Система управления документооборотом организации

      В Системе реализована мощная «бухгалтерская оболочка» с неограниченным набором  направлений (осей) анализа   (117 при стандартной поставке), которая оснащена специальным инструментом (построителем формул )  для  заведения расчетов, в т.ч. и по зарплате ( 197 видов начислений и удержаний при стандартной поставке).

      Использованные  в Системе современные математические методы позволили унифицировать  учет (журналирование) любых операций на предприятии, как планируемых, так  и  фактически  выполненных, во всех сферах - от переписки  до производства изделий.  При этом бухучет представляет собой частный случай такого «журналирования».

      Примененная многомерная система анализа  позволяет вести как учет, так  и планирование  затрат в разрезе одних и тех же осей аналитики. То есть сравнивать  планируемую и фактическую эффективность (себестоимость),  например, по видам деятельности, проектам, изделиям, административным единицам, материально ответственным лицам и другим любым осям анализа.         

      В управлении  эффективностью различных проектов,  видов  деятельности и т.д. реализована возможность  просто и гибко планировать и начислять зарплату и премию любых категорий сотрудников, меняя алгоритмы расчета и контрольные показатели хоть ежедневно. Что позволяет передать эти функции руководителям подразделений, приблизив «рычаги»  управления  бизнесом к людям, реально им  руководящим. 

      В системе автоматически поддерживаются справочная информации и обновление версий на всей территории  ее функционирования.

      Система автоматически отслеживает историю изменения всех данных  и обеспечивает синхронизацию периодов существования законов, формул, условий и данных, к которым они применяются.

      В Системе достигнута простота наращивания  функциональности в процессе эксплуатации за счет использования технологий СУБД Oracle и методов объектного программирования .

      В университете создана база данных преподавателей и студентов на базе Ассsess – СУБД.

      Импорт  таблиц - Microsoft Access поддерживает импорт  данных из таблиц других баз данных Microsoft Access, а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

      При импорте данных создается их копия  в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

      Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access. Связь с таблицами - поддерживает связывание  данных из таблиц других баз данных Microsoft Access , а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox.  Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта.

      Формат  внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

      В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

      В Интерне-Центре введена программа  «Среда модульного обучения» на базе программного продукта Moodle[21]. На сайте университета есть раздел, где пользователи могут ознакомиться с такими разделами этой программы:

      1. База информационных потребностей (база учебных планов, УМК, публикаций  и конференций).

      2. Среда модульного дистанционного  обучения (SMS Moodle для разработки и размещения курсов преподавателями КубГУ).

      3. Среда малого бизнеса (wiki).

      Moodle - это программный продукт, позволяющий создавать курсы и web-сайты, базирующиеся в internet. Это постоянно развивающийся проект, основанный на теории социального конструктивизма.

      Moodle распространяется бесплатно в  качестве программного обеспечения с открытым кодом (Open Source) под лицензией GNU Public License (rus). Это значит, что Moodle охраняется авторскими правами, но и Вам доступны некоторые права. Вы можете копировать, использовать и изменять программный код по своему усмотрению в том случае если вы согласны: предоставлять код другим, не изменять и не удалять изначальные лицензии и авторские права и использовать такую же лицензию на всю производную работу.

      Moodle (Мудл) может быть установлен на любом компьютере, поддерживающем PHP, а также базы данных типа SQL (например, MySQL).

      Он  может быть запущен на операционных системах Windows или Mac и многих разновидностях linux (например, Red Hat или Debian GNU). Есть много людей, сотрудничающих с Moodle, которые обладают достаточными знаниями, чтобы помочь Вам, и даже посодействовать в создании Вашего собственного сайта Moodle.

      Слово Moodle – это аббревиатура от понятия Модулярная Объектно-Ориентированная Динамическая Обучающая Среда, которая наиболее полезна для программистов и теоретиков. Это также может быть и глаголом, который означает процесс медленного продирания сквозь дебри, изучения чего-либо по мере его появления, исправление своих ошибок, которое впоследствии ведет к развитию интуиции, сообразительности и творческих способностей. По существу, обе эти трактовки подходят, учитывая то, как разрабатывался этот проект и то, что учителя и студенты смотрят на вопрос он-лайн образования по-разному. Все, кто используют проект Moodle(Мудл) – Moodlers (Мудлеры).

      Дистанционное обучение, осуществляемое с помощью  компьютерных телекоммуникаций, имеет  следующие формы занятий.

      Чат-занятия — учебные занятия, осуществляемые с использованием чат-технологий. Чат-занятия проводятся синхронно, то есть все участники имеют одновременный доступ к чату. В рамках многих дистанционных учебных заведений действует чат-школа, в которой с помощью чат-кабинетов организуется деятельность дистанционных педагогов и учеников.

      Веб-занятия — дистанционные уроки, конференции, семинары, деловые игры, лабораторные работы, практикумы и другие формы учебных занятий, проводимых с помощью средств телекоммуникаций и других возможностей «Всемирной паутины».

      Для веб-занятий используются специализированные образовательные веб-форумы — форма работы пользователей по определённой теме или проблеме с помощью записей, оставляемых на одном из сайтов с установленной на нем соответствующей программой.

      От  чат-занятий веб-форумы отличаются возможностью более длительной (многодневной) работы и асинхронным характером взаимодействия учеников и педагогов.

      Телеконференции — проводятся, как правило, на основе списков рассылки с использованием электронной почты. Для учебных телеконференций характерно достижение образовательных задач. Также существуют формы дистанционного обучения, при котором учебные материалы высылаются почтой в регионы.

      В основе такой системы заложен  метод обучения, который получил  название «Природный процесс обучения» (Natural Learning Manner). Дистанционное обучение — это демократичная простая и свободная система обучения. Она была изобретена в Великобритании и сейчас активно используется жителями Европы, для получения дополнительного образования. Студент, постоянно выполняя практические задания, приобретает устойчивые автоматизированные навыки. Теоретические знания усваиваются без дополнительных усилий, органично вплетаясь в тренировочные упражнения. Формирование теоретических и практических навыков достигается в процессе систематического изучения материалов и прослушивания и повторения за диктором упражнений на аудио и видеоносителях (при наличии).

      В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной  автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

       Помимо этих систем университетом разработан сайт, на котором находится вся информация о нем. Любой пользователь сети Интернет может найти нужную информацию. Главная страница сайта показана на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Сайт Кубанского государственного университета 

      Следует отметить, что системы, разработанные  в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Таким образом,  из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему Синкопа, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов.

      2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом 
 

      Внедрение автоматизированных систем ДОУ нередко  сталкивается на своем пути с преградами. Внешний срез проблемы упирается  в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма, факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из-за недостаточно развитой технологии оптического распознания текста. Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологии распознания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

      Как видится АСД большинству сотрудников предприятия? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором.  
Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей - они точно знают, что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами. 
 По мнению руководства, все, что можно ожидать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов. 
После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться. 
И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а поставили систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.

      У исполнителей же часто возникает  ощущение, что с внедрением СУД  появился еще один начальник, который  постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал его по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. Квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством.