Система управления документооборотом организации

      Непосредственное  ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

      При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

      Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

      Все входящие документы обязательно  проходят регистрацию в общем отделе университета, как показано на рисунке 2.1

Рисунок 2.1. Входящие документы 

      Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

      - если в документе поставлен  срок исполнения - в указанный  срок;

      - документы без указания срока  исполнения - в месячный срок;

      - если в документе имеется пометка  «срочно» - в трехдневный срок;

      - поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях от даты подписания документа.

      Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ- ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

      Вся корреспонденция, поступающая в  вуз, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел. Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступления. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

      Внутренние  документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в общем отделе. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

      Из  всего этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления университетом своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в нем. Документооборот ведется в соответствии с законодательными актами, приказами и другими нормативными документами РФ.

      2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ 
 

      Для решения задач по автоматизации  особенно актуально решение вопроса  о том, кто, собственно, будет этим заниматься. Для начала следует определиться с тем, будут работы проводиться  своими силами или с привлечением подрядчиков. Внедрение системы  автоматизации и анализ её воздействия, как и любое серьезное преобразование в организации, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют методологическую базу. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы[18].

      В настоящее время в университете применяются несколько автоматизированных систем: Парус, Синкопа, Среда модульного обучения и Ассsess.  Рассмотрим их подробнее.

      Программа «Парус» применяется в бухгалтерии университета. Программные продукты «ПАРУС» (ПП «ПАРУС») — предназначены для автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного уровня[19].

      В основу «ПАРУС» положены следующие основные принципы:

1. архитектура "файл-сервер";
2. интеграция с программными продуктами других разработчиков;
3. Готовое решение плюс гибкие возможности настройки.

      Функциональные  возможности программы обеспечивают:

• подготовку, оформление и учет платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, приходных накладных и накладных на отгрузку, доверенностей, авансовых отчетов, входящих и исходящих счетов-фактур, товарных отчетов, документов на внутреннее перемещение ТМЦ;
• учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;
• учет товаров, материалов и МБП по средним, учетным ценам, ценам FIFO, LIFO, формирование оборотных и сальдовых ведомостей по движению ТМЦ;
• инвентарный учет простых и составных основных средств и нематериальных активов, автоматический расчет износа, построение инвентаризационных ведомостей, ведомостей по начислению износа, ведомостей по переоценке, актов приемки, передачи и списания;
• подготовку и формирование инвентаризационных описей и актов, внутренних документов на оприходование излишков и списание недостач;
• учет валютных операций, переоценку валютных активов и пассивов;
• учет готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции по калькуляциям и нормативам;
• учет затрат по сквозным и локальным накопительным аналитическим счетам, автоматическое закрытие накопительных счетов и реформация баланса;
• ведение книги покупок, книги продаж, кассовой книги, книги складского учета, книги учета доверенностей, Главной книги;
• автоматический расчет налогов и платежей во внебюджетные фонды;
• автоматизированное построение баланса и любых выходных форм квартальной и годовой отчетности.

      Программа «ПАРУС» имеет ряд важных преимуществ.

