Система управления документооборотом организации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Сентября 2011 в 16:08, дипломная работа

Описание работы

В первом разделе рассматриваются основные характеристики системы документооборота в организации, правила ведения документооборота, требования, предъявляемые к документообороту организации, системы контроля организации и правила работы с архивами.Во втором разделе проводится сравнительная характеристика систем документационного обеспечения управления, применяемых в КубГУ, анализ документооборота на факультете управления и психологии и рассматриваются особенности ведения документооборота в государственном учебном заведении.
В третьем разделе рассматривается программа совершенствования систем документационного обеспечения управления на основе дополнительной автоматизации.

Содержание работы

Введение……………………………………………………………………….…….4

1 Система документооборота организации…………………………………...…...9

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9

1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24

1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28

2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения ..... 34

2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57

3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ……………………………………………………………………………….66

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66

3.2 Использование электронной подписи в работе с документами.....................75

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81

Заключение…………………………………………………………………………94

Список использованных источников…………………………………………......98

Приложение А Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103

Приложение Б Приказ по студентам………………………………………..…...104

Приложение В Распоряжение по факультету .....………………….…………....105

Приложение Г Распоряжение по студентам…… …………………………........106

Приложение Д Номенклатура дел деканата……………………………….........107

Приложение Е Способы защиты информации .....……………………………..109

Скачать архив (410.75 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Файлы: 1 файл

Текст работы.doc

— 1.60 Мб (Скачать файл)

      =ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN42))

  1. Количество студентов сдавших экзамены без двоек - «Сдали экзамены»:

      =ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN21))

  1. Количество студентов, сдавших только на пятерки - «Только на отлично»

      =СУММ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y13="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y14="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y15="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y16="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y17="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y18="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y19="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y20="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y21="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y22="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y23="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y24="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y25="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y26="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y27="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y28="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y29="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y30="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y31="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y32="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y33="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y34="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y35="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y36="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y37="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y38="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y39="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y40="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y41="отл.";1;0))+СУММ(ЕСЛИ(Y42="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y43="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y44="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y45="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y46="отл.";1;0))

  1. Количество студентов, сдавших только на четверки и пятерки – «на хорошо и отлично»

      =СУММ(Y47;Z47)

  1. Количество студентов, получившие на экзамене двойки – «неуспевающие»

      =СУММ(ЕСЛИ(AB12="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB13="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB14="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB15="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB16="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB17="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB18="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB19="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB20="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB21="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB22="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB23="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB24="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB25="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB26="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB27="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB28="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB29="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB30="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB31="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB32="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB33="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB34="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB35="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB36="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB37="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB38="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB39="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB40="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB41="дво.";1;0))+СУММ(ЕСЛИ(AB42="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB43="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB44="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB45="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB46="дво.";1;0))

  1. Количество студентов, получивших по 1 неудовлетворенной оценке:

      =СУММ(ЕСЛИ($AC12=1;1;0)+ЕСЛИ($AC13=1;1;0)+ЕСЛИ($AC14=1;1;0)+ЕСЛИ($AC15=1;1;0)+ЕСЛИ($AC16=1;1;0)+ЕСЛИ($AC17=1;1;0)+ЕСЛИ($AC18=1;1;0)+ЕСЛИ($AC19=1;1;0)+ЕСЛИ($AC20=1;1;0)+ЕСЛИ($AC21=1;1;0)+ЕСЛИ($AC22=1;1;0)+ЕСЛИ($AC23=1;1;0)+ЕСЛИ($AC24=1;1;0)+ЕСЛИ($AC25=1;1;0)+ЕСЛИ($AC26=1;1;0)+ЕСЛИ($AC27=1;1;0)+ЕСЛИ($AC28=1;1;0)+ЕСЛИ($AC29=1;1;0)+ЕСЛИ($AC30=1;1;0)+ЕСЛИ($AC31=1;1;0)+ЕСЛИ($AC32=1;1;0)+ЕСЛИ($AC33=1;1;0)+ЕСЛИ($AC34=1;1;0)+ЕСЛИ($AC35=1;1;0)+ЕСЛИ($AC36=1;1;0)+ЕСЛИ($AC37=1;1;0)+ЕСЛИ($AC38=1;1;0)+ЕСЛИ($AC39=1;1;0)+ЕСЛИ($AC40=1;1;0)+ЕСЛИ($AC41=1;1;0)+ЕСЛИ($AC42=1;1;0)+ЕСЛИ($AC43=1;1;0)+ЕСЛИ($AC44=1;1;0)+ЕСЛИ($AC45=1;1;0)+ЕСЛИ($AC46=1;1;0))

