Организация кадрового делопроизводства

3. Т.Ю.  Базаров. Управление персоналом: Учебник - 4-е издание М.: Издательский  центр «Академия», 2006 г.

4. Р.Д.  Гутгарц. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / М.: ИНФРА-М, 2001г.

5. "Трудовой  Кодекс Российской Федерации" (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД  ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция).

6. А.  В. Шумилова. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебно-метод. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - 2008 г.

Приложения

Перечень  кадровых документов, обязательных для  организации Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия. Е.Н. Малькова, журнал "Кадровые решения" №7 2008

№ п/п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
1	Правила внутреннего  трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
2	Положение о  защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника  с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
3	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)	Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1	Составляется  каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
4	Книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним	Инструкция  о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.	50 лет (но  при ликвидации компании в  архив города сдается вместе  с другими документами, срок  хранения которых составляет 75 лет)
5	Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция  о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в  бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в  отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но  при ликвидации компании в  архив города сдается вместе  с другими документами, срок  хранения которых составляет 75 лет)
6	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии  сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
1	2	3	4	5
7	Положение о  системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии  системы обучения в организации.	Постоянно
8	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
9	График отпусков	Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Утверждается  работодателем не позднее чем  за две недели до наступления календарного года.	1 год
10	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в  письменной форме с каждым работником.	75 лет
11	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие  инструкции по профессиям	-	Принимаются по решению работодателя.	Постоянно
12	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются  работнику под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы.	75 лет
13	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного  соглашения к трудовому договору).	75 лет
14	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ		75 лет
15	Приказы по основной деятельности		Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии  приказов, хранящиеся в кадровой  службе)
16	Приказы о предоставлении отпусков	Глава 19 ТК РФ, постановление  Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1	Издаются на основании графика отпусков или  заявления работника	5 лет
17	Заявления работника  о предоставлении отпуска без  сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без  сохранения заработной платы предоставляются  по просьбе (по заявлению) работника  в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании  заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
18	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.	Ведется на каждого  работника.	75 лет
19	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель  ведет трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше  пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
20	Договоры о  полной материальной ответственности	Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Заключаются с  работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
21	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция  по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена  печатью и подписью работодателя	5 лет
22	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу		То же	75 лет
23	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении		То же	75 лет
24	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков		То же	50 лет
25	Журнал регистрации  командировочных удостоверений		То же	5 лет
26	Табель учета  рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель  обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
27	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
28	Журнал учета  проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические  лица и предприниматели без образования  юридического лица	Постоянно
30	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются  ежемесячно.	75 лет
31	Списки работающих на производстве с вредными условиями  труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков  производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется  постоянно.	75 лет
32	Списки работников, уходящих на льготную пенсию			50 лет
33	Переписка о  назначении: государственных пенсий и пособий; льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
34	Инструкции  по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
35	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
36	Журнал прохождения  работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных  и периодических медицинских  осмотров работников и медицинских  регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
37	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об  утверждении форм документов, необходимых  для расследования и учета  несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
38	Акты расследования  профессиональных отравлений и заболеваний			45 лет

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1 Теоретические основы  современного кадрового делопроизводства……….5

1.1 Законодательное регулирование  кадрового делопроизводства………...…5

1.2 Теоретические основы  понятия найма и отбора персонала…………….…8               

2 Анализ кадрового делопроизводства  в ОАО «МегаФон»……………22

2.1Характеристика ОАО  «МегаФон» как объекта исследования……………………………………………………………………..22

2.2 Организация управления  персоналом в ОАО «МегаФон»………….…....28

2.3  Анализ документирования  процедуры найма и отбора в  ОАО «МегаФон»………..……………………………………………………………..31

2. Рекомендации по совершенствованию по совершенствованию документированной процедуры найма и отбора персонала в ОАО «МегаФон»…...………………………………………………………………….36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ..........................................................38

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ В 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

ВВЕДЕНИЕ

Работа любой организации  неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. При этом одной  из центральных задач является грамотная  организация найма и отбора кадров. Найм и отбор новых работников призван не только обеспечить режим  нормального функционирования, но и  закладывать фундамент будущего успеха организации.

Найм и отбор кадров является исходным этапом в процессе управления персоналом. При отборе персонала наниматели имеют дело с людьми, которые стремятся реализовать  свои цели, выбирая ту или иную организацию. Точно так же менеджеры стремятся  реализовать свои цели, отбирая кандидата  на вакантную должность. От того, как  проведен найм и какие люди отобраны для работы в организации зависит  вся последующая деятельность в  процессе управления человеческими  ресурсами.

Объектом исследования выступает документирование процедуры найма и отбора персонала.

Предмет исследования – документирование процедуры найма  и отбора персонала в ОАО «МегаФон».

Цель курсовой работы - разработка рекомендаций по совершенствованию  документирования процедуры найма  и отбора персонала в ОАО «МегаФон».

Для выполнения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические  основы найма и отбора персонала;

- дать характеристику  предприятию ОАО «МегаФон»;

- рассмотреть процесс  документирования найма и отбора  персонала в данной компании;

- разработать рекомендации  по совершенствованию документирования  данного процесса.

В качестве методов  исследования были использованы: анализ теоретического материала, анализ документов, метод включенного наблюдения. 

