Система управления документооборотом организации

      Наряду  с вышеперечисленными руководствами  должны быть доработаны номенклатура дел, в которую будут внесены  основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

      Для регламентации работы с конфиденциальной информацией в                      университете должен быть создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

      Отдельно  должны быть внесены добавления и  корректировки в должностные  инструкции сотрудников университета.

      Защищенность  электронного документооборота – это самый волнующий вопрос для организации в целом.

      Во-первых, внутри модели корпоративной электронной  системы документооборота должен быть создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и не конфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

• специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, специалисты службы ДОУ (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании договоров) и начальники отделов;
• универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
• мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для начальников отделов, участвующих в управленческих процессах;
• рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

      Каждый  пользователь системы имеет свой пароль для входа.

      Во-вторых, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

      В-третьих, внутри модели корпоративного документооборота должен быть создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

      В-четвертых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции[38].

      Правила обращения с ЭЦП должны содержатся в Регламенте  использования электронной  цифровой подписи в единой системе  электронного документооборота университета. Схема работы с ЭЦП в Кубанском государственном университете на период опытной эксплуатации в общих чертах может быть представлена следующим образом.

      Исполнители документов, после подписи документов руководителями, передают делопроизводителю, регистрирующему входящую/исходящую корреспонденцию, документы в электронном виде  через сетевые папки. Делопроизводитель сверяет бумажный оригинал с электронным, и, в случае их эквивалентности, удостоверяет электронный образ ЭЦП согласно Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД. Если эквивалентность отсутствует, сотрудник возвращает документ исполнителю с пояснением причины возвращения. Вместо сверки бумажного и электронного документов делопроизводитель может отсканировать бумажный оригинал. При наличии эквивалентности или отсканированного образа документа делопроизводитель регистрирует документ и прикрепляет имеющийся текстовый образ документа, после чего регистрационная карточка документа с текстовыми образами документов, заверенными ЭЦП, уходит адресату.

      Таким образом, благодаря предлагаемой модели развития ЭЦП в                   Кубанском государственном университете электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам. К тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).  
 

      3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления 
 

      Введение  системного управления факультета управления и психологии на основе информационных технологий является не только важным и мощным механизмом, позволяющим охватывать все происходящие процессы, оперативно реагировать на изменения макро- и микроокружения, принимать взвешенные и аргументированные управленческие решения, но может и служить средством повышения конкурентоспособности.

      Автоматизированная  обработка учебной деятельности, как первый этап на пути к внедрению  концепции контроллинга, должна быть доступным вспомогательным инструментом для контроля за учебным процессом.

      Одним из средств автоматизации документооборота может служить создание электронного журнала учета успеваемости студентов. В настоящее время учет ведется в бумажном виде. Методист, согласно экзаменационной ведомости, вносит данные в журнал успеваемости на бумажном носителе. Этот процесс, учитывая большое количество групп и студентов в них, занимает много времени. В процессе этой работы (учитывая человеческий фактор) возможна неточности и исправления. Исходя из этого, создание электронного журнала успеваемости значительно сократит эту процедуру

       К техническим  и программным средствам для ведения электронного журнала предъявляются низкие требования: достаточно любого персонального компьютера с установленным на него ПО для управления электронными таблицами. Обработку результатов  успеваемости учащихся, в данном случае, можно осуществить с помощью офисного приложения Excel (рисунок 3.1).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3.1 - Электронный журнал успеваемости

      При создании журнала успеваемости для  студентов 1-5 курсов, специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» использовали программное приложение Microsoft Office – Excel 2007.

      С технической точки зрения журнал представляет собой рабочую книгу (и файл) Excel, каждый лист которой  отражает информацию по каждому семестру. Создание рабочего листа начинается с построения шаблона электронного журнала, аналогичного журналу успеваемости на бумажном носителе.

      После оформления созданной области (показанной на рисунке 3.1), мы приступили к вводу формул для подсчета итоговых данных по успеваемости: абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках (рисунок 3.2).

