Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Автором дипломной работы в целях совершенствования кадрового делопроизводства были разработаны такие документы, как должностная инструкция менеджера по персоналу, унифицированные формы по совершенствованию трудовых отношений и номенклатура дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Руководство ООО «Глобал Маркетинг» должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся в организации, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для руководства организации является использование кадровых документов при решении споров с работниками. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Анализ кадрового делопроизводства в ООО «Глобал Маркетинг» помог выявить некоторое несоответствие законодательным и нормативно-методическим актам при документировании трудовых отношений и работе с кадровой документацией. На основании полученных результатов было проведено совершенствование изучаемых процессов, что нормализовало кадровую деятельность в организации.

Для получения представления о специфики деятельности изучаемой организации было проведено ее всестороннее исследование.

В ходе исследования деятельности ООО «Глобал Маркетинг» были изучены организационная структура и основные направления деятельности организации. На основании организационной структуры осуществляется распределение обязанностей. Создание отдельного структурного подразделения (службы кадров) в ООО «Глобал Маркетинг» невозможно, так как штатная численность сотрудников слишком мала. Ответственным за ведение кадрового делопроизводства является менеджер по персоналу. Из-за нехватки времени и детальных знаний конкретных вопросов в выполнении функций по ведению кадрового делопроизводства, были выявлены нарушения в документировании трудовых отношений и работе с кадровыми документами.

В результате проведенного анализа организационной структуры и правового регулирования деятельности ООО «Глобал Маркетинг» были выявлены некоторые недостатки. В уставе организации отсутствует информация о порядке хранения документов общества, поэтому рекомендуется включить данный раздел в устав. В нем должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Автором дипломной работы в целях формирования штатного состава и общей численности организации были разработаны такие документы как штатное расписание и приказ об утверждении штатного расписания.

В локальных нормативных документах ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют или неверно расположены такие реквизиты, как регистрационные номера, место составления и название документа, не проставлены визы ознакомления. В должностной инструкции менеджера по реализации проектов и инструкции и перечню, составляющих коммерческую тайну отсутствуют не только указанные реквизиты, но также дата, гриф утверждения и подпись руководителя. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту необходимо располагать слева, а гриф утверждения, подпись руководителя – справа. Рекомендуется указывать название документа заглавными прописными буквами, добавить логотип и полное наименование организации.

В инструкции об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг содержатся сведения о хранении документов, не соответствующие действительности, так как в офисе ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют указанные места для хранения документов.

В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, информация, раскрывающая штатное расписание компании и условия оплаты труда не может быть включена директором ООО «Глобал Маркетинг» в соответствии с Федеральным Законом «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ.

В результате подробного изучения локальных нормативных актов ООО «Глобал Маркетинг» предлагаются следующие рекомендации. Для проставления виз ознакомления рекомендуется оформить листы или журналы ознакомления с документами. В правилах внутреннего трудового распорядка рекомендуется включить разделы «Основные права работодателя» и «Основные права работников», объединив их в разделы основных обязанностей работодателя и работников.

Инструкцию об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг» и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации рекомендуется объединить и оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Помимо локальных актов для своевременной и эффективной работы с документами в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо разработать следующие документы:

- должностная инструкция менеджера по персоналу;

- инструкция  по кадровому делопроизводству;

- номенклатура  дел;

- положение об экспертной  комиссии.

Проведен анализ документирования трудовых отношений, который показал, что для оформления соответствующих процедур применяются почти все унифицированные формы, за исключением тех унифицированных форм, которые и не должны применяться в деятельности организации (Т-2ГС (МС), Т-4, Т-5). При приеме на работу в ООО «Глобал Маркетинг» были обнаружены следующие ошибки. В трудовом договоре отсутствует такой реквизит как место составления или издания документа. Дату трудового договора следует располагать слева, регистрационный номер справа, а место составления документа по центру. В тексте трудового договора можно рекомендовать объединить разделы «Заключительные положения» и «Дополнительные условия» в один «Изменение и прекращение трудового договора». В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствует подпись менеджера по персоналу.

В графике отпусков отсутствуют гриф утверждения и подпись директора ООО «Глобал Маркетинг». Документы о командировке рекомендуется объединить в одну форму «Командировочное удостоверение и служебное задание».

