Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Октября 2015 в 13:58, дипломная работа
В дипломной работе рассмотрена тема «Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг». Ведение кадрового делопроизводства в организации позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
организовать учет личного состава;
обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
Автором дипломной работы в целях совершенствования кадрового делопроизводства были разработаны такие документы, как должностная инструкция менеджера по персоналу, унифицированные формы по совершенствованию трудовых отношений и номенклатура дел.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Руководство ООО «Глобал Маркетинг» должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся в организации, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.
Не менее важным для руководства организации является использование кадровых документов при решении споров с работниками. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.
Анализ кадрового делопроизводства в ООО «Глобал Маркетинг» помог выявить некоторое несоответствие законодательным и нормативно-методическим актам при документировании трудовых отношений и работе с кадровой документацией. На основании полученных результатов было проведено совершенствование изучаемых процессов, что нормализовало кадровую деятельность в организации.
Для получения представления о специфики деятельности изучаемой организации было проведено ее всестороннее исследование.
В ходе исследования деятельности ООО «Глобал Маркетинг» были изучены организационная структура и основные направления деятельности организации. На основании организационной структуры осуществляется распределение обязанностей. Создание отдельного структурного подразделения (службы кадров) в ООО «Глобал Маркетинг» невозможно, так как штатная численность сотрудников слишком мала. Ответственным за ведение кадрового делопроизводства является менеджер по персоналу. Из-за нехватки времени и детальных знаний конкретных вопросов в выполнении функций по ведению кадрового делопроизводства, были выявлены нарушения в документировании трудовых отношений и работе с кадровыми документами.
В результате проведенного анализа организационной структуры и правового регулирования деятельности ООО «Глобал Маркетинг» были выявлены некоторые недостатки. В уставе организации отсутствует информация о порядке хранения документов общества, поэтому рекомендуется включить данный раздел в устав. В нем должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Автором дипломной работы в целях формирования штатного состава и общей численности организации были разработаны такие документы как штатное расписание и приказ об утверждении штатного расписания.
В локальных нормативных документах ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют или неверно расположены такие реквизиты, как регистрационные номера, место составления и название документа, не проставлены визы ознакомления. В должностной инструкции менеджера по реализации проектов и инструкции и перечню, составляющих коммерческую тайну отсутствуют не только указанные реквизиты, но также дата, гриф утверждения и подпись руководителя. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту необходимо располагать слева, а гриф утверждения, подпись руководителя – справа. Рекомендуется указывать название документа заглавными прописными буквами, добавить логотип и полное наименование организации.
В инструкции об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг содержатся сведения о хранении документов, не соответствующие действительности, так как в офисе ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют указанные места для хранения документов.
В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, информация, раскрывающая штатное расписание компании и условия оплаты труда не может быть включена директором ООО «Глобал Маркетинг» в соответствии с Федеральным Законом «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ.
В результате подробного изучения локальных нормативных актов ООО «Глобал Маркетинг» предлагаются следующие рекомендации. Для проставления виз ознакомления рекомендуется оформить листы или журналы ознакомления с документами. В правилах внутреннего трудового распорядка рекомендуется включить разделы «Основные права работодателя» и «Основные права работников», объединив их в разделы основных обязанностей работодателя и работников.
Инструкцию об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг» и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации рекомендуется объединить и оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Помимо локальных актов для своевременной и эффективной работы с документами в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо разработать следующие документы:
- должностная инструкция менеджера по персоналу;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- номенклатура дел;
- положение об экспертной комиссии.
Проведен анализ документирования трудовых отношений, который показал, что для оформления соответствующих процедур применяются почти все унифицированные формы, за исключением тех унифицированных форм, которые и не должны применяться в деятельности организации (Т-2ГС (МС), Т-4, Т-5). При приеме на работу в ООО «Глобал Маркетинг» были обнаружены следующие ошибки. В трудовом договоре отсутствует такой реквизит как место составления или издания документа. Дату трудового договора следует располагать слева, регистрационный номер справа, а место составления документа по центру. В тексте трудового договора можно рекомендовать объединить разделы «Заключительные положения» и «Дополнительные условия» в один «Изменение и прекращение трудового договора». В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствует подпись менеджера по персоналу.
В графике отпусков отсутствуют гриф утверждения и подпись директора ООО «Глобал Маркетинг». Документы о командировке рекомендуется объединить в одну форму «Командировочное удостоверение и служебное задание».
На этапе регистрации кадровых документов возникла необходимость разработки журналов регистрации трудовых договоров, служебных командировок, отпусков. Следовательно, менеджеру по персоналу рекомендуется завести и оформить необходимые журналы по регистрации кадровых документов.
По оформлению трудовых книжек в ООО «Глобал Маркетинг» недостатков не выявлено. Однако, для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо завести приходно-расходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек.
В процессе изучения порядка хранения кадровой документации в ООО «Глобал Маркетинг» не соблюдается порядок подготовки и оформления дел к последующему хранению, внутренние описи дел не составляются, не проводятся проверки сроков уничтожения дел, акты о выделении к уничтожению документов не составляются. Отсутствуют места для хранения дел: металлический сейф, в котором необходимо хранить трудовые книжки, печать, а также наиболее ценную и конфиденциальную информацию, и шкафы для долговременного хранения документов.
В целях совершенствования кадрового делопроизводства приводились рекомендации по работе с локальными актами и кадровыми документами организации. Недостающие документы были разработаны автором дипломной работы и сейчас применяются в кадровой деятельности: должностная инструкция менеджера по персоналу, номенклатура дел. В должностной инструкции менеджера по персоналу были четко определены выполняемые менеджером обязанности, включающие документирование трудовых отношений и работу с кадровыми документами. Также были даны рекомендации по совершенствованию трудовых отношений, посредством разработки новых унифицированных форм.
Разработано новое штатное расписание, в котором исключен раздел «Надбавки». Вместо этого раздела установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. В приказе о приеме работника на работу исключена строка «Надбавка». В форму графика отпусков добавлена дополнительная графа, включив визы ознакомления работников. Служебное задание и командировочное удостоверение объединены в один документ. Также разработан приказ об утверждении первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.
Все документы в рамках трудовых отношений являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами. Следовательно, одной из наиболее важных функций секретаря является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства. Таким образом, процесс документирования деятельности менеджера по персоналу в плане кадрового делопроизводства нуждается в серьезной доработке квалифицированными специалистами.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники:
Опубликованные:
Информация о работе Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»