Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Количественный и качественный состав работников организации в целом и по каждому из ее структурных подразделений должно отражать утвержденное директором штатное расписание. Штатное расписание в ООО «Глобал Маркетинг» не составлено, поэтому необходимо его разработать. Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объема выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

Штатное расписание как организационно-распорядительный документ, отражающий структуру организации должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы38.

Примеры разработанного штатного расписания ООО «Глобал Маркетинг» и приказа о его утверждении представлены в Приложениях 12 и 13. При составлении штатного расписания учитывались следующие правила:

1. Номер документа устанавливается на основании порядкового номера штатного расписания, начиная с момента создания первого штатного расписания.
2. Дата соответствует дате разработки данного штатного расписания.
3. В строке «на период с «__» _____ 20__ года» указывается, с какого числа начинается действие данного штатного расписания и какой плановый период его действия.
4. Утверждается штатное расписание приказом по основной деятельности. Поэтому в грифе утверждения делается ссылка на точный регистрационный номер и дату приказа, который утвердил данное штатное расписание.
5. В грифе утверждения указывается прописью количество штатных единиц.
6. Наименования структурных подразделений указываются по степени функциональной важности. Коды проставляются по порядку. На основе кодирования структурных подразделений в коммерческой организации разрабатывается номенклатура дел организации и ее подразделений и в дальнейшем присваиваются номера дел этих структурных подразделений.
7. При указании должности в штатном расписании руководствуются Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
8. Количество штатных единиц указывается на конкретную должность.
9. Оклад (тарифная ставка) указывается конкретной цифрой.
10. Графы «Надбавка» не заполняются, поскольку в принятом в организации «Положении об оплате труда» данное понятие не используется.
11. В графе «Всего» указывается общая сумма графы «Оклад», умноженная на количество штатных единиц.
12. В графе «Примечание» указывается иная необходимая информация. Этот раздел может заполняться и после утверждения штатного расписания.

Штатное расписание утверждается приказом директора и подписывается бухгалтером.

В результате проведенного анализа организационной структуры и правового регулирования деятельности ООО «Глобал Маркетинг» были выявлены некоторые недостатки:

• В уставе организации отсутствует информация о порядке хранения документов общества, поэтому рекомендуется включить данный раздел в устав. В нем должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
• Не разработано штатное расписание. Поэтому в целях формирования штатного состава и общей численности организации были разработаны штатное расписание и приказ об утверждении штатного расписания.

1.2. Анализ локальных нормативно-правовых актов ООО «Глобал Маркетинг»

В ООО «Глобал Маркетинг» разработан ряд локальных нормативных актов, определяющих его хозяйственную, внутреннюю и иные виды деятельности. К их числу относятся:

- правила  внутреннего трудового распорядка;

- положение  о защите персональных данных;

- договор  о полной индивидуальной материальной  ответственности;

- инструкция  об обеспечении безопасности  и сохранности информации, составляющей  коммерческую тайну;

- перечень  сведений, составляющих коммерческую  тайну;

- должностная  инструкция менеджера по реализации  проектов.

Анализ организационно-распорядительной документации подразумевает под собой не только изучение содержания этих документов, но и выявление соответствия оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003.

Обязательными реквизитами документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, гриф утверждения, текст. Датой документа является дата его утверждения директором. Текст большинства документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами39.

Правила внутреннего трудового распорядка распространяются на штатных работников и специалистов ООО «Глобал маркетинг» и определяют порядок приема и увольнения сотрудников, основные обязанности сотрудников и администрации, время труда и отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины, соблюдение коммерческой и служебной тайны (Приложение 1)40.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее Правила) в ООО «Глобал Маркетинг» разработаны в соответствии с Гражданским кодексом РФ, нормами ТК РФ, уставом, миссией и другими нормативно-правовыми актами организации.

Титульный лист к Правилам не оформляется. Первый лист Правил содержит наименование организации, название, номер и дату документа, которые расположены в правой части. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти реквизиты следует располагать в левой части документа. Также рекомендуется указывать название документа заглавными прописными буквами, добавить логотип и полное наименование организации. Правила утверждены подписью руководителя организации в правом верхнем углу. При утверждении документа руководителем ООО «Глобал Маркетинг» гриф содержит – УТВЕРЖДАЮ с указанием наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Документ состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения сотрудников;
• время труда и отдыха;
• заработная плата;
• аттестация сотрудников;
• основные обязанности сотрудников;
• основные обязанности работодателя;
• меры поощрения и взыскания;
• служебная и коммерческая тайны;
• ответственность.

