системы управления документооборотом в муниципальном образовании с рассчитанной экономической и социальной эффективностью их внедрения.

Список использованных источников и литературы состоит из нормативно-правовых актов, учебников, статей.

Общий объем выпускной квалификационной работы составляет 95 страниц, из них основная часть 83 страницы, 12 страниц приложения.

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

 

 

 

1.1. Информационные системы муниципального управления

 

 

 

Всякое управление включает в себя процесс сбора, накопления, хранения, обработки и передачи информации для превращения ее в управленческие решения.

Информационный ресурс в наше время играет в сфере муниципального управления не менее важную роль, чем материальные, трудовые,  энергетические, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Различают следующие основные понятия:

- информационные ресурсы - отдельные  документы и массивы документов  в библиотеках, архивах, фондах, банках  данных, других информационных системах;

- информационная система - организационно  упорядоченная совокупность документов, массивов документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

- информационные процессы - процессы  сбора, обработки, накопления,  хранения, поиска и распространения информации.1

В Федеральном законе от 27.07.2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2 дается следующее понятие информационным системам и информационным технологиям:

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.1

Информационное обеспечение муниципального управления - это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации.

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования.

Вся поступающая в органы местного самоуправления информация фиксируется на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию,  копированию, хранению, уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством.  Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т.п.). Он разделяется на входящие,  исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структура, характеризующаяся разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.3

Эффективность информационных систем органов государственного и регионального управления и, как следствие, качество принимаемых управленческих решений в основном определяют:

- единство концепции построения  и функционирования информационных систем и служб как по вертикали - на муниципальном, региональном и федеральном уровнях, так и по горизонтали - на каждом уровне иерархии;

- полноту и комплексность информационной  поддержки всех контуров управления  в соответствии со структурой объектов государственного регулирования, а также всех этапов разрешения проблем управления - от анализа проблемных ситуаций до реализации, контроля исполнения и оценки эффективности принимаемых решений;

- скоординированность процессов  создания, внедрения, эксплуатации и развития информационных систем.

Поэтому процесс создания информационных систем для органов государственного управления координируется на всех уровнях органов власти, имеет единую методологическую базу разработки и внедрения , основывается на широком применении новых аппаратных платформ с использованием соответствующих системных и прикладных программных продуктов, а также внедряет современные методы и средства организации и функционирования баз данных.

Основная роль в информационном обслуживании структур органов государственной власти отводится информационным и информационно-аналитическим центрам, которые составляют, как правило, ядро информационной системы организационного управления. Поэтому в настоящее время во всех регионах РФ работают, модернизируются и вновь создаются информационные, информационно-аналитические, ситуационные центры, которые решают широкий спектр задач социально-экономического, аналитического и организационно-управленческого характера. В некоторых случаях они являются интегрированными, замкнутыми от федерального до регионального уровня системами.4

Муниципальная информационная система представляет собой целостную технологическую, программную и информационную среду создания, хранения, анализа и распространения информации в интересах муниципальных органов власти, предприятий и граждан. МИС является средством информационной поддержки муниципального управления, и ее необходимо рассматривать как объединение всех принятых в организации технологий обработки информации.