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3.2 – Подсчет абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках

      Рассмотрим  построение формул на примере подсчета количества студентов в группе. Для  этого выделяем ячейку (AN14), в которой будет подсчитываться число студентов, и заносим в нее с помощью мастера функций формулу для автоматического подсчета:

=СУММ(ЕСЛИ(B12=0;0;1)+ЕСЛИ(B13=0;0;1)+ЕСЛИ(B14=0;0;1)+ЕСЛИ(B15=0;0;1)+ЕСЛИ(B16=0;0;1)+ЕСЛИ(B17=0;0;1)+ЕСЛИ(B18=0;0;1)+ЕСЛИ(B19=0;0;1)+ЕСЛИ(B20=0;0;1)+ЕСЛИ(B21=0;0;1)+ЕСЛИ(B22=0;0;1)+ЕСЛИ(B23=0;0;1)+ЕСЛИ(B24=0;0;1)+ЕСЛИ(B25=0;0;1)+ЕСЛИ(B26=0;0;1)+ЕСЛИ(B27=0;0;1)+ЕСЛИ(B28=0;0;1)+ЕСЛИ(B29=0;0;1)+ЕСЛИ(B30=0;0;1)+ЕСЛИ(B31=0;0;1)+ЕСЛИ(B32=0;0;1)+ЕСЛИ(B33=0;0;1)+ЕСЛИ(B34=0;0;1)+ЕСЛИ(B35=0;0;1)+ЕСЛИ(B36=0;0;1)+ЕСЛИ(B37=0;0;1)+ЕСЛИ(B38=0;0;1)+ЕСЛИ(B39=0;0;1)+ЕСЛИ(B40=0;0;1)+ЕСЛИ(B41=0;0;1)+ЕСЛИ(B42=0;0;1)+ЕСЛИ(B43=0;0;1)+ЕСЛИ(B44=0;0;1)+ЕСЛИ(B45=0;0;1)+ЕСЛИ(B46=0;0;1))

      В данном случае подсчитывается сумма  логических значений. Т.к. логические функции могут принимать только 2 значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ, то мы построили логическое выражение следующим образом: если ячейка Вn равняется 0 (т.е. пустая), то получим значение ИСТИНА, и к общему числу студентов будет прибавляться 0; если ячейка Вn не равняется 0 (т.е. в ней будет вписана фамилия студента), то получим значение ЛОЖЬ, и к общему числу студентов будет прибавляться 1. Таким образом, в ячейке AN14 автоматически посчитается сумма всех 0 и 1, и мы получим общее количество студентов в группе.

      Для подсчета итоговых данных по успеваемости, мы ввели дополнительные столбцы (рисунок 3.3), которые подсчитывают:

1. Количество неудовлетворенных оценок у каждого студента:

      =СУММ(ЕСЛИ($C12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($E12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($G12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($I12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($K12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($M12=$AF$40;1;0)) 

      

2. Итоговое  звание студентов:

      2.1.«Отличник»

      =ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(C12=5;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12=5;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12=5;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12=5;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12=5;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12=5;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12=5;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12=5;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12=5;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12=5;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12=5;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"отл.";"") 

      2.2.«Хорошист»

      =ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>3;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>3;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>3;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>3;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>3;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>3;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>3;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>3;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>3;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>3;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>3;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"хор.";"") 

      2.3.«Троечник»

      =ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Z12="хор.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>2;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>2;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>2;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>2;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>2;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>2;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>2;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>2;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>2;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>2;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>2;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"тро.";"") 

      2.4.«Двоечник»

      =ЕСЛИ(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Z12="хор.";1;0);ЕСЛИ(AA12="тро.";1;0);ЕСЛИ(СУММ(C12:M12)>0;0;1));"";"дво.") 
 
 
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3.3 - Подсчет итоговых данных по успеваемости 

      Аналогичным образом были построены следующие  формулы для подсчета абсолютной успеваемости (рисунок 3.4):

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3.4 - Подсчет абсолютной успеваемости

1. Количество студентов пришедших на экзамен - «Держали экзамены»: