Система управления документооборотом организации

      А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД.

      Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу?  
Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия. 
В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию».

      К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций.

      Единственный  выход из этой ситуации, найденный  экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на предприятии, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации.

      Это лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения АСД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны принимать во внимание и те, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и те, кто берется за ее внедрение.

      К системам, использующимся для автоматизации документооборота Кубанского государственного университета должны предъявляться гораздо более высокие требования, чем к системам, использующимся в документообороте коммерческого предприятия. Это вполне обосновано — большую часть документооборота университета представляет информация государственного значения, — приказы, отчеты, постановления, распоряжения и так далее. Обработка, хранение и транзакции подобной информации в системе электронного документооборота требует создания защищенного доступа, обеспечения безопасности транзакций документов не только внутри организации, но и с внешней.

      Кроме того, системы электронного документооборота должны иметь такие «стандартные»  функциональные характеристики, как  ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию. Применительно к управленческим характеристикам перечень требований к системам электронного документооборота несколько сужается, — это, прежде всего, соответствие организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдение установленных порядков отчетности, проверки, заверения и выдачи документов[22].

      Для успешной автоматизации работы КубГУ необходимо выявить некоторые предпосылки, которые будут служить причиной перехода организации на электронный документооборот:

      - понимание руководством университета необходимости уделять более пристальное внимание к обороту документов. Документы необходимо не только учитывать, с ними также необходимо работать: их нужно искать, согласовывать, утверждать и, в конце концов, анализировать. Естественно все это гораздо удобней делать, имея все эти документы в электронном виде; 

      - серьезное развитие систем автоматизации  бизнес-процессов привело к появлению  на рынке комплексных платформ управления документами и бизнес-процессами, которые дают возможность быстрой и дешевой настройки процессов и карточек новых документов;

      - улучшение ситуации с обеспечением  безопасного доступа территориальных  подразделений к информационным системам центрального аппарата организации;

      - развитие интеграционных технологий;

      - распространение технологии ЭЦП  и удостоверяющих центров. 

      Так как в последнее время в  понятие документооборот вкладывается все больше бизнес-процессов, связанных непосредственно с основной деятельностью организации. Делопроизводство не такая интересная задача в отрыве от бизнес-процессов, позволяющих зарабатывать деньги. Поэтому интересны платформы, которые предоставляют возможность построить решение не только по классическому документообороту, но и сделать комплексное решение, автоматизировав и обеспечивающие процессы и основные[23].

      Учитывая  тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования.

      В сложившихся условиях возникает  проблема организации эффективного документооборота между территориально распределенными подразделениями. Правильно организованная технология работы с документами позволит сократить неоправданную бюрократию («бумажную волокиту»), сэкономить временные и трудовые ресурсы, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между подразделениями.

      В настоящее время в России действует  ряд общегосударственных нормативных актов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Однако разработанные нормативные документы не регламентируют организацию документооборота в территориально-распределенных структурах организаций [24].

      В территориально-распределенной организации образуется еще один документопоток, назовем его «корпоративный». К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом структурном подразделении и направленные в любое другое подразделение, но не предназначенные для направления в сторонние организации

      Следующий вопрос, который возникает в процессе создания системы электронного документооборота — делать самим или использовать готовые программные продукты? Однозначного ответа на этот вопрос дать невозможно. Хорошую помощь в данном случае может оказать опыт внедрения подобных систем в других организациях. В случае если решено воспользоваться одним из коробочных продуктов возникает вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат предложениями — необходимо только конкретно знать конечную цель, которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя[24].

      Необходимо  иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (далее ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость[25].

      Внедрение электронного документооборота в университете требует для всех сотрудников, участвующих в работе с документами, наличия:

      - средств вычислительной техники,  адекватных по производительности  внедряемому программному обеспечению  документооборота;

      - обязательна 100%-ная оснащенность  персональными компьютерами всех  работников, работающих с документами;

      - средств связи, адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

      - автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение,  допускающее переход к электронному  документообороту;

      - психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

      - служб и технических возможностей  перевода входящих бумажных документов  в электронную форму.

      Всегда  следует помнить, что при развертывании  электронного документооборота все  сотрудники, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе органа власти. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

      Даже  краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата [26].

      Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот позволяет создать в КубГУ единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.

      Следует также отметить, что полного перевода приема входящих и рассылки исходящих  документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение  может являться нарушением прав отдельных  граждан, не имеющих доступа к  средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения "информационного неравенства". Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади при движении к информационному обществу.

      На  текущий момент в КубГУ многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.  
 

      2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота  
 

      Факультет управления и психологии – это учебно-научное подразделение Кубанского государственного университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по 10 специальностям, 4 направлениям 11 магистерским программам. Одновременно факультет проводит преподавание ряда дисциплин на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

      В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные аудитории, методические кабинеты, библиотека и компьютерные классы.

      Кафедра - основное учебно-научное подразделение  университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

      Кафедра:

      - организует и проводит на современном  уровне учебную и учебно-методическую  работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

      - формирует планы научных исследований, организует их проведение и  осуществляет контроль выполнения;

      - проводит подготовку специалистов  высшей квалификации (кандидатов  и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

      - организует и контролирует повышение  квалификации и переподготовку  преподавателей и сотрудников  кафедры;

      - предпринимает усилия по увеличению  поступлений внебюджетных средств  за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;