Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

Сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т. д.) необходимы вам для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т. д.) помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов.

Таким образом, указанные проблемы тормозят развитие Архивного отдела в экономической и социальной сферах жизни населения МО «Кезский район», мешают своевременно и качественно оказывать муниципальные услуги.

 

 

 

3.2. Разработка предложений  по совершенствованию системы  управления документооборотом

 

 

 

Предложения по совершенствованию системы документооборота сформулируем согласно обозначенным проблемам.

1. Совершенствование нормативно-правовой  базы.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего, это разработанный проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

2. Создание электронного архива.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.

Поэтому Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления:

1. Автоматизированное делопроизводство  для бумажного документооборота;

2. Электронный документооборот  и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности.

Для претворения этого решения в жизнь Microsoft совместно с партнерами предлагает тесно интегрированный комплекс программных средств:

- операционные системы Microsoft Windows® и Microsoft Windows Server;

- система управления базами  данных (СУБД) Microsoft SQL Server™;

- система автоматизированного  делопроизводства и документооборота;

- система автоматизации архивного  дела;

- сервер обмена сообщениями Microsoft Exchange Server;

- программный пакет Microsoft Office®.

Предлагаемое решение основывается на электронном контроле за операциями, производимыми с бумажными документами, а также за использованием электронных копий документов в тех случаях, когда не требуется заверять их подлинность.

3. Обеспечение сохранности архивных  документов.

На решение задачи направлены программные мероприятия:

- укрепление материально-технической базы архивных учреждений (приобретение коробок для хранения дел, приобретение реставрационного оборудования, приобретение прочего оборудования, предоставление современного здания под архив);

- создание условий для обеспечения  физической сохранности документов (содержание зданий архивов: коммунальные услуги, охрана, связь, приобретение расходных материалов);

- противопожарные мероприятия (замена  ОПС, монтаж автоматической установки  пожаротушения);

- монтаж системы поддержания  микроклимата в архивохранилищах;

- проверка наличия состояния  документов;

- выявление, учет, описание уникальных  и ОЦД;

- реставрация документов, переплет, подшивка, ремонт документов;

- выявление и восстановление  затухающих текстов документов;

- включение фондов в систему  учета.

Для решения данной проблемы для Архивного отдела выделено новое современное здание площадью 200 кв.м., где установлены система поддержания микроклимата, противопожарная система и охранная система.

4. Создание сайта архивного отдела.

При создании сайта архива в Интернет рекомендуется помещать на сайт следующую информацию.

1. Название архива - полное и  сокращенное.

2. ФИО директора архива и его  заместителей.

3. Контактная информация - почтовый  адрес, факс, контактный телефон, телефон  читального зала, адрес электронной  почты.

4. Режим работы читального зала (с указанием режима работы  в летние месяцы).

5. Краткая история архива.

6. Текст Положения об архиве, другие нормативные акты, регулирующие  деятельность архива и представляющие  интерес для пользователей.

7. Текст Правил работы пользователей  в читальном зале архива. В  случае, если архив использует «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов», достаточно сделать ссылку на сайт «Архивы России» (www.rusarchives.ru), где этот текст помещен.

8. Информация о текущей деятельности  архива, в том числе об исполнении  социально-правовых запросов, информировании органов государственной власти, о научно-исследовательской работе, о развитии НСА, о работе по обеспечению сохранности документов, о готовящихся публикациях.

9. Сведения о программах (местных, региональных), в реализации которых  участвует архив.

10. Сведения о мероприятиях, проводимых  архивом:

10.1 выставки: название, время и место  проведения, состав участников, общая  характеристика экспонируемых материалов; возможно - изображения выставочного  зала, отдельных экспонатов;

10.2 конференции, семинары: название, время и место проведения, программа, состав участников, тексты тезисов выступлений.

11. Краткие сведения о проектах, в том числе международных, которые  реализует архив. Описание планируемых  проектов, при необходимости - с приглашением  участвовать в их финансировании (фондрейзинг).

12. Общее описание состава и  содержания документов, хранящихся  в архиве.

13. Сведения о новых поступлениях  и рассекреченных документах (в  форме гипертекста или базы  данных).

14. Описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним.

15. Научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров  по фондам архива.

16. Перечень тематических БД  по документам архива.

17. Каталог библиотеки архива.

18. Библиография документальных  публикаций, других публикаций с  использованием документов архива, публикаций об архиве.

19. Тексты публикаций об архиве, выступлений сотрудников архива  на конференциях, заседаниях ЗНМС  и т.д.

20. Перечень изданий, которые можно приобрести в архиве.

21. Информация об организации  работы по исполнению социально-правовых  запросов: режим приема, сведения, необходимые  для их исполнения, языки, на которых  принимаются запросы.

22. Перечень услуг, оказываемых  архивом с разделением на бесплатные и платные (с указанием расценок).

Оцифрованные копии отдельных документов или их фрагментов рекомендуется помещать на сайте только в качестве иллюстративного или рекламного материала, поскольку копирование документов является платной услугой.

Размещение сайта осуществляется на сервере другой неспециализированной организации, предоставляющей бесплатно место на своем сервере и выход в Интернет - через администрацию МО «Кезский район».

Создание сайта с размещением не только описаний, но и оцифрованных образов позволит обеспечить через сеть Интернет самый широкий доступ к архивным богатствам России, гарантируя при этом полную сохранность оригинала.

5. Предоставление платных услуг.

Депозитарное хранение документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Депозитарное хранение архивных документов подразумевает обеспечение рационального размещения, сохранности документов в архивохранилище - специально оборудованном помещении для хранения архивных документов. В архивохранилище соблюдается режим хранения архивных документов - это совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых для обеспечения сохранности документов.

Кроме того услуги по депозитарному хранению являются гораздо менее затратными, по сравнению с организацией своего собственного склада для хранения документов. Необходимо учитывать, что организации, занимающиеся депозитарным хранением документов, предоставляют дополнительно широкий спектр архивных услуг, которыми при необходимости так же можно воспользоваться, не прибегая к помощи других организаций.

Депозитарное (внеофисное) хранение документов особенно актуально для организаций, не имеющих своего архива. Как правило, если нет штатного архивиста, то документы хранятся у исполнителей. Когда шкафы не вмещают всех документов, то часть их перевязывают веревками и складывают в коробки, которые занимают свободные места в офисе (на шкафах, под столами, в коридоре). При таком хранении поиск любого документа превращается в настоящую пытку для сотрудников и занимает у них большое количество времени, отвлекая от основных обязанностей.

Прайс-лист на платные услуги архива представлен в приложении 4.

Таким образом, проблем в работе Архивного отдела достаточно, и решать их нужно своевременно. Несмотря на сложные финансово-экономические условия, архив старается сохранить темп проводимых работ и качественный уровень предоставляемых им услуг.

 

 

 

3.3. Оценка эффективности  внесенных предложений

 

 

 

Проведем оценку эффективности внесенных предложений по совершенствованию системы управления документооборотом в муниципальных органах.

1. Совершенствование нормативно-правовой базы проведем по Положению об Архивном отделе.

В целях приведения нормативных правовых актов Администрации МО «Кезский район» в соответствие с действующим законодательством предложено внести изменения в Положение об Архивном отделе.

В первую очередь необходимо проработать раздел 1 — «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ».

Обязательно должно быть отражено полное и кратное наименование структурного подразделения Администрации МО «Кезский район».

Добавить пункт 1.8. в следующем изложении: «1.8. Полное наименование: Архивный отдел Администрации муниципального образования «Кезский район» Удмуртской Республики Российской Федерации. Сокращенное наименование: Архивный отдел».

По реализации полномочий необходимо уточнить перечень документов, согласно которых осуществляется исполнение полномочий в области архивного дела.

Абзац 2 пункта 1.1. изложить в следующей редакции: «В соответствии с Законами Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» №131-ФЗ от 06.10.2003г., «Об архивном деле в Россиской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004г., Законом Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Удмуртской республики в сфере архивного дела» №82-РЗ от 29.12.2005г., Уставом муниципального образования «Кезский район» архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и находящихся на территории муниципального образования «Кезский район».