Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

Благодарность объявляется персоналу отдела за следующие достижения:

- выполнение на высоком уровне своих трудовых функций;

- перевыполнение плановых заданий;

- успехи в повышении качества выполняемых работ, оказываемых услуг;

- проведение отдельных, разовых мероприятий по поручению руководства Администрации МО «Кезский район»..

Проведем анализ качественной характеристики персонала (по возрасту, по образованию, полу) (табл. 2).

Таблица 2

Качественная характеристика персонала Архивного отдела МО «Кезский район»

 

Показатель	2008 год	2009 год	2010 год	2011 год	2012 год
Возраст, лет Начальник 1-й  специалист-эксперт 2-й  специалист-эксперт	49 29 32	50 30 33	51 31 34	52 32 35	53 33 36
Образование, чел. высшее среднее специальное среднее	3 0 0	3 0 0	3 0 0	3 0 0	3 0 0
Пол мужской женский	0 3	0 3	0 3	0 3	0 3

 

Как показывает таблица 2, 100% работников составляют женщины. Женщины лучше поддаются обучению и воспитанию, но они более консервативны, осторожны - все это выражение лучшей адаптированности к среде. Средний возраст работников Архивного отдела 40 лет, возраст в котором еще не поздно заниматься дополнительным образованием, получить основы компьютерной грамотности.

Архивный отдел находится в подчинении Главы Администрации «Кезского района».

Проведем анализ эффективности управления Администрации «Кезского района» и взаимодействия ее с Архивным отделом.

            Для оценки эффективности муниципальной системы управления могут использоваться следующие методы37:

1. Оценка степени достижения основных целей системы управления:

Эц = Кув * Куж * Кунпч     (6)

где Эц – обобщенный коэффициент достижения цели системы управления;

Кув - коэффициент уровня выживания населения. Определяется как отношение числа родившихся на территории к числу умерших граждан за тот же период. Если это отношение больше 1, то управленческую деятельность на данной территории можно считать эффективной;

Куж – коэффициент уровня жизни населения на соответствующей территории. Определяется как отношение величины прожиточного минимума за период оценки к этой величине за предыдущий год. Если это отношение больше 1, то управленческую деятельность на данной территории можно считать эффективной;

Кунпч – коэффициент уровня нарушений прав человека на соответствующей территории за определенный период. Определяется отношением количества случаев нарушений прав человека, юридически установленных органами власти за текущий и базисный периоды.  Если это отношение больше 1, то управленческую деятельность на данной территории можно считать эффективной.

Эц2011 = 412/380 * 5635/4665 * 271/260 = 0,04 * 1,20 * 1,04 = 0,05

Эц2012 = 387/342 * 5423/5635 * 328/271 = 1,13 * 0,96 * 1,21 = 1,31

Эц2013 план = 400/360 * 5753/5423 * 320/328 = 1,11 * 1,06 * 0,98 = 1,15

Степень достижения основных целей системы управления в 2011 году неэффективная, в 2012 году эффективность управления увеличивается, но по плану на 2013 год ожидается снижение эффективности управления.

2. Для оценки эффективности системы управления необходимо, прежде всего, определить экономичность (Эк) системы:

      (7)

где З – расходы на содержание и функционирование службы управления (зарплата, канцелярские расходы, амортизация, содержание легкового автотранспорта и др.);

Zp - среднегодовое количество работников, занятых в системе управления.

Чем меньше Эк, тем экономичнее система управления.

Эк2011 = 40 239,00/2 328 = 17,28

Эк2012 = 218 910,00/2 328 = 94,03

В 2012 году расходы на содержание муниципальных служащих увеличилось. Система управления не экономичная.

3. Коэффициент применения средств механизации и автоматизации в управлении (Кма):

       (8)

где Ома – объем работ, выполняемых с применением средств механизации и автоматизации, чел.-час. или %;

Ор - общий объем работ, чел.-час. или 100 %.

Кма2011 = 75/100 = 0,75

Кма2012 = 80/100 = 0,80

Объем работ, выполняемых с применением средств механизации и автоматизации в 2012 году увеличился на 10% в сравнении с 2011 годом.

Таким образом, для повышения качества и эффективности муниципального самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий необходимо обеспечить решение следующих задач:

1. Совершенствование системы муниципального управления на основе использования современных информационных и телекоммуникационных технологий;

2. Повышение открытости деятельности органов местного самоуправления посредством применения ИКТ;

3. Совершенствование информационно-технологической инфраструктуры в органах местного самоуправления МО «Кезский район»;

4. Обеспечение информационной безопасности;

5. Повышение квалификации муниципальных служащих в области использования информационных технологий.

