Система управления документооборотом организации

      К каждой отдельно взятой организации, в  которой внедряется система электронного документооборота и СУБД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов и т.д.

      Но  внедрение решения в рамках университета в целом позволяет достичь повышения эффективности работы ведомства за счет:

• повышения эффективности работы каждого подразделения в отдельности;
• ускорения обмена документами благодаря переходу на ЭД;
• возможности контроля за исполнением документов со стороны вышестоящей органов;
• создания централизованного постоянно доступного электронного архива документов;
• создания эффективной системы взаимодействия с гражданами и предприятиями [29].

      Одной из задач КубГУ является периодическое получение разнообразной отчетности от филиалов. Для этой цели могут быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам ведомства.

      Реализации  Федеральной целевой программы  “Электронная Россия (2002-2010 годы)”  станет основой для формирования в России системы межведомственного  электронного документооборота и повышения  уровня информационного обеспечения  управления в целом.

      Концептуальными документами ФЦП "Электронная Россия" предусмотрена организация взаимодействия между системами электронного документооборота на базе централизованной территориально-распределенной инфраструктуры, важной составляющей которой являются Информационно-коммуникационные центры [22].

      В результате успешного перехода к  использованию современных информационных технологий высшие учебные заведения экономят бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

      Автоматизация делопроизводства университета должна основываться на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов. При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

      Идея  электронного документооборота состоит  в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это  позволит значительно поднять эффективность  и снизить издержки по сравнению  со смешанным документооборотом.

      Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности работы российских ВУЗов. Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в КубГУ, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных подразделений, так и системы управления университетом в целом.

      Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

      В КубГУ делопроизводство мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, в этом случае следует обратить внимание на систему «Синкопа», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях.

      На  уровне ведомства за координацию  и контроль эффективности выполнения программы по внедрению информационных технологий традиционно отвечают службы информатизации[35].

      В целях эффективного управления процессами информатизации Кубанского государственного университета необходимо обеспечить:

      - создание эффективной организационной структуры, обеспечивающей координацию процесса информатизации университета, формирования общеуниверситетских информационных ресурсов;

      - совершенствование и унификацию организационных структур, ответственных за внедрение современных информационных технологий, на уровне отдельных подразделений;

      В структуре университета необходимо обеспечить усиление роли службы информатизации как проводника единой политики модернизации и повышения эффективности деятельности соответствующих ведомств на основе:

      - возложение на одного из заместителей ректора вопросов информатизации;

      - повышения уровня профессиональной подготовки сотрудников служб информатизации;

      - включения в сферу ответственности служб информатизации вопросов повышения эффективности деятельности университета на основе современных информационных технологий;

      - разработки типовой организационной структуры службы информатизации и набор типовых должностных инструкций;

      - внести изменения в положения о структурных подразделениях университета, отражающие задачи, полномочия и функции службы информатизации.

      В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, системы электронного документооборота находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для КубГУ  - это возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между подразделениями. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

      Создание  единой электронной базы для Кубанского государственного университета даёт возможность создать единое информационное и управленческое пространство в организации в целом. 
 

      3.2 Использование электронной цифровой подписи в работе с внутренними документами 
 

      Еще одной проблемой электронного документооборота является необходимость обеспечения  юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (далее ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

      Уже более трех лет прошло после принятия Закона, однако, по мнению многих участников рынка, процесс развития системы электронной подписи, как на федеральном, так и на местном уровнях, идет с большим трудом. Схемы обмена электронными документами между организациями до сих пор реализуются, как правило, в рамках договоров о взаимном признании электронных форм документов и соответствующих средств их аутентификации и криптозащиты[23].

      Использование ЭЦП при согласовании документов вне организации – явление  довольно редкое. Даже при внедрении  электронного документооборота внутри организации бумажное и безбумажное делопроизводство зачастую существуют параллельно, и полного перехода на электронные технологии не наблюдается.

      Потребности современной практической информатики  привели к возникновению нетрадиционных задач защиты электронной информации, одной из которых является аутентификация электронной информации в условиях, когда обменивающиеся информацией стороны не доверяют друг другу. Эта проблема связана с созданием систем электронной цифровой подписи [29].

      Электронная цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи[42].

      ЭЦП, как и другие реквизиты документа, выполняющие удостоверительную функцию (собственноручная подпись, печать и др.), является средством, обеспечивающим конфиденциальность информации[24].

      Предотвращение несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, циркулирующей в Кубанском государственном университете является важной задачей обеспечения безопасности государственной информации.

      Правовые  условия использования электронной  цифровой подписи регламентируются в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Согласно этому закону электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

      При работе с электронной цифровой подписью ее владелец подписывает электронный  документ с помощью закрытого  ключа электронной подписи и  отправляет его по внутреннему электронному документообороту. Для того чтобы  прочитать электронную подпись  необходимо, чтобы пользователь, которому предназначается документ, подписанный электронной подписью, владел открытым ключом электронной подписи (доступным любому пользователю) для подтверждения ее подлинности.

      Суть  ЭЦП можно выразить в нескольких словах: если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной и, следовательно, будет неудачной и попытка открыть сам документ.

      Использование ЭЦП при согласовании документов вне организации – явление  довольно редкое. Даже при внедрении  электронного документооборота внутри организации бумажное и безбумажное  делопроизводство зачастую существуют параллельно, и полного перехода на электронные технологии не наблюдается.

      Особенность, о которой мы упомянули, заключается в том, что такие очень «точечные» решения, как ЭЦП, востребованы в экономике и системе управления тех стран, где умеют считать время и деньги, где прозрачность и эффективность являются неотъемлемыми атрибутами успеха и где решение, позволяющее упростить более сложную процедуру, получает приоритет на внедрение [27].

      Прошло  более трех лет с момента принятия Закона об ЭЦП, но темпы его реального  применения остаются невысокими. Это дает пищу для многочисленных обсуждений данной темы на конференциях, семинарах и в прессе. Заметим, что главное острие критики, как правило, направлено на недостатки самого Закона. То, что он нуждается в доработках, не вызывает сомнения (Приложение С).

      Поскольку Кубанский государственный университет имеет достаточно сложную структуру организации, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами должно происходить на базе уже внедренных систем внутри университета. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор  функций программного обеспечения, позволяющий полностью решить некую частную задачу, в данном случае развитие ЭЦП в университете. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность.

      Для нормативного урегулирования и защиты ЭЦП в Кубанском государственном университете, специалистами ДОУ должен быть разработан ряд документов.

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3. Руководство по установлению сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.
5. Инструкция и правила по использованию ЭЦП.