 

1 Теоретические  основы  современного кадрового  делопроизводства    

1.1 Законодательное  регулирование кадрового делопроизводства     

 В Российской  Федерации регламентация документирования  и порядка работы с документами  развивается, прежде всего, в  направлении законодательного регулирования.  Параллельно приводятся в соответствие  с меняющимся законодательством  государственные стандарты нормативно-методические  документы общегосударственного  действия.     

 Высшей правовой  значимостью обладают законы  Российской Федерации. Правовые  акты несут властную функцию  и обязательны к применению  в той области деятельности, на  которую они распространяются. Законодательная  регламентация документирования  и работы с документами находится  в настоящее время в Российской  Федерации в стадии становления.    

 Об обязательности  документирования говорится и  в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство  регулирует правовое положение  юридических и физических лиц  в процессах предпринимательской  деятельности, а также документирование  различных отношений, возникающих  между ее участниками. Основу  гражданского законодательства  составляет Гражданский кодекс  Российской Федерации, который  определил правовые основы деятельности  юридических лиц; и взаимоотношений  юридических и физических лиц,  основания прав собственности.    

 Ряд законодательных  актов содержит нормы, которые  учитываются при составлении  и оформлении документов. Так,  ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской  Федерации" определяет: "на  территории Российской Федерации  официальное делопроизводство в  государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях  ведется на русском языке как  государственном языке Российской  Федерации. Официальное делопроизводство  в республиках ведется также  на государственных языках данных  республик".    

 В Российской  Федерации разработана национальная  система стандартизации, определяющая  порядок разработки и использования  стандартов и объединяющая все  государственные стандарты, действующие  на территории России. Законом  установлен статус стандарта,  принципы стандартизации, виды документов  по стандартизации и принципы  их применения. Принципиальное отличие  современных стандартов состоит  в их рекомендательном характере  - стандарты применяются на добровольной  основе. В соответствии с законом  установлены следующие категории  документов в области стандартизации:

* национальные стандарты; 

* правила стандартизации, нормы и рекомендации в области  стандартизации;

* общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

* стандарты организаций.     

 В числе  национальных стандартов действует  целый ряд стандартов устанавливающих  правила оформления документов.     

 В 1990-е гг. создана правовая основа хранения  документов. В Основах законодательства  Российской Федерации об Архивном  фонде Российской Федерации и  архивах состав Архивного фонда  РФ включает две части: государственную  и негосударственную. Государственная  часть формируется из документов  федеральных органов государственной  власти, а также учреждений, организаций  и предприятий, отнесенных к  федеральной собственности. Негосударственную  часть Архивного фонда РФ составляют  архивные фонды и архивные  документы, находящиеся в собственности  общественных объединений и организаций,  религиозных объединений и организаций,  а также в частной собственности.  Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется органами и учреждениями  Федеральной архивной службы  России совместно с собственником  этих документов на основании  соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Федеральной архивной службы России в соответствии с Положением о ней имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.    

 Таким образом,  законодательное регулирование  самых разных аспектов работы  с документами содержится в  целом ряде правовых актов.  В действующее законодательство  включено значительное количество  обязательных для исполнения  норм, правил и требований к  документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций,  к оформлению тех или иных  видов документов, к их содержанию  и структуре текста.    

 Наряду с  законодательной регламентацией  нормы работы с документами  затрагиваются в целом ряде  указов Президента, постановлений  и распоряжений Правительства  РФ. Эти подзаконные акты устанавливают  нормы работы с документами,  которые не нашли отражения  в законодательных актах.    

 Характерной  чертой современности является  создание законодательной основы  сбора, обработки, использования,  сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном  изменении государственной политики  в сфере формирования информационных  ресурсов. Вместе с тем заметно  меняется отношение в обществе  к организации информационных  ресурсов. Управленцы проявляют  всевозрастающий интерес к проблемам  законодательного регулирования  и обеспечения их деятельности. Практические работники самых  разнообразных управленческих систем  приходят к осознанию того, что  информация и документ как  ее носитель, пронизывая все аспекты  управления, оказывают непосредственное  и целенаправленное влияние на  результативную работу во всех  отраслях человеческой деятельности.  

 

 

  

 

1.2 Теоретические  основы понятий найма и отбора  персонала

Технологии найма  персонала    

 Исходный  этап в процессе управления  персоналом - набор и отбор кадров. От того, как проведен набор и как отобраны люди для работы в организации, зависит последующая деятельность в процессе управления человеческими ресурсами.    

 Наем на  работу представляет собой совокупность  действий, направленных на привлечение  кандидатов, обладающих профессиональными,  квалификационными качествами, необходимыми  для достижения целей организации.  С привлечения на работу начинается  процесс управления персоналом.²     

 У руководства  службы управления персоналом  сразу возникает вопрос: где искать  необходимых работников, как информировать  их об имеющихся рабочих местах? Выбор же способа набора кадров  зависит: от кадровой политики  руководства организации, от финансового  состояния организации, от специфики  организации (научно-исследовательская,  образовательная деятельность), от  типа организационной культуры, от структуры потребности в  кадрах и прочих факторов.     

 Существуют  два возможных источника найма:  внутренний и внешний.     

 Внутренние  источники для замещения вакантных  должностей подразумевают использование внутренних кадровых ресурсов организации для замещения вакантных должностей. Наиболее эффективным будет сначала использование возможностей внутреннего конкурса, а в случае отрицательного результата использование внешних источников найма требуемых специалистов.