Самыми важными разделами, на которые необходимо обратить внимание при приеме на работу в ООО «Глобал Маркетинг» являются «Основные обязанности работника», «Служебная и коммерческая тайны», «Ответственность». Работник обязан соблюдать правила внутреннего распорядка, трудовую дисциплину, осуществлять свою деятельность честно и добросовестно, выполнять условия заключенного с ним трудового договора, беречь собственность организации и т.д. Круг обязанностей, которые выполняет каждый сотрудник по своей специальности, квалификации или должности, определяется должностными инструкциями. До подписания трудового договора работник знакомится под роспись с Правилами. При этом ознакомление с документом рекомендуется оформлять в специальном листе ознакомления.

В обязанности работодателя входят правильная организация труда работников, предоставление необходимого рабочего места, обеспечение безопасных условий труда и обязательное социальное страхование работников, выдача в установленные сроки заработной платы, а также обеспечение соблюдения Правил работниками.

В разделе «Служебная и коммерческая тайны» представлен перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию. Сотрудник организации подписывает обязательство о неразглашении сведений, составляющих служебную и коммерческую тайны. В случае нарушения настоящих Правил администрация вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание в соответствии с нормами трудового законодательства и согласно приведенному в Правилах порядку41.

Заключительным этапом подготовки Правил является их нумерация и прошивка. На оборотной стороне последнего листа необходимо сделать запись: «В Правилах внутреннего трудового распорядка пронумеровано, прошито и заверено печатью … листов». Такая запись заверяется директором.

Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в офисе организации на видном месте или на корпоративном сайте. В оформлении правил внутреннего трудового распорядка обнаружены ошибки в неправильном расположении реквизитов. В документе не указано место составления документа, неправильно оформлен регистрационный номер, дата. Также отсутствуют разделы об основных правах работодателя и сотрудников. Их рекомендуется объединить с разделами «Основные обязанности работодателя» и «Основные обязанности работников». Например, право на рабочее место, соответствующее требованиям государственных стандартов и безопасности труда42.

Положение о защите персональных данных работников (далее Положение) - локальный нормативный акт, определяющий порядок хранения и использования персональных данных работников43. Положение разработано и утверждено директором на основании ст. 24 Конституции РФ, главы 14 ТК РФ, ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. и ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г (Приложение 2).

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В состав персональных данных работников ООО «Глобал Маркетинг» входят анкета, автобиография, паспортные данные, семейное положение, сведения об образовании, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, сведения о трудовой деятельности, личные дела, трудовые книжки и т.д. Эти сведения необходимы для того, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку №Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.

Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера44. Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.

Персональные данные ООО «Глобал Маркетинг» относятся к конфиденциальной информации. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке персональных данных работника директор получает все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, указанные сведения запрашиваются работодателем только с письменного согласия работника. При этом необходимо сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.

В свою очередь работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверные, документированные персональные данные, состав которых установлен ТК РФ, своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

Последним разделом Положения является ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, в случае нарушения которых работники привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Работники знакомятся под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Здесь также рекомендуется ознакомление с документом оформлять в специальном листе или в журнале ознакомления документов.

Конфиденциальные персональные данные ограничены в доступе к ним, как правило, на 75 лет со времени создания документа, содержащего такую информацию45.

В Положении необходимо в левой верхней части указать полное наименование организации, название и место составления документа, оформить регистрационный номер, дату. Документ следует дополнить разделом «Формирование, ведение и учет личных дел», включив в него часть информации, содержащуюся в разделе «Сбор, обработка и хранение персональных данных». В нем следует указать документы, включаемые в личное дело, как оформлять личное дело, как происходит изъятие документов из личного дела, как ведется учет личных дел, где и сколько хранятся личные дела.

Положение необходимо пронумеровать, прошить и сделать соответствующую запись, заверенную печатью, на оборотной стороне последнего листа.

Дополнение к трудовому договору ООО «Глобал Маркетинг» составляет заключенный с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности, требования к которому определены в ст. 244 ТК РФ46. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя. В связи с этим в договоре указаны обязанности работника и работодателя (Приложение 3).

Работник обязуется бережно относиться к переданному ему имуществу и своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества.

Работодатель обязуется создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества, а также знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю.

Работник ставит свою подпись об ознакомлении с документом. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя.