Система управления документооборотом организации

      Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

• проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;
• фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
• вложение документов в конверты (упаковки);
• заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

      Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

      Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

      Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

      а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

      б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

      в) согласование уточненного варианта текста документа;

      г) оформление окончательного варианта текста документа;

      д) утверждение (подписание) документа;

      е) регистрацию документа;

      ж) тиражирование документа;

      з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

      и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

      к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение). Последовательность работы с внутренними документами можно увидеть на рисунке 1.3.

      Подготовка  предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

      а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

      б) в инициативном порядке;

      в) во исполнение ранее полученного документа.

      При подготовке чернового варианта текста документа исполнитель определяет общий порядок исполнения и распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

      а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

      б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

      в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

      г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        
 
 
 

Рисунок 1.3 – Схема работы с внутренними  документами 

      Подготовку  предварительного варианта текста документа  целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету или другой носитель, после чего распечатывается на принтере.

      Редактирование  и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

      а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

      б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

      Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

      а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

      б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

      в) из текста изымаются повторы и длинноты;

      г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

      д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

      е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

      После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

      а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

      б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

      Согласование  производится:

      а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

      б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

      После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

      а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

      б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

      При приеме оформленного проекта документа  ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

      Проект  документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

      Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

      Зарегистрированный  установленным порядком документ при  необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

      После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

      Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

      Из  всего вышесказанного следует, что эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами — одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании.  
 

      1.2 Контроль исполнения документов 
 

      Одной из важнейших функций управления документооборотом является контроль исполнения документов. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

      Контроль  исполнения включает в себя несколько  последовательных этапов:

1. постановку документов на контроль;
2. проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4. учет и обобщение результатов 5контроля исполнения документов;
5. сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
6. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
7. контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
8. контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
9. контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
10. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

      Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

      Общая организация контроля исполнения документов предприятия возлагается на службу ДОУ, а в структурных подразделениях — на соответствующих начальников.

      Основными задачами при осуществлении контроля исполнения являются:

      - отслеживание хода и фиксация  фактического исполнения зафиксированных  указаний руководства, а также  входящих, исходящих и внутренних  документов, имеющих важное значение для организации;

      - обобщение сведений, получаемых  в ходе отслеживания хода и  результатов исполнения, доведение  этих сведений до руководства  в удобной для его восприятия  форме;