  1. Количество студентов, получивших по 2 неудовлетворенной оценке

      =СУММ(ЕСЛИ($AC12=2;1;0)+ЕСЛИ($AC13=2;1;0)+ЕСЛИ($AC14=2;1;0)+ЕСЛИ($AC15=2;1;0)+ЕСЛИ($AC16=2;1;0)+ЕСЛИ($AC17=2;1;0)+ЕСЛИ($AC18=2;1;0)+ЕСЛИ($AC19=2;1;0)+ЕСЛИ($AC20=2;1;0)+ЕСЛИ($AC21=2;1;0)+ЕСЛИ($AC22=2;1;0)+ЕСЛИ($AC23=2;1;0)+ЕСЛИ($AC24=2;1;0)+ЕСЛИ($AC25=2;1;0)+ЕСЛИ($AC26=2;1;0)+ЕСЛИ($AC27=2;1;0)+ЕСЛИ($AC28=2;1;0)+ЕСЛИ($AC29=2;1;0)+ЕСЛИ($AC30=2;1;0)+ЕСЛИ($AC31=2;1;0)+ЕСЛИ($AC32=2;1;0)+ЕСЛИ($AC33=2;1;0)+ЕСЛИ($AC34=2;1;0)+ЕСЛИ($AC35=2;1;0)+ЕСЛИ($AC36=2;1;0)+ЕСЛИ($AC37=2;1;0)+ЕСЛИ($AC38=2;1;0)+ЕСЛИ($AC39=2;1;0)+ЕСЛИ($AC40=2;1;0)+ЕСЛИ($AC41=2;1;0)+ЕСЛИ($AC42=2;1;0)+ЕСЛИ($AC43=2;1;0)+ЕСЛИ($AC44=2;1;0)+ЕСЛИ($AC45=2;1;0)+ЕСЛИ($AC46=2;1;0))

  1. Количество студентов, получивших по 3 и более неудовлетворенной оценке

      =СУММ(ЕСЛИ($AC12>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC13>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC14>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC15>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC16>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC17>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC18>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC19>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC20>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC21>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC22>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC23>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC24>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC25>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC26>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC27>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC28>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC29>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC30>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC31>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC32>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC33>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC34>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC35>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC36>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC37>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC38>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC39>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC40>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC41>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC42>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC43>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC44>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC45>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC46>=3;1;0))

      Затем были выведены следующие формулы  для подсчета успеваемости в предметооценках (рисунок 3.5):  
 
 
 
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3.5 - Подсчет успеваемости в предметооценках 

      
  1. Общее количество пятерок по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$14=F37;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF37;1;0))

  1. Общее количество четверок по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF38;1;0))

  1. Общее количество троек по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF39;1;0))

  1. Общее количество двоек по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF40;1;0))

  1. Общее количество освобожденных по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF41;1;0))

  1. Общее количество не явившихся студентов на экзамен по предмету:

      =СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF42;1;0))

  1. Абсолютная успеваемость в процентах:

      =ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AB47)/AN14*100)

      Формулы, установленные для вычисления итогового  звания студентов и для общего числа оценок по предмету, далее  с помощью автозаполнения распространяются на остальные ячейки.

      После завершения оформления рабочего листа, копируя его и редактируя копии, создаем листы для других семестров.

      Следующий этап создания электронного журнала  – защита. Она включает в себя несколько уровней и преследует различные цели. Сначала защищаем ячейки рабочих листов с целью предотвращения случайного изменения объектов журнала. Выделяем весь рабочий лист и через пункт меню «Формат - Ячейки» на вкладке «Защита» выставляем флажок «Защищаемая ячейка» (рисунок 3.6). Скрывать формулы не нужно, чтобы можно было наблюдать, по каким критериям выставляется оценки и вычисляются другие характеристики.

      После этого выделяем рабочую область, которая будет модифицироваться по ходу сессии (она выделена белым  цветом) – это ячейки для ввода названия специальности, формы обучения, курса, года, семестра, названия предметов, списков групп и оценок - там же, на вкладке «Защита» снимаем для них флажок защиты.

      

Рисунок 3.6 – Защита ячейки 

      Далее можно защитить рабочий лист паролем  в пункте меню «Сервис – Защита - Защитить лист» (Там же при необходимости снимаем защиту листа). По ходу учебного процесса можно также выставлять дополнительно защиту на ячейки с оценками, которые не подлежат исправлению.

      Для проверки исправности электронного журнала мы взяли данные группы «Документоведение и документационное обеспечение управления» очной формы обучения.

      В готовый журнал мы ввели все необходимые  данные: специальность, форму обучения, курс, год, семестр, список группы и  названия предметов, изучаемые в  данном семестре и оценки. Все остальные данные (количество студентов в группе, количество отличников, хорошистов и неуспевающих, абсолютная успеваемость и др.) вычисляются автоматически по формулам.

      Таким образом, электронный журнал успеваемости автоматизирует рутинные вычислительные процессы и облегчает работу методистов. Также данный журнал можно использовать не только на факультете управления и психологии, но и на любом другом факультете, и в любом другом вузе России.  Данные этого журнала могут служить основой для составления других документов факультета, создаваемых методистами:

      - сводная ведомость (оценки из  журнала автоматически переносятся  в нее, что сокращает работу  при подготовке документов на  государственный экзамен);

      - результаты сессий (количество тех, кто сдал сессию на «5», «4», «3», «2» и тех, кто сдал и не сдал зачет);

      - протокол стипендиальной комиссии (в журнале автоматически определяются  студенты, претендующие на получение  стипендии; данные которых могут  переноситься в протокол).

      Помимо  всего этого, открытый доступ к журналу (если его разместить на сайте университета) позволит студентам и их родителям отслеживать текущую успеваемость. 

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Проведенные исследования состояния автоматизации  процесса документооборота и анализ нормативно-правовой базы, а также разработка электронного журнала успеваемости, позволяют сделать следующие выводы:

      1) анализ автоматизированных систем  по документационному обеспечению  управления показывает, что перечисленные  преимущества автоматизированных  систем позволяют принимать своевременные и качественные управленческие решения, а это способствует достижению эффективных результатов в деятельности государственных высших учебных заведений. Автоматизация документооборота организации позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения работы с документами. Из этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления высшими учебными заведениями своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации;

Информация о работе Система управления документооборотом организации