- приходно-расходную
книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша
в нее;
- журнал регистрации
приказов о поощрениях и наложении
дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи
справок по личному составу;
- журнал учета
больничных листов;
- журнал регистрации
несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг
утверждаются официальными органами,
другие же формы разрабатываются самой
организацией.
Например, форма книги учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена
постановлением Минтруда России от 10 октября
2003 года № 69. А журнал учета личных дел
или журнал учета прохождения медицинских
осмотров не имеет рекомендуемой формы,
поэтому разрабатывается самой организацией
по своему усмотрению.
Пример оформления
кадровых документов приведён в Приложении
2.
1.3 Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации
Приказ - это
внутренний документ организации, издаваемый
ее руководителем по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам внутренней
работы организации. Приказы по личному
составу являются не только распорядительными
документами, но и одновременно относятся
и к первичным учетным документам, так
как фиксируют факт приема, перевода или
увольнения гражданина и являются основанием
для начисления ему заработной платы.
Основой кадрового
делопроизводства являются приказы
(распоряжения) по личному составу, издаваемые
после заключения трудовых договоров,
при их изменениях и прекращениях. Содержание
кадрового приказа должно соответствовать
условиям заключенного трудового договора.
Из приказов руководителя организации
по личному составу информация переносится
в учетные документы и трудовые книжки
работников. Приказы по личному составу
документируют процесс движения кадров
в организации. С этой целью целесообразно
разработать инструкцию, которая определяла
бы порядок оформления документов при
приеме, переводе, увольнении и учете работников
предприятия, а также порядок издания,
учета и рассылки приказов по личному
составу.
Приказами по личному
составу документально оформляются:
* прием, перевод
на другую работу, увольнение;
* изменение
условий труда, присвоение разрядов,
классности;
* установление
размеров оплаты труда;
* предоставление
отпусков;
* командирование
сотрудников;
* наложение
дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления
приказа по личному составу необходимо письменное
обоснование: заявление работника, докладная
записка, акт (например, о нарушении трудовой
дисциплины), запрос на перевод работника
из другой организации и др.
Личное заявление
работника обычно пишется от руки
в произвольной форме, в которой излагается просьба
о приеме на работу, увольнении, переводе
на другую вакантную должность или в другую
организацию и т.д. В заявлении обязательно
указывается адресат (должность, фамилия,
инициалы руководителя организации), текст,
личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция
руководителя и отметка о направлении
документа в дело.
Приказы по личному
составу оформляются и ведутся
отдельно от приказов по основной деятельности
организации. Кадровые приказы начинаются
со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ,
КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и
т.д. По структуре приказы могут быть простыми
и сложными.
Если приказ
касается одного лица, то он называется
простым (индивидуальным). В заголовках
к текстам таких приказов пишется:
«О приеме на работу...», «О переводе
на другую работу...», «О поощрении...» и
т.п. Объединение в приказе нескольких
распорядительных пунктов делает приказ
сложным. В сложных приказах при решении
одного кадрового вопроса (прием или увольнение
и др.) заголовок формулируется в зависимости
от решаемого вопроса. В сложных приказах,
решающих несколько кадровых вопросов
(и прием, и увольнение и др.), заголовок
отсутствует или даётся в обобщенном виде
(«По личному составу»). В этих приказах,
как правило, существует определенная
последовательность расположения отдельных
вопросов: сначала -- назначение на должности,
затем -- перевод на другие должности, далее
-- освобождение от занимаемых должностей.
Если в одном пункте перечисляется несколько
фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному
составу должны быть оформлены в
строгом соответствии с ТК РФ:
* при приеме
на работу обязательно указывается
установленный размер оплаты
труда и условия приема: временно
(с…по…), с испытательным сроком
(продолжительность) и т.п.;
* при увольнении
- причина увольнения (конкретная
статья ТК РФ);
* при предоставлении
отпуска - его вид, продолжительность,
дата начала и окончания;
* при переводе
на другую работу - вид перевода(если
временный - продолжительность), новая
должность и подразделение, причина перевода,
изменение оплаты труда;
* при поощрении
или дисциплинарном взыскании
- причина и вид поощрения или
взыскания;
* при командировании
- дата, продолжительность и цель
командировки, наименование организации
командирования.
Констатирующая часть в приказах
по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная
часть приказа начинается с указания
фамилии (печатается прописными буквами),
имени и отчества (печатаются полностью
строчными буквами), в ней должны
быть точные формулировки решения того или иного
кадрового вопроса. Приказ по личному
составу должен по каждому пункту содержать
обоснование, в котором указывают документы,
послужившие основой для его издания.
В приказе по
личному составу обязательна
запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка
подписи, дата».Приказы по личному составу
визируются лицом, ответственным за кадры,
и руководителями тех структурных подразделений,
чьих сотрудников приказ касается. Приказы
по вопросам увольнения, перевода, наложения
взыскания визируются (СОГЛАСОВАНО) юристом
(при его наличии). Бухгалтером могут визироваться
приказы по вопросам увольнения, направления
в командировку, предоставления очередного
отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному
составу подписываются руководителем, а в его отсутствие
- заместителем руководителя, курирующим
эти вопросы, в соответствии с приказом
о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются
приказы о поощрении, премировании,
об отпусках и командировках. Индекс
приказа по личному составу имеет порядковый
регистрационный номер в пределах календарного
года и буквенный индекс: «л/с» (личный
состав); «к» (кадры). Допустима и другая
буквенная индексация, например, для приказов
о приеме, переводе, увольнении - «л/с»,
для приказов о поощрении - «п», для приказов
по командировкам - «к».
