Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы структурного подразделения в значительной мере определяются качеством этих документов. В свою очередь, качество инструкции зависит от четкости изложения смысла. В процессе разработки документа следует отредактировать текст, используя только четкие, ясные формулировки, исключающие вероятность их неоднозначного толкования. В соответствии с требованиями Ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с должностной инструкцией71.

При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза ознакомления», который включает: наименование должности, личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. На одной должностной инструкции такая виза может быть не одна, если ту или иную должность занимают два или несколько работников. В данных целях рекомендуется использовать специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Должностные инструкции формируются в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Пример разработанной должностной инструкции менеджера по персоналу представлен в приложении 7. 
3.2. Рекомендации по совершенствованию документирования трудовых отношений

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утвержденных общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путем разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

С 1 января 2013 г. в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы по учету труда и его оплаты разрабатываются каждым работодателем самостоятельно72. Исключение составляют только кассовые документы. Согласно Ч. 4 ст.9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

На практике, очевидно, что непосредственной разработкой форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты в ООО «Глобал Маркетинг» должен заниматься менеджер по персоналу - самостоятельно или взаимодействуя с сотрудниками бухгалтерии. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри ООО «Глобал Маркетинг», так и с контрагентами. И уже после того как формы таких документов продуманы и созданы, их следует передавать должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, для того чтобы он представил весь комплект форм на утверждение руководителю организации. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики.

Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует разрабатывать исходя из особенностей трудовых отношений ООО «Глобал Маркетинг» на основе перечня обязательных реквизитов, установленных Ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ73. Также необходимо руководствоваться требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р ИСО 15489:1-2007, ОК 011-93 «Общероссийским классификатором управленческой документации». Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной  жизни;

5) величина натурального и (или) денежного  измерения факта хозяйственной  жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего  сделку, операцию и ответственного  за ее оформление, либо наименование  должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием  их фамилий и инициалов либо  иных реквизитов, необходимых для  идентификации этих лиц.

Можно дать следующие рекомендации для самостоятельной разработки форм первичных учетных документов:

1. Проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при этом требований Ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
2. Следует подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности.
3. Рекомендуется отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.

Безусловно, не следует полностью отвергать формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике ООО «Глобал Маркетинг».

В ООО «Глобал Маркетинг» можно посоветовать переработать или откорректировать некоторые привычные формы документов. Например:

1. В штатном расписании может  быть исключен раздел «Надбавки», если в принятом в организации  «Положении об оплате труда» не используется такое понятие. Вместо этого раздела можно включить раздел «Премии». Следует согласиться с весьма разумным предложением о введении в данный документ новой графы для отражения часовой тарифной ставки, так как в ООО «Глобал Маркетинг» есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени (Приложение 13).

2. В приказе о приеме работника на работу следует исключить строку «Надбавка» (Приложение 9).

3. В форму графика отпусков необходимо включить визы ознакомления работников, например в виде дополнительного столбца таблицы графика (Приложение 14).

4. Можно объединить служебное задание и командировочное удостоверение. Оборотную сторону типовой формы командировочного удостоверения (отметки о прибытии и выбытии) лучше оставить без изменений, чтобы не вызывать вопросов у принимающей стороны (Приложение 15).

Пример разработанного приказа об утверждении первичных учетных документов по учету труда и его оплаты представлен в приложении 11.

Естественно, переработанные и утвержденные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заменить ранее применявшиеся формы в составе автоматизированных систем обработки кадровой документации.

Кроме того, следует решить и другие важные вопросы:

1) об установлении круга лиц, которые будут иметь право  подписания и утверждения первичных  учетных документов по учету  труда и его оплаты;

2) о порядке делегирования полномочий  по подписанию и утверждению  кадровых документов;

3) об установлении в организации  конкретного наименования видов  распорядительных документов по  личному составу: документы не  должны называться «приказ (распоряжение)», следует определиться, будут это  приказы или распоряжения;

4) об исключении из форм документов  информации об учете мнения  представительного органа работников, если такой орган не создан  в данной организации. Соответственно при последующем создании такого органа необходимо будет внести в документы названную информацию в предусмотренных законом случаях;

5) об определении видов документов, которые будут дополнительно  удостоверяться оттиском печати  организации в соответствии с  обычаями делового оборота (трудно  представить себе, например, командировочное  удостоверение, не заверенное печатями).

Следует подчеркнуть, что каждый работодатель теперь имеет возможность на основе перечня обязательных реквизитов, установленных Ч. 2 ст.9 Закона о бухучете, разработать свои бланки форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

3.3. Обеспечение сохранности  документов

Обеспечение сохранности документов в ООО «Глобал Маркетинг» должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

После исполнения документы хранятся в офисе ООО «Глобал Маркетинг». Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам организации. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в ООО «Глобал Маркетинг» не продумана и не организована должным образом.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.