На этапе регистрации кадровых документов возникла необходимость разработки журналов регистрации трудовых договоров, служебных командировок, отпусков. Следовательно, менеджеру по персоналу рекомендуется завести и оформить необходимые журналы по регистрации кадровых документов.

По оформлению трудовых книжек в ООО «Глобал Маркетинг» недостатков не выявлено. Однако, для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо завести приходно-расходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек.

В процессе изучения порядка хранения кадровой документации в ООО «Глобал Маркетинг» не соблюдается порядок подготовки и оформления дел к последующему хранению, внутренние описи дел не составляются, не проводятся проверки сроков уничтожения дел, акты о выделении к уничтожению документов не составляются. Отсутствуют места для хранения дел: металлический сейф, в котором необходимо хранить трудовые книжки, печать, а также наиболее ценную и конфиденциальную информацию, и шкафы для долговременного хранения документов.

В целях совершенствования кадрового делопроизводства приводились рекомендации по работе с локальными актами и кадровыми документами организации. Недостающие документы были разработаны автором дипломной работы и сейчас применяются в кадровой деятельности: должностная инструкция менеджера по персоналу, номенклатура дел. В должностной инструкции менеджера по персоналу были четко определены выполняемые менеджером обязанности, включающие документирование трудовых отношений и работу с кадровыми документами. Также были даны рекомендации по совершенствованию трудовых отношений, посредством разработки новых унифицированных форм.

Разработано новое штатное расписание, в котором исключен раздел «Надбавки». Вместо этого раздела установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. В приказе о приеме работника на работу исключена строка «Надбавка». В форму графика отпусков добавлена дополнительная графа, включив визы ознакомления работников. Служебное задание и командировочное удостоверение объединены в один документ. Также разработан приказ об утверждении первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Все документы в рамках трудовых отношений являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами. Следовательно, одной из наиболее важных функций секретаря является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства. Таким образом, процесс документирования деятельности менеджера по персоналу в плане кадрового делопроизводства нуждается в серьезной доработке квалифицированными специалистами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники:

Опубликованные:

1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=2875 - Заглавие с экрана.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 05.05.2014) // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162640 - Заглавие с экрана.
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 05.05.2014) // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162744 - Заглавие с экрана.
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 05.05.2014) // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162746 - Заглавие с экрана.
5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.04.2014) // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=161349 - Заглавие с экрана.
6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.02.2014) // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=156802 - Заглавие с экрана.
7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О персональных данных» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=149747 – Заглавие с экрана.
8. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=156037 – Заглавие с экрана.
9. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013, с изменениями от 12.03.2014) «Об электронной подписи» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=148793 – Заглавие с экрана.
10. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=162626 – Заглавие с экрана.
11. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=116684 - Заглавие с экрана.
12. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 (ред. от 02.07.2013) «О языках народов Российской Федерации». // Правовой сайт КонсультантПлюс, 1992-2014.
13. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О государственном языке Российской Федерации» // Правовой сайт КонсультантПлюс, 1992-2014.
14. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=142000 - Заглавие с экрана.
15. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104953 - Заглавие с экрана.
16. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1992-2014. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=44595 - Заглавие с экрана.
17. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=579679 - Заглавие с экрана.
18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Основные требования» [Текст]. - Введ. 2007-03-12 №28-ст.
19. Системы менеджмента качества. Требования. ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.12.2008 № 471-ст).
20. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утверждена Приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33 // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=94185 - Заглавие с экрана.
21. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=44948 - Заглавие с экрана.
22. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Правовой сервер КонсультантПлюс [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=144282 – Заглавие с экрана.
23. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: - http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=47274 - Заглавие с экрана.
24. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984 - Заглавие с экрана.
25. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) от 26.12.94 №367 // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135996 - Заглавие с экрана.
26. Приказ Росстата от 06.04.2012 № 107 «Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=133360 - Заглавие с экрана.
27. ОК 011-93 от 30.12.93 №299 Общероссийский классификатор управленческой документации (ред. от 26.09.2013) // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=157386 - Заглавие с экрана.
28. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержден постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=45740 - Заглавие с экрана.
29. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержден указом Президента РФ от 6 марта 1997 г.№188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=55795 – Заглавие с экрана.