Система управления документооборотом организации

">      Хранение  документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

      Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

      Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем – к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

      Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

      - экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

      - оформление дел;

      - описание документов постоянного  и долговременного хранения;

      - обеспечение их сохранности;

      - передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

      Ведомственным называется архив, находящийся в  непосредственном подчинении соответствующей  организации, не входящей в систему  государственной архивной службы, или  являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение[13].

      В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

      1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

      2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

      3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

      4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

      а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

      б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

      в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

      г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

      д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

      е) научной документации – 15 лет;

      ж) кино– и фотодокументов – 5 лет;

      з) видео– и фонодокументов – 3 года.

      Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

      Оформление  дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

      В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

      По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

      С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

      Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями[14].

      В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.

      За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных  подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

      Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

      Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

      Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

      Правильность  формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [15,16].

      Таким образом, программа хранения и определения  судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным  требованиям, определяя сроки хранения документов, действия с документами  по истечении сроков хранения (такие  как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям), меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения в КубГУ

1. Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении

 
 

      Кубанский государственный университет (в дальнейшем университет) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федерального подчинения. Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Университет обладает автономией и несет ответственность за свою деятельность перед обществом, государством и каждым обучающимся.

      Университет самостоятелен в подборе и  расстановке кадров, осуществлении учебной, научной, финансово-хозяйственной и иной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Университет самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, вытекающих из его Устава. Управление университетом строится на сочетании принципов единоначалия и коллегиальности.

      В широком плане миссия университета и его стратегия развития должны формироваться не только исходя из представления о нем как о производителе образовательных услуг. Университет необходимо рассматривать как творческую среду, социокультурная функция которой заключается в производстве знаний и ценностей, создания концепций, теорий, методологии, технологий, информации. Миссия Кубанского государственного университета состоит в реализации следующих ключевых компонентов:

        - образовательный − сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе;

      - научный − сохранять и приумножать потенциал российской науки по ведущим направлениям на основе лучших отечественных традиций и мирового опыта, с учетом запросов региона;

      - культурный – быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни;

      - инновационный − служить центром развития инновационности в области управления и научных разработок, предоставлять качественное классическое образование с применением инновационных методов и технологий в подготовке специалистов, развивая инновационность мышления у молодого поколения;

      - предпринимательский − развивать социально-ориентированную предпринимательскую активность, взаимодействовать с бизнесом и промышленными кругами, привлекая их к социальным программам университета, одновременно сохраняя академическую базу и традиции классического образования.

      Важнейшей задачей переходного периода является модернизация системы управления университетом, обеспечивающая адаптацию вуза к новым экономическим и социальным условиям, определение стратегических ориентиров развития на перспективу.

      В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения в учреждениях высшего профессионального образования России 24 июля 2000г. Министерство образования РФ издало Приказ N 2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении»[17]. В соответствии с этим приказом, организация делопроизводства в университете осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству, утвержденной 05.03.2005 г. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.  Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел. Он дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет общение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр), которые принимают меры к сокращению переписки, обеспечивают правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаг.