Введение
«Кадры решают
все, а не кобылы и машины».
Речь Сталина
перед выпускниками военных академий
4 мая 1935 года
Управление
персоналом (англ. Human Resource Management, HRM) -- область
знаний и практической деятельности, направленная
на обеспечение организации «качественным» персоналом
(способным выполнять возложенные на него
трудовые функции) и оптимальное его использование.
В различных источниках могут встречаться
и другие названия: управление трудовыми
ресурсами, управление человеческим капиталом,
кадровый менеджмент, менеджмент персонала.
Прозвучавший
в период индустриализации СССР лозунг:
«Кадры решают всё» [1], был и остаётся
актуальным в наше время. Стремительное
развитие технологий, внедрение новой
техники, методов организации и
управления требует от людей соответствующих навыков,
знаний и способностей для обеспечения
эффективного функционирования организаций,
достижения личных целей и интересов общества.
«Чтобы привести технику в движение и
использовать ее до дна, нужны люди, овладевшие
техникой, нужны кадры, способные освоить
и использовать эту технику по всем правилам
искусства. Техника без людей, овладевших
техникой, мертва. Техника во главе с людьми,
овладевшими техникой, может и должна
дать чудеса. Если бы на наших первоклассных
заводах и фабриках, в наших колхозах и
совхозах, в нашей Красной Армии имелось
достаточное количество кадров, способных
оседлать эту технику, страна наша получила
бы эффекта втрое и вчетверо больше, чем
она теперь имеет. Вот почему упор должен
быть сделан теперь на людях, на кадрах,
на работниках…». Речь Сталина перед выпускниками
военных академий 4 мая 1935 года [1].
Прошло более
семидесяти лет, а важность кадрового
вопроса была и остаётся на одном
из первых мест. Деятельность по управлению
персоналом целенаправленное воздействие на человеческую
составляющую организации, ориентированное
на приведение в соответствие возможностей
персонала и целей, стратегий, условий
развития организации. Если раньше кадровой
политикой занималось только государство,
то с приходом рыночных отношений управление
персоналом и кадрами полностью ложиться
на плечи работодателя.
В первой части
настоящей работе рассматривается
непосредственная организация кадрового
делопроизводства на предприятии. Кадровое
делопроизводство - это деятельность,
обеспечивающая документирование
и организацию работы с кадровыми документами.
Традиционно к кадровому делопроизводству
относят вопросы разработки и ведения
документации, связанной с управлением
персоналом, движением кадров и кадровым
учетом, а также учетом рабочего времени
и расчетов с персоналом.
Во второй, практической
части приводятся примеры способов
расчёта коэффициента оборота кадров
по приему и увольнению, коэффициента
текучести и стабильности кадров,
а также показана связь и влияние
изменения численности работников на основные показатели
деятельности предприятия.
1 Делопроизводство в управлении персоналом
1.1 Состав документации кадровой службы
Для понимания
темы рассмотрим некоторые понятия
связанные с делопроизводством
в управлении персоналом.
Делопроизводство (документационное обеспечение
управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными документами ГОСТ Р 51141-98
Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения от 27.02.1998 № 28..
Документ - зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать. Часть делопроизводства,
непосредственно связанная с созданием
документов, называется документированием
- запись - фиксация информации на различных
носителях по установленным правилам.
Вопросы движения и учета документов определяются
понятием документооборот - движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения: отправки
и (или) направления в дело. Деятельность
по организации хранения документов относят
к архивному делу. Поскольку управленческая
деятельность человека осуществляется
с применением различного рода документации,
делопроизводство в настоящее время именуют
также документационным обеспечением
управления (ДОУ).
Состав организационно-распорядительных
документов определяется в соответствии
с Общероссийским классификатором
управленческой документации (ОКУД) «Общероссийском
классификаторе управленческой документации»
ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации
от 30 декабря 1993 года №299 (ОКУД). Общие требования
к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами установлены
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Требования к оформлению
документов".
Хотелось бы
отметить, что состав документации
кадровой службы определяется как размерами
самой организации (организационной
структурой), так и направлением
деятельности. Можно выделить следующие
организационные формы осуществления
кадровой работы на предприятиях разной
направленности, численности и структуры:
• самостоятельное
структурное подразделение с
непосредственным подчинением руководителю
предприятия или его заместителю;
• выполнение функций
кадровой службы отдельным сотрудникам
предприятия;
• выполнение функций
кадровой службы сотрудником, основные
обязанности которого не совпадают
с возложенными задачами по кадровой
работе.
С учетом изложенного
организационная структура отдела
кадров предприятия может быть представлена
в следующих видах (рис.1):
Рис.1 - Примеры организационных структур кадровой службы. http://www.bizneshaus.ru/struktura.html
Ответственность
за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка
работы с документами в структурных
подразделениях возлагается на руководителя организации
или предприятия. Непосредственное ведение
делопроизводства осуществляется должностными
лицами, на которых возложена ответственность
за делопроизводство, учет и сохранность
документов на предприятии.
Деятельность
организации или предприятия обеспечивается
системой взаимоувязанной управленческой
документации. Ее состав определяется
компетенцией, порядком разрешения вопросов,
объемом и характером взаимосвязей данной
организации с вышестоящими организациями,
с органами законодательной и исполнительной
власти, с подчиненными и сторонними организациями,
с физическими лицами.
Рис.2 - Примерный состав кадровой документации. http://alena-lena.narod.ru/vid_KD.gif
Вся система
кадровой документации устанавливает
определенные «правила игры», при соблюдении которых
сотрудники чувствуют стабильность, а
администрация значительно повышает управляемость
персонала. Она необходима не только работодателю,
но и самому работнику. Максимально точная
регламентация круга прав и обязанностей
отвечает интересам обеих сторон трудовых
отношений.
В процессе возникновения
и установления трудовых отношений
в кадровой службе образуется множество
документов под обобщающим названием
«кадровая документация» (рис.2). Весь
комплекс этих документов систематизируется по различным признакам. Как
следует из схемы по целевой принадлежности
выделяют две основные группы кадровых
документов:
1. Локальные
нормативные акты, связанные с
управлением персонала - составляют
документы, связанные с осуществлением
функций по управлению персоналом и организацией
труда (правила внутреннего трудового
распорядка, положение о структурном подразделении,
должностные инструкции, структура и штатная
численность, штатное расписание). В ОКУД
эти документы получили название «документация
по организационно-нормативному регулированию
деятельности организации, предприятия».
2. Документы
по учету личного состава работников,
к которым относятся приказы
о приеме на работу, переводе
на другую работу, предоставлении
отпуска, увольнении, личная карточка
работника и другие. Основная
часть документов по личному составу вошла
в состав унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и
его оплаты, утвержденных Постановлением
Госкомстата Российской Федерации от
5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты».
Более подробный
перечень кадровой документации по основным
кадровым процедурам представлен в
Приложении 1.
1.2 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров
Основное назначение
кадровой документации - придать большую
прозрачность трудовым отношениям. Вся
система кадровой документации устанавливает
определенные правила, при соблюдении
которых сотрудникам гарантирована стабильность,
а администрации проще управлять персоналом.
Максимально точная регламентация круга
прав и обязанностей с помощью кадровых
документов отвечает интересам обеих
сторон трудовых отношений.
К документа
регламентирующих деятельность персонала и документов по учету
кадров относится документация по личному
составу. Они создаются в процессе выполнения
кадровой службой своих обязанностей
по документированию работы с персоналом.
Документация по личному составу всегда
«привязана» к конкретному работнику
и отражает специфику его должности (профессии),
условий приема на работу, результатов
труда и т. п. К этому виду документации
относятся:
* распорядительные
документы, документы, подтверждающие
трудовую деятельность работника;
* информационно
- расчетные документы;
* официальная
внутренняя переписка;
* журналы (книги)
учета и регистрации документов.
Документы, входящие
в каждую из этих групп, имеют свои
особенности (рис.3). Они предназначены
для различных целей, по-разному
разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Рис.3 - Документация по личному составу
Распорядительные
документы. К этому виду внутренних
документов относятся приказы и
распоряжения руководителя. С их помощью
руководитель организации осуществляет
полномочия по управлению организацией, предусмотренные
уставом этой организации. Распоряжения
первого должностного лица компании делятся
на две самостоятельные группы.
Документы, входящие
в первую группу, охватывают деятельность
организации в целом, к работе
кадровой службы они относятся только косвенно. Вторая
-- приказы по личному составу (о приеме
на работу, об увольнении, о переводе на
другую работу, о предоставлении отпусков,
о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
В неё входят документы, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по
типовой форме, утвержденной Госкомстатом
России.
Документы, подтверждающие
трудовую деятельность работника. К
таким документам относятся:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о
трудовой деятельности,
- копии приказов
о приеме на работу и увольнении.
Назначение
этих документов заключается в том,
чтобы максимально точно отразить
имеющийся у работника трудовой
стаж. Дело в том, что стаж (общий
трудовой или страховой) имеет значение,
как для будущего пенсионного
обеспечения сотрудника, так и для назначения
ему пособия по временной нетрудоспособности
в период работы. На основании копий приказов
других работодателей в трудовую книжку
работника вносятся записи о совместительстве,
а также оформляется дубликат трудовой
книжки.
Информационно
- расчетные документы. Информационно-расчет-ные
документы ведутся кадровой службой
для учета персональных данных сотрудников,
для закрепления информации, связанной
с их трудовой деятельностью. К их
числу относятся:
- личная карточка
работника;
- штатное расписание;
- табель учета
рабочего времени;
- личные дела.
Форма большинства
этих документов также унифицирована.
Внутренняя
служебная переписка. Внутренняя переписка
в организации используется для
документального оформления всех кадровых
решений. Например, для привлечения работника
к дисциплинарной ответственности требуется
получить от работника объяснения. Если
же речь идет о поощрении работника, его
непосредственный начальник направляет
в адрес руководителя организации представление
о поощрении работника. При помощи внутренней
служебной переписки происходит также
официальный обмен мнениями между должностными
лицами организации, между должностными
лицами и руководством организации.
Журналы учета
и контроля. Регистрационные журналы (книги)
ведутся в организации для учета кадровой
документации (приказов по кадрам, трудовых
книжек, личных дел, удостоверений личности).
Правильный учет документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате
регистрации) придает ему юридическую
силу (силу доказательства), при помощи
которой работодатель может с уверенностью
победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет
регистрацию документов по личному
составу и использует следующие
регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные
на это лица:
- журнал регистрации
трудовых договоров;
- журнал регистрации
приказов о приеме, переводе и
увольнении работников;
- журнал регистрации
приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации
приказов о командировках работников;
- журнал регистрации
командировочных удостоверений;
- журнал регистрации
служебных заданий;
- журнал регистрации
локальных нормативных актов;
- книга учета
движения трудовых книжек и
вкладышей к ним;