Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

В процессе изучения порядка хранения кадровой документации в ООО «Глобал Маркетинг» не соблюдается порядок подготовки и оформления дел к последующему хранению, внутренние описи дел не составляются, не проводятся проверки сроков уничтожения дел, акты о выделении к уничтожению документов не составляются. Отсутствуют места для хранения дел: металлический сейф, в котором необходимо хранить трудовые книжки, печать, а также наиболее ценную и конфиденциальную информацию, и шкафы для долговременного хранения документов.

При формировании дел и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций. Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела.

В результате реорганизации или ликвидации организации, а также социальной защищенности граждан, учредителю можно рекомендовать включить в учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на хранение в архив при реорганизации или ликвидации организации.

В ООО «Глобал Маркетинг» документация по личному составу хранится вместе с другими документами. Однако целесообразнее было бы устроить отдельное хранилище для документов по личному составу, для того чтобы отделить данную документацию от прочей, поскольку документы по личному составу носят конфиденциальный характер, и доступ к ним должен быть строго ограничен. Порядок допуска к этим документам должен определяться и утверждаться руководством.

Подводя итоги главы можно сказать, что в документировании трудовых отношений в ООО «Глобал Маркетинг» имеются определенные недостатки.

В трудовом договоре отсутствует такой реквизит как место составления или издания документа. Дату трудового договора следует располагать слева, регистрационный номер справа, а место составления документа по центру. В тексте трудового договора можно рекомендовать объединить разделы «Заключительные положения» и «Дополнительные условия» в один «Изменение и прекращение трудового договора». В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствует подпись менеджера по персоналу. В графике отпусков отсутствуют гриф утверждения и подпись директора ООО «Глобал Маркетинг». Документы о командировке рекомендуется объединить в одну форму «Командировочное удостоверение и служебное задание».

На этапе регистрации кадровых документов возникла необходимость разработки журналов регистрации трудовых договоров, служебных командировок, отпусков. Следовательно, менеджеру по персоналу рекомендуется завести и оформить необходимые журналы по регистрации кадровых документов.

По оформлению трудовых книжек в ООО «Глобал Маркетинг» недостатков не выявлено. Однако, для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо завести приходно-расходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек.

Учитывая большую ценность содержащихся в документах сведений, кадровые должны храниться отдельно в условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом кадровые документы должны быть сформированы в дела и храниться в соответствии с определенной системой.

 

Глава 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ГЛОБАЛ МАРКЕТИНГ»

3.1. Совершенствование локальной нормативной базы

Первым этапом совершенствования делопроизводства в ООО «Глобал Маркетинг», как и в любой другой организации должно стать не внедрение информационных технологий, а приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Проанализировав локальные нормативные акты ООО «Глобал Маркетинг» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами. В организации отсутствует служба документационного обеспечения управления, что сказывается на профессиональности и оперативности осуществления документооборота организации.

В деятельности ООО «Глобал Маркетинг» необходимо разработать должностную инструкцию менеджера по персоналу.

Должностная инструкция – документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно перечислять обязанности подчиненного. Ведь этот документ должен описывать прямые обязанности соответствующего специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, взаимодействие по должности и управленческую структуру, имеющую отношение к данному специалисту. Если все это в должностной инструкции отражено и, более того, соответствует действительности, у работодателя в руках отличный инструмент управления персоналом, позволяющий решать многие производственные и кадровые проблемы, а также избежать внутренних конфликтов и трудовых споров66.

Заинтересованность работодателя обусловлена его обязанностью определить трудовую функцию работника. В содержание должностной инструкции входит не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Этот документ, таким образом, приобретает особое значение при обосновании отказа в заключении трудового договора. Помимо объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определить соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при аттестации. С помощью норм, закрепленных в данных документах, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и др.

Кроме того, должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т.ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным пунктами 5 и 6 части 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, являющаяся организационным документом, создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника67.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами. Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений. Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 3768.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т.е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На все относящиеся к УСОРД документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД; класс 0200000), распространяются требования к оформлению организационных документов, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов».

Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дата;

- место разработки;

- гриф утверждения;

- виза согласования (если согласование  предусмотрено);

- подпись руководителя структурного  подразделения;

- расписка работника, подтверждающая  ознакомление с инструкцией.

Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже: должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель организации или лицо, им уполномоченное, с указанием даты69.

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)70.

Первый раздел «Общие положения» содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Следующий раздел должностной инструкции – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.