 

 

 

2.3. Оценка эффективности  использования системы управления документооборотом

 

 

 

В МО «Кезский район» реализуются мероприятия по направлению «Модернизация системы информационного обеспечения органов местного самоуправления».

Большинство структурных подразделений органов местного самоуправления подключены к локальной вычислительной сети. К сети Internet подключены 3 из 15 сельских поселений.

Реализовывалась районная целевая программа «Информатизация на территории Кезского района на 2006-2010 годы». Разработан паспорт информатизации МО «Кезский район».

С начала 2010 года функционирует официальный сайт МО «Кезский район». Заключены соглашения с муниципальными образованиями (поселениями) на размещение информации о нормотворческой деятельности.

В 2010 году по эффективности реализации административной реформы среди органов местного самоуправления у Кезского района рейтинговый показатель - 14 место.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»38, а также со «Сводным перечнем первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления в электронном виде», утвержденном Распоряжением Правительства Российской Федерации 17.12.2009г. №1993-р39, до января 2014 необходимо осуществить поэтапный переход на предоставление муниципальных услуг в электронном виде. В 2011 году выполнены 1 и 2 этапы перехода - размещение информации об услуге и форм заявлений и иных документов, необходимых для получения соответствующих услуг, обеспечен доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде в Сводном реестре государственных и муниципальных услуг (функций) и на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

Наиболее значимым и информативным является фонд Кезского районного Совета народных депутатов и его исполнительного комитета, в котором имеются протоколы сессий, заседаний президиумов райисполкома, планы и отчеты о работе исполкома и его комиссий, бюджеты исполкома и отчеты об их исполнении. Документы по административно - территориальному делению территории района, информация о развитии местного хозяйства, сельского хозяйства, промышленности, народного образования, культуры и здравоохранения, документы о награждении граждан орденами, медалями и присвоении почетных званий жителям района, о ходе социалистического соревнования, о работе профсоюзного комитета, по выборам народных заседателей.

В фонде Управления сельского хозяйства администрации Кезского района имеются приказы начальника управления сельского хозяйства по основной деятельности, по охране труда и технике безопасности, распоряжения начальника управления, планы работы управления, сводные производственно-финансовые планы колхозов района, планы распределения сельскохозяйственной техники по колхозам и совхозам, годовые отчеты колхозов и совхозов, сводные отчеты управления по колхозам, основные показатели финансово-хозяйственной деятельности колхозов и совхозов района.

Фонд «Муниципальное учреждение «Редакция газеты «Звезда» содержит подшивку районной газеты с 1931г., фотодокументы (негативы и позитивы наиболее интересных снимков, опубликованных в газете).

Научно-техническая документация принята на хранение от государственного предприятия «Кезский лесхоз» за 1956-1997гг. в количестве 91 ед.хр., от государственного учреждения «Кезский сельский лесхоз» за 1968-1990гг. в количестве 54 ед.хр. (проекты организации лесного хозяйства, планы лесонасаждений, схематические карты лесов, планы рубок, планшеты лесничеств, таксационные описания лесов).

В архивном отделе хранятся 5 личных фондов. Наиболее интересные документы отложились в личном фонде Семакина Аркадия Николаевича  - залуженного учителя РСФСР, в котором имеется документы к биографии, почетные грамоты, медали, фотодокументы.

В таблице 3 представлена динамика документооборота за 2008-2012 годы.

                                                                                                      Таблица 3

Динамика бумажного и электронного документооборота Архивного отдела МО «Кезский район» УР 2008-2012гг.

 

Показатель	2008 год	2009 год	2010 год	2011 год	2012 год
Принято на хранение, ед. хранения бумажных документов	1613	953	2552	666	1931
В т.ч. от управленческих организаций	1194	872	762	585	1783
по личному составу	419	81	1790	81	148
Принято на хранение, ед. хранения электронных документов	-	1 (63 ед.)	-	-	1 (70 ед.)

 

Данные таблицы 3 показывают, в Архивном отделе Администрации МО «Кезский район» не организована система электронного документооборота.

Для оказания муниципальных услуг в электронном виде в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях МО «Кезский район» необходимо внедрение в 2012 году системы межведомственного электронного взаимодействия, в рамках которой будет осуществляться информационный обмен. Внедрение системы межведомственного документооборота потребует проведение работ по оснащению автоматизированными рабочими местами, аттестованными по требованиям безопасности информации.