Система управления документооборотом организации

"justify">      - выработка предложений по ускорению прохождения и исполнения документов и укреплению исполнительской дисциплины.

      В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов. Однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов:

1. документы, контроль за исполнением которых необязателен;

2. документы, подлежащие контролю за их исполнением.

      Перечень  контролируемых документов утверждается руководителем по представлению  службы ДОУ с участием юридической службы организации.

      Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях, начиная от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших от других предприятий — начиная с даты их регистрации. Прочие сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия в резолюции или устном указании на разработку того или иного документа. В отдельных случаях срок исполнения документа определен в его содержании или исходя из необходимости осуществления его периодической подготовки к определенной дате (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. п.).

      Данные  о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и, как правило, обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых секретарем руководителю, указываются:

1. общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

2. количество (процент) выполненных с опережение установленных сроков;

3. количество (процент) не выполненных или выполненных позднее   установленных сроков;

4. задержки исполнения в рабочих долях;
5. причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок бывают:

      - слишком высокая степень централизации  полномочий;

      - перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

      - недисциплинированность сотрудников  и подведомственных организаций;

      -  недостаточные сроки для качественного  исполнения;

      - нерациональная система документооборота;

      - недостаток технических средств  оформления и тиражирования документов и другие.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения соответствующего распоряжения руководителя предприятия, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 
Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся на предприятии. Обобщенные данные о своевременности исполнения документов (в форме справки) представляются руководителю предприятия не реже одного раза в квартал.

      Таким образом, система контроля исполнения документов подразумевает наличие в организации определенных звеньев: целей, методов, объектов и субъектов контроля. Система контроля работает по общим правилам. Субъекты контроля руководствуются в своей деятельности едиными принципами и подходами, в том числе в спорных ситуациях, и используют в деловых процессах методы контроля, которые подчинены достижению единой цели. 
 
 
 
 
 

      1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления 
 

      Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

      В настоящее время регламентация  документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

      Высшей  правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

      Теоретической основой технологии внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота являются нормативные  правовые акты федерального уровня и  нормативные распорядительные акты внутреннего порядка. На современном этапе перехода общества от постиндустриального к информационному нормативная база, как основа автоматизации, должна быть определена, на мой взгляд, в следующем приоритете:

      1) Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" [5].

      2) Федеральная целевая программа "Электронная Россия 2002 - 2010 годы" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002г. N 65) [6].

      3) Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменен). В настоящее время новая редакция стандарта находится в стадии согласования.

      4) Внутренняя инструкция по работе с документами.

      5) Государственная  система  документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) [7].

      6) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [8].

      7) Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота.

      ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым  документом по организации документационного  обеспечения управления. Издана она  в 1990 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение[50].

      28 января 2002 года постановлением Правительства  РФ был утвержден окончательный  проект ФЦП "Электронная Россия". Программа ориентирована на создание технологических предпосылок для развития гражданского общества за счет обеспечения прав на свободный доступ к информации, повышение эффективности функционирования реальных секторов экономики, расширение подготовки специалистов по информационным технологиям и квалифицированных пользователей, совершенствование государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий.

      Выполнение  ФЦП "Электронная Россия" рассчитано до 2010 года и включает широкомасштабные меры, предполагающие принятие ряда законопроектов по использованию ЭЦП и переходу к электронному документообороту, реализацию проектов по созданию единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры органов государственной власти, местного самоуправления и бюджетных организаций.

      Программа должна привести к превращению нации  в "электронное общество", немыслимое без широчайшего использования  информационных технологий, а россиян - в "электронных граждан". В  частности, предусматривается перевод в электронную форму значительных объемов документооборота, публикация в Интернете всех несекретных документов органов власти всех уровней, обеспечение большинству населения самого широкого доступа во Всемирную паутину[9].

      Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам [10].

      Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

      Принципы  управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это  особенно важно, т.к. в России наблюдается  переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

      Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней [11].

      Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

      По  данному разделу можно сделать  вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности. 

      1.4. Архивное хранение

 
 

      Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

      Этот  вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

      Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений  «в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности» [12].