Организация кадрового делопроизводства

Во-первых, без  правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и  размера бизнеса. Ключевым моментом управления трудовым процессом в любой организации является создание ее структуры, распределение функций между ее элементами. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанность и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Во-вторых, как  нормативно-правовой документ должностные  инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий. Несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и ее существование - это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать.

Должностная инструкция, определяющая правовое положение, права  и обязанности работника, может  быть оформлена одним из следующих  способов:

1) как самостоятельный  документ;

2) как приложение к основному документу.

Приложением должностная  инструкция может быть, например, к  трудовому договору работника или  к Положению о структурном  подразделении. Оформление должностной  инструкции приложением к локальному нормативному акту или как самостоятельный документ - вопрос, который решает каждый работодатель самостоятельно. Также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций рекомендуется  ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и  хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку. Положение о должностной инструкции -- необязательный документ, но лучше разработать этот локальный нормативный акт. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника. Порядок ознакомления с должностной инструкцией нормативными документами не регламентируется. Выбирается один из вариантов:

* Журнал ознакомления;

* Лист ознакомления (отдельный на каждого работника);

* Подпись работника  на должностной инструкции.

Последний вариант  наиболее предпочтителен, поскольку  точно гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной  инструкцией.

1.5 Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

1.5.1 Юридические  аспекты приёма и высвобождения  работника

В настоящее  время в связи с принятием  нового Трудового кодекса главным  средством защиты интересов работодателя и работника перед лицом друг друга является трудовой договор Материал по данным Консалтинговая Группа "РЕЛАЙБ", http://www.relaib.ru/site.aspx?STID=308662&SECTIONID=308649&IID=310043.

Кодекс определяет, что трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и  содержать все существенные условия. Исчерпывающий перечень подобных условий содержит статья 64 кодекса. При не надлежащем оформлении договора (в том числе не будет подписан), но работник фактически приступил к работе с ведома работодателя, тогда договор считается заключенным, а трудовые отношения между работником и работодателем возникшими. Более того, в этой ситуации у работодателя возникает безусловная обязанность заключить трудовой договор в течение трех дней с момента фактического допущения к работе. Это прямо предусмотрено кодексом.

Рис. 4

Правовые последствия  подобного приема на работу будут  таковы. Заключению любого договора, в  том числе и трудового, как  правило, предшествует согласование его  условий между сторонами. Условия  трудовых договоров, заключаемых на соответствующем предприятии с физическими лицами, могут быть различны в зависимости от должности, на которую принимается работник, его личностных качеств, квалификации и т.д. В данной же ситуации, когда мы в любом случае обязаны подписать договор, работник находиться в более выгодном положении и может требовать от работодателя включения в рамки договора невыгодных для организации условий. В случае отказа работодателя подписать договор на подобных условиях работник может обратиться с иском в суд, чтобы обязать работодателя заключить договор.

Наряду с  этим Трудовой кодекс непосредственно  не предусматривает обязанность  работника подписать договор. Вследствие этого в принципе может возникнуть ситуация, когда работник, преследуя  те или иные цели, будет уклоняться от подписания договора. Это повлечет за собой сложности с определением размера заработной платы, дополнительных выплат. Неопределенность трудовых обязанностей значительно затрудняет увольнение работника по основаниям невыполнения им трудовых обязанностей или недостаточности его квалификации. Кроме того, статья 60 кодекса устанавливает, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. В отсутствие договора при попытке уволить работника на основании ненадлежащего исполнения им своей трудовой функции он может заявить, что и не должен был этого делать, его наняли для выполнения другой работы. Если четко не определена должность, трудовая функция специалиста, заключение с ним договора о полной материальной ответственности тоже будет представлять определенные сложности. Необходимо учитывать, что издание приказа о приеме на работу не позволит избежать всех этих проблем. Статья 68 кодекса предусматривает, что приказ издается на основании трудового договора и его содержание должно соответствовать условиям договора. Таким образом, юридическая значимость приказа о приеме на работу в отсутствие договора в рамках судебного процесса может оказаться несущественной.

Надлежащее  оформление документов приобретает  еще большее значение при приеме работника на должность, требующую высокой квалификации в той или иной области. В этом случае, как правило, необходим испытательный срок. Условие об испытании обязательно должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие данного условия в договоре означает, что работник принят без испытания. Здесь необходимо иметь в виду, что если условие об испытании будет содержаться в приказе о приеме на работу, но его не будет в трудовом договоре, то работник также будет считаться принятым на работу без испытания. О неудовлетворительном результате испытания работник должен быть уведомлен не менее чем за три дня, в противном случае он считается выдержавшим испытание, и расторжение с ним трудового договора допускается лишь на общих основаниях. Статья 71 Трудового кодекса прямо предусматривает право работника обжаловать приказ об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытаний. Поэтому в подобных случаях надлежащее оформление документов особенно важно.

Теперь рассмотрим наиболее актуальные основания, служащие для увольнения работника. Прежде всего это недостаточность квалификации работника. Для правомерности увольнения по данному основанию необходимо, чтобы трудовой договор четко регламентировал трудовую функцию работника, требования к его квалификации, особенно если на предприятии отсутствуют соответствующие должностные инструкции и положения. Недостаточность квалификации должна быть подтверждена результатами аттестации, обоснованность которой напрямую зависит от четкого определения того, чему именно не соответствует уровень квалификации соответствующего специалиста.

Работник, как  известно, может быть уволен по инициативе администрации предприятия в  связи с неоднократным неисполнением  без уважительных причин трудовых обязанностей либо в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей. В этом случае увольнение будет обосновано, если документально подтверждены факты неисполнения либо нарушения работником трудовых обязанностей. Большое значение имеет то, насколько четко определены трудовые обязанности работника, ознакомил ли работодатель работника с правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, если они есть. Само ознакомление необходимо проводить заранее и под расписку. В случае же нарушения трудовой дисциплины документальным подтверждением этого факта служит составленный по форме акт, подписанный не менее чем двумя свидетелями. В качестве свидетелей могут выступить сотрудники предприятия.

В настоящее  время уровень правовой культуры в России постоянно повышается, в том числе и в сфере трудовых правоотношений. Возрастает количество судебных споров между работниками и организациями различных форм собственности. Перспектива выиграть подобное дело в нашей стране традиционно выше у работника. Однако надлежащее оформление документов может значительно увеличить шансы работодателя решить дело в свою пользу.

1.5.2 Задачи менеджера  по персоналу при сокращении  штатов

Эта ситуация характерна во время кризиса. Нельзя допускать  две главные ошибки - поддаваться  панике при потере финансовых активов и принимать срочные меры по сокращению персонала. Антикризисная политика должна основываться на осмотрительном и осторожном подходе к принятию каждого решения, связанного с изменениями штатной структуры. Квалифицированные специалисты, получавшие высокую зарплату, в одночасье оказались невостребованными, и теперь они вынуждены жить на государственное пособие, в лучшем случае.

Люди вынуждены  идти работать, соглашаясь на любые  условия, чтобы обеспечить свои семьи, при этом теряя ценные навыки и забывая о профессиональных достижениях. Не всегда руководство компании принимает верные решения в кадровом вопросе. В журнале «Кадровое дело» были опубликованы данные социологического опроса по теме «Как изменилась кадровая политика вашей компании во время кризиса?» Выяснилось, что 26,1% руководителей предпочло сократить персонал, 8,7% - отправили сотрудников в бессрочный отпуск, 17,4% - сократили корпоративные расходы, 5,4% - уменьшили социальный пакет, и 42,4% ответили, что кадровая политика осталась без изменений.

Рис. 5

Кадровая политика должна выстраиваться, исходя из концепции  сохранения кадрового потенциала, представляющего  особую ценность для предприятия. Если нет возможности сохранить рабочее  место за сотрудником - нужно обеспечить ему социальную защиту и трудоустроить (временно) на другом предприятии. Для крупной компании антикризисное управление должно быть единым и многоуровневым, то есть охватывать филиалы, представительства, дочерние предприятия. Сокращение персонала и распределение дополнительных обязанностей между сотрудниками, переквалификация кадров - вынужденная, но и необходимая мера. Такие действия позволят сберечь самых ценных работников. Кадровая политика должна быть законопослушной, активной, координированной и управляемой.

сокращение документ менеджер персонал

2. Решение практических заданий

Среднесписочная численность предприятия составляет 3600 человек. В течение года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушения трудовой дисциплины - 15 человек, по другим причинам - 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициент текучести и стабильности кадров.

Решение.

1) Коэффициенты  оборота кадров по приему и  увольнению

%

где Ч _пр - число принятых в течении года,

Ч _ср.сп - средняя списочная численность.

%

где Ч _ув - число уволенных за год.

2) Коэффициенты  текучести и стабильности кадров

К _тек = ?100% = ?100% ? 1,42%,

где Ч _{ув пр тек} - уволенные по причине текучести: по собственному желанию и нарушения трудовой дисциплины.

К _стаб = 1- = 1- = 1- = 1- 0,01379 ? 0,986 (98,6%)

Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность  работников - на 4%, фонд заработной платы - на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы.

Решение.

Рост ОП можно  представить в относительной величине - индекс I_оп , т.к. он вырос на 8%, то I_оп = 1,08. Аналогично через индексы представим изменение численности работников и фонда заработной платы: I_чр = 1,04, I_фзп = 1,05.

Индекс  производительности труда I_пт определяется:

I_пт = = ? 1,038

Индекс  средней заработной платы I_зп определяется:

I_зп = = ? 1,0096

Получили  следующие результаты: производительность труда возросла на 3,8%, а средняя  заработная плата увеличилась на 0,96%.

Заключение

Ведение кадрового  делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально  оформить трудовые отношения, формализовать  кадровые процедуры у конкретного  работодателя.

· Построить  стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам  руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как  для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить  трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Вывод организация  делопроизводства является одним из самых ответственных участков деятельности предприятия.

Список литературы

1. Невежин В.А. Застольные речи Сталина: Документы и материалы. М.; СПб.: АИРО-XX, 2003. - 544 с.

2. В.И.  Стародубов, П.И.Сидоров, И.А. Коноплева М. Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006 г.