Совершенствование системы управления документооборотом в муниципальных органах

10 дел (2 короба) * 125,00 руб. = 250,00 руб./мес.

3. Обработка документов оперативного  срока хранения (инвентаризация):

200 дел (40 коробов) * 125,00 руб. = 5 000,00 руб./мес.

 

4. Уничтожение документов:

200 дел (40 коробов) * 120,00 руб. = 4 800,00 руб.

Итого общая стоимость работ составляет: 6 000,00 + 250,00 + 5 000,00 + 4 800,00 = 16 050,00 руб.

Здесь перечислены основные виды работ и услуг. Часть работ в текущем году может не производиться, что позволит вам уменьшить стоимость работ за данный год.

В том случае, если организация для проведения выше указанных работ предпочитает держать отдельную штатную единицу архивариуса, её затраты на проведение этих работ, слагаются из фонда заработной платы архивариуса за один год.

Средняя зарплата, выдаваемая одному офисному работнику (архивариусу) в месяц составляет на сегодня около 6 000,00 руб. Для выдачи на руки этой суммы (зарплаты) необходимо начислить на данного работника сумму (фонд зарплаты), которая превышает наличную сумму в среднем на 40%, что составляет 8 400,00 безналичных рублей в месяц.

Итого фонд зарплаты одной штатной единицы архивариуса в год составляет: 8 400,00 руб. * 12 мес. = 100 800,00 руб.

Простое сравнение этих затрат показывает, что депозитарное хранение для организации позволит не только упорядочить документы, но и сэкономить более чем в два раза за счёт избавления от необходимости содержания штатной единицы архивариуса.

Таким образом, передача документов на архивное хранение дает множество плюсов:

- экономия денег - организация архивного хранения документов требует гораздо меньше затрат, чем стоимость аренды, выплачиваемой за офисное пространство, используемое под архивное хранение. Передача документов на хранение позволяет получить свободное пространство в офисе, которое может быть использовано более рационально.

- не нужен дополнительный персонал - передача документов на архивное хранение сторонним специалистам дает не только возможность избавиться от кучи пыльных документов, но и избавляет от дополнительных затрат на наем нового персонала или обучение для работы с архивом уже имеющегося. А такое хранение бухгалтерских документов избавляет от необходимости создавать свою собственную информационную службу безопасности.

На сегодняшний день на территории Кезского района осуществляют свою деятельность по производству сельскохозяйственной продукции 14 сельскохозяйственных производственных кооперативов (колхозов), 3 Общества с ограниченной ответственностью, 26 крестьянских фермерских хозяйства, 41 индивидуальных предпринимателя без образования юридического лица. Всего 84 предприятия.

Примерный доход Архивного отдела, в случае привлечения всех предприятий к депозитарному хранению, может составить 16 050,00 * 84 = 1 348 200,00 руб.

Средняя стоимость хранения одного дела 10,00 руб. В год принимается на хранение около 430 дел. Стоимость их хранения составит 4 300,00 руб. В случае привлечения всех предприятий Кезского района расходы на депозитарное хранение составят 4 300,00 * 84 = 361 200,00 руб.

Рассчитаем абсолютный эффект по формуле 10:

Абсолютный эффект = 1 348 200,00 – 361 200,00 = 987 000,00 руб.

Рассчитаем срок окупаемости затрат по формуле 11:

Ток = 361 200,00 / 1 348 200,00 = 0,28 лет или 3 месяца и 1 неделя.

Финансирование мероприятий возможно за счет проводимой в Кезском районе Административной реформы44 в 2012-2013 годах, цель которой повышение качества и доступности услуг, оказываемых оранами местного самоуправления и муниципального управления МО «Кезский район»; повышение удовлетворенности жителей МО «Кезский район» деятельностью органов местного самоуправления; повышение эффективности деятельности органов местного самоуправления МО «Кезский район» и Программы информатизации органов местного самоуправления в муниципальном образовании «Кезский район» на 2011 – 2013 годы, утвержденной постановлением Администрации МО «Кезский район» от 16 декабря 2010 года №1742/145.

В числе мероприятий указанной программы:

- обеспечение доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления муниципального образования «Кезский район» с помощью Интернет-сайтов;

- предоставление гражданам и организациям информации об условиях предоставления муниципальных услуг.