Приказы по личному
составу регистрируются, рассылаются
и формируются в дела отделом
кадров. Основания к приказам подшиваются
в личные дела работников или образуют
самостоятельное дело приложений к
приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении
отпусков, взысканиях, командировках имеют
временные сроки хранения, их формирование
необходимо производить отдельно от всех
других приказов по личному составу.
Согласно п.
3.5.5 Основных правил работы архивов организаций,
одобренных решением Коллегии Росархива
от 06.02.02г. , приказы по основной деятельности
и по личному составу ведутся отдельно
и формируются в разные дела.
Этот порядок
распространяется и на небольшие
организации, где создается незначительное количество
распорядительной документации, а за кадровое
делопроизводство отвечает один из работников
(секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).
Приказ об отмене
ранее изданного приказа (пункта,
пунктов приказа) по личному составу.
В процессе повседневной деятельности
по управлению персоналом у руководства
любой организации время от времени возникает
необходимость в отмене ранее изданных
приказов (пункта, пунктов приказов) по
персоналу. Наиболее типичными ситуациями,
влекущими за собой отмену ранее изданных
приказов (пункта, пунктов приказов), являются:
* изменение
обстоятельств, связанных с приемом
работника на работу;
* изменение
обстоятельств, связанных с перемещением
работника;
* изменение обстоятельств,
связанных с предоставлением работнику
отпуска;
* изменение обстоятельств,
связанных с увольнением работника;
* изменение обстоятельств,
связанных с направлением работника
в командировку.
Под соответствующими обстоятельствами
следует понимать такие обстоятельства,
наступление которых делает ранее изданный
приказ (какой-либо его пункт или пункты)
юридически ничтожным вследствие невозможности
выполнения либо вследствие отпадения
оснований для выполнения такого приказа
(пункта, пунктов приказа) по тем или иным
причинам, как обусловленных действиями
работодателя и (или) работника, так и не
обусловленных ими, т. е. возникших независимо
от воли сторон трудовых отношений.
Функциональное назначение
приказа об отмене ранее изданного
приказа (пункта, пунктов приказа) по
персоналу заключается в документировании
факта обоснованной (прежде всего в правовом
отношении) отмены соответствующего управленческого
решения посредством принятия нового
управленческого решения (в данном случае
- приказа по персоналу). В содержании приказа
об отмене ранее изданного приказа по
персоналу отражаются сведения:
- о приказе
(пункте, пунктах приказа) по личному
составу, подлежащем отмене, -- его
дате, номере, названии (номере или
номерах соответствующих пунктов
приказа);
- о основании для отмены
соответствующего приказа -- с кратким
изложением обстоятельств, послуживших
причиной для издания приказа об отмене;
- о указаниях должностным
лицам (структурным подразделениям)
организации о действиях, которые
надлежит выполнить в связи
с отменой прежнего приказа
по личному составу и изданием нового;
- о мерах по обеспечению
контроля за исполнением приказа.
Оформление
проекта приказа об отмене ранее
изданного приказа (пункта, пунктов
приказа) по персоналу производится
работником отдела кадров с соблюдением
требований ГОСТ Р 6.30--2003.
Приказ о
внесении изменений в ранее изданный
приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу.
Необходимость в издании приказов
о внесении каких либо изменений
обусловлена возникновением соответствующих
изменений в обстоятельствах, ранее
послуживших причиной для издания приказа, содержание
которого подлежит изменению. Это обстоятельства,
наступление которых делает ранее изданный
приказ (какой-либо его пункт или пункты)
юридически и (или) фактически неточным.
Наиболее распространенными случаями
наступления подобных обстоятельств из
практики работы кадровой службы считают:
* изменения
в законодательстве, нормативных
правовых актах, локальных актах
организации, в том числе связанные
с изменением структуры документа,
его переименованием и проч.;
* изменения
в личных обстоятельствах (персональных
данных) работников организации, в отношении
которых ранее были изданы соответствующие
приказы (пункты приказов) по персоналу;
* изменения
в обстоятельствах времени, места
и т. д., являющиеся существенными
для надлежащего исполнения соответствующими
работниками поручаемой им работы (трудовой
функции).
* иные аналогичные
обстоятельства, требующие внесение
изменений в содержание ранее
изданных приказов по персоналу,
если такие изменения существенны
для надлежащего исполнения приказа.
Таким образом,
функциональное назначение приказа
о внесении изменений в ранее
изданный приказ (пункт, пункты приказа)
по личному составу заключается:
- в документировании
факта внесения обоснованных (прежде
всего в правовом отношении)
изменений в соответствующее управленческое
решение посредством принятия нового
управленческого решения (приказа по персоналу);
- в отмене
приказа (пункта, пунктов приказа)
по личному составу, в содержании
которых выявлено какое-либо несоответствие.
- вступление
в законную силу соответствующего
приказа по персоналу, содержащего изменения,
- его дате и номере, названии.
- если требуется
- мера по обеспечению контроля
за исполнением приказа.
1.4 Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников
Правила разработки, согласования и
утверждения должностной инструкции напрямую
трудовым законодательством не регламентированы,
и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.
Должностная инструкция
формально не является обязательным
кадровым документом, в связи с тем, что ТК РФ не
содержит нормы об обязательном наличии
у работодателя должностных инструкций.
Должностные инструкции как кадровый
документ носят рекомендательный характер
и необходимы для регулирования трудовых
отношений с четко прописанными правилами.
Наличие этих документов выгодно в первую
очередь самому работодателю.