1. «ПАРУС» представляет собой готовое комплексное решение, не требующее от бухгалтера владения специальными знаниями и навыками, выходящими за рамки общепринятых норм компьютерной грамотности. Вследствие этого программа «ПАРУС » проста в освоении, надежна и удобна в работе и не требует больших эксплуатационных затрат.
2. В отличие от программы «ПАРУС » большинство программ, представленных сегодня на рынке учетных систем относятся к классу бухгалтерских конструкторов, предполагающих адаптацию тиражного решения к особенностям ведения учета на предприятии непосредственно на рабочем месте пользователя.
3. Низкая стоимость обслуживания программ «ПАРУС» объясняется свойством интегрированной системы. Среднестатистическая стоимость услуг, оплачиваемых пользователями программ «ПАРУС» в течение года сопоставима со стоимостью годового абонемента на обслуживание (25-30% от стоимости программы), тогда как для пользователей бухгалтерских конструкторов стоимость услуг, оплаченных в течение года, обычно превышает стоимость программ в несколько раз.
4. Важным преимуществом программы «ПАРУС» является тесная информационная и функциональная интеграция регистров оперативного (реестры счетов, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, доверенностей и т.д.) и бухгалтерского (журнал хозяйственных операций, оборотные ведомости по взаиморасчетам, движению ТМЦ, инвентарная картотека и т.д.) учета. Это позволяет формировать проводки по взаимозачету прямо из регистра по взаиморасчетам или сбалансировать бартерную сделку по номенклатуре с оформлением соответствующих первичных документов и последующей отработкой их в журнале хозяйственных операций, не выходя из ведомости по движению ТМЦ.
5. Реализованные в программе алгоритмы позволяют легко разбираться в сложных учетных операциях при обеспечении корректного формирования записей в журнале хозяйственных операций, оборотных ведомостях по взаиморасчетам и движению ТМЦ.  Пример: Обработка документов по продаже, когда операция по оплате отработана по данным счета, реализация проведена из счета-фактуры, а списание товаров или готовой продукции – по данным из накладной.
6. Программа позволяет осуществлять автоматическую отработку сопутствующих операций. Пример: Начисление комиссионных продавцу или премиальных – экспедитору и оценка эффективности проведенной сделки.
7. В программе «ПАРУС» реализован ряд новых учетных технологий, существенно повышающих эффективность работы бухгалтеров.
8. Технологии «микробалансов» позволяют оперативно оценивать финансовую эффективность по любому аналитическому срезу (структурное подразделение, вид деятельности, тип сделки и т.д.) и заблаговременно применять меры по оптимизации налогообложения.
9. Анализ рентабельности и оборачиваемости в разрезе номенклатуры позволяет быстро выявлять ошибки в отработке движения ТМЦ (даты прихода и списания, количество, единицы измерения, пересортица, «зависшие» по учету товары и т.д.).
10. Применение накопительных аналитических регистров позволяет избежать двойного учета на забалансовых счетах при ведении налогового учета.
11. Множественная котировка первичных документов.
12. Восстановление первичных документов по данным бухгалтерского учета.
13. Мониторинг "зависших" по учету и на складах товарно-материальных ценностей.
14. Программа «ПАРУС» имеет концептуальную и методологическую преемственность в развитии интегрированных систем в среде Windows и гарантирует пользователям высокие корпоративные стандарты качества и эффективность работы.
15. Программа «ПАРУС» отражает современные направления развития интегрированных систем.

      Понятия, используемые в программе "ПАРУС ", полностью совместимы с действующими нормативными актами (Закон о бухгалтерском учете РФ, Налоговый кодекс РФ, инструкции МНС РФ и Минфина РФ).

      Систему «СИНКОПА» (Система ИНтегрированная КОрпоративного управления Планирования и Анализа) планируют ввести в действие в университете с 2010-2011 учебного года для автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время в КубГУ автоматизированные системы документооборота практически не используются. 

      Если наука начинается с измерений, то управление бизнесом начинается с  управленческого планирования  и заканчивается анализом соответствия плана факту.

      Между стратегическим планированием  и анализом результатов современная Система должна содержать автоматизацию массы задач и функций, включая  управление производством, финансами, персоналом  и многое другое, вплоть до управления технологическим оборудованием.    

      Система управления «СИНКОПА»  соответствует этим требованиям и является электронным инструментом для полного управления предприятием или группой предприятий (в том числе  разного профиля), разнесенных территориально на любом удалении[20].  

      В системе за счет универсальных инструментов и подходов      обеспечивается возможность объединения работы практически всех категорий сотрудников  от бухгалтерии до медицины с различными видами оборудования  охранного, торгового, технологического. При этом в едином информационном пространстве обрабатывается и сохраняется  все виды информации (текстовая,  числовая, графическая,   видео и звуковая).  

      Удаленные пользователи (с разрешенными   функциями) могут работать в Системе через  Интернет без специального программного обеспечения.  

      Главной особенностью Системы является мощный единый аппарат аналитики  для бухгалтерского,  управленческого и производственного  учетов,  обеспечивающий  жесткую  увязку всей информации с первичными бухгалтерскими  данными. 

      Система содержит ядро, (как показано на рисунке 2.2) включающее  стандартную СУБД и несколько уникальных программных продуктов, с помощью которых разрабатываются  и эксплуатируются прикладные задачи, собираемые в так называемые оболочки.