Таким образом, предложенные мероприятия позволят решить проблемы Архивного отдела: совершенствование нормативно-правовой базы, а именно положения об Архивном отделе позволит обеспечить качественное функционирование Архивного отдела Администрации МО «Кезский район». Абсолютный эффект от внедрения электронного архива составит 563 380,80 руб., при его окупаемости всего за 1 месяц и 1 неделю. Для обеспечения сохранности архивных документов будет выделено новое здание с современным противопожарным, охранным и климатическим оборудованием, что позволит увеличить объем архивных документов в 2 раза за счет увеличения площади хранилищ. 100% документов будут находиться в условиях, обеспечивающих гарантированную сохранность документов архивных фондов. Создание сайта Архивного отдела предоставит пользователям возможность равного и свободного доступа к архивной информации, так как создание современного научно-справочного аппарата и применение новейших информационных технологий позволяют сделать работу пользователей в архивах более простой и эффективной, расширить круг исследователей, увеличить количество выдаваемых дел и сократить сроки предоставления информации. А предоставление платных услуг для всех форм и видов организаций в виде депозитарного хранения документов принесет Архивному отделу 1 348 200,00 руб. дохода, который возможно будет направить на укрепление материально-технической базы Архивного отдела.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Целью данного исследования являлась разработка предложений по совершенствованию системы управления документооборотом в муниципальных органах.

В ходе достижения цели были решены поставленные задачи, которые соответствуют главам выпускной квалификационной работы.

В первой главе рассмотрены теоретические основы управления документооборотом в муниципальных органах: информационные системы муниципального управления, теоретические аспекты управления документооборотом и законодательные основы управления документооборотом.

Во второй главе проведен анализ системы управления документооборотом Архивного отдела Администрации МО «Кезский район УР»: раскрыта организационно-правовая характеристика муниципального образования, дан анализ системы управления в муниципальном образовании, проведена оценка эффективности использования систем управления документооборотом.

В третьей главе выявлены проблемы и разработаны предложения по совершенствованию системы управления документооборотом.

Обозначены следующие проблемы Архивного отдела:

1. Проблема несовершенства нормативно-правовой базы в области документооборота.

2. Проблема износа архивных фондов.

3. Проблема обеспечения сохранности  архивных документов.

4. Проблема «публичности» архивных  документов.

5. Проблема привлечения дополнительных  денежных средств.

Исходя из проблем, были разработаны нижеследующие предложения по повышению эффективности системы управления документооборотом в муниципальных органах и рассчитана эффективность их внедрения.

1. Совершенствование нормативно-правовой  базы проведем по Положению  об Архивном отделе.

В целях приведения нормативных правовых актов Администрации МО «Кезский район» в соответствие с действующим законодательством предложено внести изменения в Положение об Архивном отделе.

Изменения в Положение составлены в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава МО «Кезский район», и не противоречит их нормам.

Внесение изменений позволит обеспечить качественное функционирование Архивного отдела Администрации МО «Кезский район».

2. Предложение по созданию электронного  архива.

Для претворения этого решения в жизнь Microsoft совместно с партнерами предлагает тесно интегрированный комплекс программных средств.

Предлагаемое решение основывается на электронном контроле за операциями, производимыми с бумажными документами, а также за использованием электронных копий документов в тех случаях, когда не требуется заверять их подлинность.

Экономия от внедрения электронного архива:

Сокращение срока поиска документов – 16 480,80 руб.

Высвобождение дополнительных площадей – 608 000,00 руб.

Итого – 624 480,80 руб.

Срок окупаемости предложения – 1 месяц и 1 неделя.

3. Создание условий для обеспечения сохранности архивных документов.

Для обеспечения сохранности архивных документов выделено новое здание S=200 кв.м. Внутри здания установлено современное противопожарное, охранное и климатическое оборудование.

Результатом от внедрения данного мероприятия станет увеличение объема архивных документов в 2 раза за счет увеличения площади хранилищ. 100% документов будут находиться в условиях, обеспечивающих гарантированную сохранность документов архивных фондов.

Срок окупаемости затрат 66 лет и 9 месяцев. Это связано с высокой стоимостью вновь вводимого здания и оборудования, срок полезного использования которых более 30 лет.

4. Создание сайта Архивного отдела.

Ежегодно на поддержание работоспособности сайта будет тратиться 8 800 руб.

Согласно Административного регламента Архивного отдела Администрации МО «Кезский район» по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов»: Утвержден Постановлением Администрации МО «Кезский район» от 14 ноября 2011 года №1763 предоставление муниципальной услуги архивным отделом осуществляется бесплатно.

Реализация мероприятия по созданию сайта предоставляет пользователям возможность равного и свободного доступа к архивной информации, так как создание современного научно-справочного аппарата и применение новейших информационных технологий позволяют сделать работу пользователей в архивах более простой и эффективной, расширить круг исследователей, увеличить количество выдаваемых дел и сократить сроки предоставления информации.

5. Предоставление платных услуг.

Государственные и муниципальные архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации.

Примерный доход Архивного отдела, в случае привлечения всех предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории Кезского района, к депозитарному хранению, может составить 16 050,00 * 84 = 1 348 200,00 руб.

Данные средства в дальнейшем можно направить на укрепление материально-технической базы Архивного отдела.

Срок окупаемости затрат 3 месяца и 1 неделя.

Финансирование мероприятий возможно за счет проводимой в Кезском районе Административной реформы в 2012-2013 годах и Программы информатизации органов местного самоуправления в муниципальном образовании «Кезский район» на 2011 – 2013 годы, утвержденной постановлением Администрации МО «Кезский район» от 16 декабря 2010 года №1742/1.

Таким образом, предложенные мероприятия позволят решить проблемы Архивного отдела: совершенствование нормативно-правовой базы, а именно положения об Архивном отделе позволит обеспечить качественное функционирование Архивного отдела Администрации МО «Кезский район». Для обеспечения сохранности архивных документов будет выделено новое здание с современным противопожарным, охранным и климатическим оборудованием, что позволит увеличить объем архивных документов в 2 раза за счет увеличения площади хранилищ. 100% документов будут находиться в условиях, обеспечивающих гарантированную сохранность документов архивных фондов. Создание сайта Архивного отдела предоставит пользователям возможность равного и свободного доступа к архивной информации, так как создание современного научно-справочного аппарата и применение новейших информационных технологий позволяют сделать работу пользователей в архивах более простой и эффективной, расширить круг исследователей, увеличить количество выдаваемых дел и сократить сроки предоставления информации. А предоставление платных услуг для всех форм и видов организаций в виде депозитарного хранения документов принесет Архивному отделу 1 348 200,00 руб. дохода, который возможно будет направить на укрепление материально-технической базы Архивного отдела.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

Нормативно-правовые акты

 

 

 

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. // Рос.газ. 2009. 21 янв.
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. 28.07.2012) // Рос.газ. 2006. 29 июл.
3. Федеральный закон от 26.12.1995г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. 29.12.2012) // Рос.газ. 1995. 29 дек.
4. Федеральный закон от 08.02.1998г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. 29.12.2012) // Рос.газ. 1998. 17 февр.
5. Федеральный закон от 27.07.2004г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. 30.12.2012) // Рос.газ. 2004. 31 июл.
6. Федеральный закон от 25.12.2008г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции» (ред. 29.12.2012) // Рос.газ. 2008. 30 дек.
7. Федеральный закон от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (ред. 28.07.2012) // Рос.газ. 2010. 30 июл.
8. Федеральный закон от 22.10.2004г. № 25-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ, 2004, №43, ст.4169; 2006, №50, ст.5280; 2007, №49, ст.6079; 2008, №20, ст.2253; 2010, №31, ст.4196.
9. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997г. №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (ред. 18.12.2012) // Рос.газ. 1997. 21 авг.
10. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009г. №477 «Об утверждении «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // СЗ РФ, 2009, №25, ст. 3060.
11. Приказ Росархива от 27.11.2000г. №68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»» // Рос.газ. 2001. 15 февр.
12. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень НА федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 2.
13. Распоряжение Правительства РФ от 17.12.2009г. №1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде» (ред. 28.12.2011) // Рос.газ. 2009. 23 дек.
14. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 №Пр-212) // Рос.газ. 2008. 16 февр.
15. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. №28).
16. Закон УР от 30.06.2005г. №36-РЗ «Об архивном деле в УР» // Известия УР, 2005, 19 июл.; 2006, 28 дек.; 2010, 14 май.
17. Закон УР от 29.12.2005г. №82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» // Известия УР, 2006, 24 янв.; 2006, 28 дек.
18. Устав муниципального образования «Кезский район» (Утверждён решением Кезского районного Совета депутатов Удмуртской Республики №160 от 10.06.2005) (ред. 31.08.2012 №41) // Звезда. 2005. 23 авг.
19. Постановление Администрации Кезского района от 27.12.2011г. №2037 «Об утверждении муниципальной целевой программы «Административная реформа в муниципальном образовании «Кезский район» на 2012 - 2013 годы» // Официальный сайт Кезского района [Электронный ресурс]. URL: http://kez.udmurt.ru/mun_usl/adm_reform/npa/.
20. Постановление Администрации Кезского района от 16.12.2010. №1742/1 «Об утверждении муниципальной целевой программы «Информатизация органов местного самоуправления в муниципальном образовании «Кезский район» на 2011 – 2013 годы» // Официальный сайт Кезского района [Электронный ресурс]. URL: http://kez.udmurt.ru/regulatory/programs/.
21. Административный регламент Архивного отдела Администрации МО «Кезский район» по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов»: Утвержден Постановлением Администрации МО «Кезский район» от 14.11.2011г. №1763 // Официальный сайт Кезского района [Электронный ресурс]. URL: http://kez.udmurt.ru/mun_usl.
22. Положение об Архивном отделе Администрации муниципального образования «Кезский район», утвержденное распоряжением Администрации муниципального образования «Кезский район» от 25.04.2008г. №164.