Система управления документооборотом организации

Федеральное агентство по образованию  РФ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента 

и бизнес-процессов 
 

                                          Допустить дипломника к защите ГАК

                                                            «   » декабря 2009г.

                                                 Научный руководитель – д.э.н., доцент ___________ В.Н. Дейнега

                                                                               ^{подпись} 
 
 
 
 
 
 
 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА 
 

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ОРГАНИЗАЦИИ

(НА ПРИМЕРЕ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА) 
 
 

Работу выполнила ______________ Вакулина Алла Ивановна

                                       ^{подпись                             Фамилия Имя Отчество}

Группа 1 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Нормоконтролер  преподаватель ________  ________ Мотова Диана Борисовна

                            ^{должность, учен. степень    подпись            Дата                                         Ф.И.О.} 
 
 
 
 
 
 
 

Краснодар 2009

 

РЕФЕРАТ 
 

      Дипломная работа состоит из 109 с., 2 табл., 13 рис., 55 списка использованных источников, 6 приложений.

      Основные  понятия, использованные в дипломной  работе: документооборот, этапы документооборота, регистрация документов, номенклатура дел, формирование дел, автоматизированные системы.

      Цель  дипломной работы - анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

      Объект  исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

      Предмет исследования - система управления документооборотом КубГУ.

      Достижение  поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:

• проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;
• мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;
• выявление особенностей СУ документооборотом в КубГУ;
• исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;
• разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.

    В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.

   Журнал  успеваемости внедрен в работу деканата (акт № __ от 20.11. 2009г.). 
СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение……………………………………………………………………….…….4

1 Система документооборота организации…………………………………...…...9

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9

1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24

1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28

2 Сравнительная  характеристика систем документационного обеспечения ..... 34

2.1 Правила ведения  документооборота в государственном  образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57

3 Методы совершенствования  систем управления документооборотом  в КубГУ……………………………………………………………………………….66

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66

3.2 Использование  электронной подписи в работе  с документами.....................75

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81

Заключение…………………………………………………………………………94

Список использованных источников…………………………………………......98

Приложение А  Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103

Приложение Б  Приказ по студентам………………………………………..…...104

Приложение В  Распоряжение по факультету .....………………….…………....105

Приложение Г  Распоряжение по студентам…… …………………………........106

Приложение Д  Номенклатура дел деканата……………………………….........107

Приложение Е  Способы защиты информации .....……………………………..109

ВВЕДЕНИЕ 
 

      Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть  служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].

      Современное управление государственным предприятием  - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Наше  время, насыщенное информационными  технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

      К сожалению, опыт и история не раз  показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

      Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

      Проблема  управления документооборотом состоит  в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

      Актуальность  исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

      Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом  уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

      Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет [4].

      В-третьих, эффективное управление документооборотом  требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

      В-четвертых, электронный документооборот всё  чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

      Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти» [2]. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.[27], Кузнецова С.Л.[25], Куперштейна В.И.[26], Гайдуковой Л.Н.[11] и других авторов.

      В работах этих и других авторов  особый акцент делается на раскрытии:

• проектирования рациональной организации делопроизводства;
• роли и значения документа в управленческом процессе;
• автоматизация традиционных технологий документационного обеспечения;
• принципов автоматизации делопроизводства.