Система управления документооборотом организации

      2) в процессе анализа нормативно-правового обеспечения документооборота определенно, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы. Нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности. Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне;

      3) при проведении исследования  этапов внедрения автоматизированных  систем ДОУ удалось выяснить, что некоторые проблемы, возникающие  при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы;

      4) при проведении анализа состояния  автоматизации документооборота  в Кубанском государственном университете удалось выяснить, что в организации внедрены автоматизированная система «Парус», «Среда модульного обучения» и СУБД на основе Microsoft Access. В 20010 году планируется ввести программу «Синкопа», которая будет полностью удовлетворять всем необходимым требованиям для эффективной работы университета. Но нельзя также забывать, что в настоящее время постоянно появляются новые технологии, которые способны улучшить работу системы в целом. Необходимо обновлять и совершенствовать автоматизированную систему новыми внедрениями и разработками. А также важно помнить, что к системам, использующимся для автоматизации документооборота высших учебных заведений, а именно Кубанского государственного университета, должны предъявляться гораздо более высокие требования, чем к тем системам, которые используются в документообороте коммерческого предприятия. Это вполне обосновано — большую часть документооборота университета представляет информация государственного значения. Учитывая тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;

      5) основываясь на проведенном исследовании  выявлено, что внедрение автоматизированной  системы контроля успеваемости студентов на факультете управления и психологии КубГУ дает возможность работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить трудоемкость процесса контроля, в том числе за счет быстрого получения информации, автоматического создания сводной ведомости и ввода данных в бланк «Результаты сессии»;

      Внедрение автоматизированной системы «Синкопа» в КубГУ обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, так как приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

      Практическая  значимость исследования состоит в том, что его результаты, основные выводы и обобщения способствуют осознанию необходимости полной автоматизации документооборота в Кубанском государственном университете, позволяют сформировать убеждение, что российский рынок автоматизированных систем еще только формируется.

      Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот  позволяет создать в высшем учебном заведении единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.

      В результате успешного перехода к  использованию современных информационных технологий высшая школа экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, совершенствует контроль учебного процесса ВУЗов.

      В результате проделанной работы можно  сказать, что в настоящее время  развитие информационных технологий привело  к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между подразделениями и организациями является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.

      Задачи  современного общества можно решить, только применяя современные средства. Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности  работы звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 
 

      

1. Стенюков  М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. М. : А-Приор, 2007. 176 с.
2. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика. М. : ЮНИТИ, 2006. 255 с.
3. Мамотов Л.Д. Документация в информационном обществе: роль и значение документа в управленческом процессе. М. : ИНФРА – М, 2005. 389 с.
4. Медведев Д.А. Послание Федеральному Собранию Российской Федерации http://news.kremlin.ru/transcripts/5979 (дата обращения 12.11.09г)
5. Федеральный закон N 1-ФЗ // Об электронной цифровой подписи. – 2002
6. Постановление Правительства РФ N 65: федеральная целевая программа // Электронная Россия 2002 - 2010 годы. 2002
7. Кузнецова Т.В., Подольская. И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. 2007. №7. С. 34-37.
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М.: Госстандарт России, 2007
9. Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2008. № 9. С. 12-15.
10. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22 октября 2004 // Об архивном деле в Российской Федерации. – 2004
11. Гайдукова Л.Н., Янковая. В.Ф. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2007. №10. С. 8-11
12. Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000г. N 2286 // Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении. – 2000
13. Корпорация ПАРУС. Описание программы. URL: http:// www.parus.ru/?page=149 (дата обращения 12.08.2009)
14. Программа «Синкопа». Описание. URL: http://www.kih.ru/index.jsp?rel =SincopaMain&Menu (дата обращения 14.08.2009)
15. Официальный сайт разработчиков программного модуля Moodle. URL: http://docs.moodle.org/ru/%D0%9E_Moodle (дата обращения 14.08.2009)
16. Федеральный закон N 24-ФЗ от 20.02.1995 // Об информации, информатизации и защите информации. – 1995 (в редакции от 10.01.2003)
17. Охотникова А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.  М. : ЮНИТИ, 2005. – 310 с.
18. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 2008. №5. С. 28-33.
19. Кузнецов С.Л., Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело.  2006. №9. С. 14-17.
20. Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов // Делопроизводство.  2007. №2. С. 42-44.
21. Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело.  2006. №4. С. 13-15.
22. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении.  СПб. : ООО «Питер Пресс», 2006. 248 с.
23. Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство.  2006. №11. С. 18-21.
24. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса.  М. : ЮНИТИ, 2004. 416 с.
25. Серова Г.А., Митченко О.Ю. Применение компьютерных технологий // Секретарское дело. 2005. №2. С. 24-27.
26. Серова Г.А., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело.  2005. №4. С. 6-9.
27. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело.  2006. №7. С. 29-31.
28. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. 315 с.
29. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы. М. : ИНФРА, 2004. 254 с.
30. Белов А.А, Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот. 4-е изд. М. : ЮНИТИ, 2004. 256 с.
31. Саттон Д. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения. М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 246 с.
32. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. Спб. : Издательство «ДКМ - Пресс», 2008. 224 с.
33. Акопянц А.А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации»: URL: http://www.eos.ru (дата обращения 15.09. 2009).
34. Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Электронная цифровая подпись: история только начинается // Документооборот и Делопроизводство. 2007. №12. С. 12-13.
35. Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2005. №11. С. 13-19.
36. Гореткина Е.Н. Что спасет от информационного хаоса. URL: http://www.eos.ru (дата обращения 15.09. 2009).
37. Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Организация делопроизводства и управления в офисе // Секретарское дело. 2005. №9. С. 44-47.
38. Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Настоящее и будущее электронного документооборота // Электронные системы. 2004. №9. С. 13-19.
39. Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Технологии документооборота переходного периода // Документооборот и Делопроизводство. 2005. № 1. С. 12-13.
40. Афанасьев Г.Т., Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Документооборот и Делопроизводство. 2004. № 5. С. 10-19.
41. Санкина Л.В. Проблемы электронного документооборота. URL: http://www.tup.km.ru (дата обращения 15.09. 2009).
42. Васильев Д.В. Методы управления документооборотом в организации: URL: http://www.bigmir.net (дата обращения 15.09. 2009).
43. Семенов М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М. : Финансы и статистика, 2006. 350 с.
44. Мескон М. Основы менеджмента. URL: http\\www. bankreferatov.ru (дата обращения 15.09. 2009).
45. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности. М. : Монография, 2008. 204 с.
46. Гавердовский А.Н. Концепция построения систем автоматизации документооборота. М. : ЮНИТИ, 2005. 320 с.
47. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (На основе ГОСТов РФ). 4-е изд., перераб. и доп. М. : «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 144 с.
48. Гайдукова Л.Н., Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Секретарское дело. 2007. №1. С. 21-25.
49. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учебное пособие. М. : ИНФРА. М, 2007. 365 с.
50. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Делопроизводство. М. : ЮНИТИ – ДАНА, 2004. 359 с.
51. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. : ИНФРА-М, 2004. 250 с.
52. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
53. О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (в редакции от 15.10.2007). Постановление Правительства РФ N452 от 28.07.2005
54. Государственная система документационного обеспечения управления.- М.: Главархив СССР, 1991.
55. Выпускная квалификационная раота: Методические указания по выполнению дипломной работы (проекта)/ Составлена В.В. Ермоленко и др. 2008. 96 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Е 
 

Способы защиты информации