Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

Под кадровым делопроизводством понимают деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Значение кадровых документов очень высоко, так как в них зафиксированы сведения, позволяющие сотруднику воспользоваться правом на труд, образование, выплату пенсии и др. Следовательно, создание, оформление и работа с кадровой документацией должна строго регламентироваться законами, постановлениями, инструкциями и другими актами, в которых закреплены нормы трудового права.

Документирование трудовых отношений в надлежащей форме имеет большое значение для каждого сотрудника не только в период его работы, но и после увольнения. Очень часто необходимость в юридическом подтверждении обстоятельств возникает у работника уже после того, как он уволился из организации. Отсутствие необходимых документов может привести к потере для работника возможность получения льгот и преимуществ, как во время работы, так и после выхода на пенсию. Поэтому особое значение имеет профессионализм и подготовка специалистов, работающих с кадровой документацией.

Успешное функционирование современной организации сложно представить без специально выделенного структурного подразделения, занимающегося подбором персонала для организации, документированием трудовых отношений, комплектованием кадровых документов, их хранением и многим другим, связанным с обработкой кадровых документов. Во многих крупных организациях создаются специальные структурные подразделения – службы кадров, которые непосредственно занимаются трудовыми отношениями и их документированием. В организациях, где небольшой штат сотрудников, работой с кадровой документацией занимается отдельно выделенный работник. Собственно такая ситуация сложилась и в ООО «Глобал Маркетинг», в котором ответственным за кадровое делопроизводство является менеджер по персоналу.

В дипломной работе рассмотрена тема «Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг». Ведение кадрового делопроизводства в организации позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• организовать учет личного состава;
• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• организовать учет рабочего времени;
• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация должна подразделяться на группы и включать в себя:

• организационные документы: устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, личные заявления, автобиографии и др.;
• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы кадрового документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение кадровых документов, их сохранение и использование. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием ООО «Глобал Маркетинг» к вопросам документационного обеспечения кадровой деятельности. Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но являются нарушением трудового кодекса РФ и чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов. Это обусловлено в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

Вместе с тем работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей организации.

Объектом исследования является кадровое делопроизводство коммерческих организаций.

Предметом – организация кадрового делопроизводства на примере общества с ограниченной ответственностью «Глобал Маркетинг».

Цель дипломной работы заключается в том, чтобы исследовать и проанализировать особенности организации кадрового делопроизводства общества с ограниченной ответственностью «Глобал Маркетинг».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить организационную структуру и правовое регулирование деятельности ООО «Глобал Маркетинг», а также провести анализ локальных нормативно-правовых актов.

2. Ознакомиться с документационным  обеспечением кадровой деятельности  организации, рассмотрев такие аспекты  как:

• документирование трудовых отношений;
• организация работы с трудовыми книжками;
• текущее хранение документов.

3. Предложить методы усовершенствования  кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг», а именно:

• совершенствовать нормативную базу документационного обеспечения;
• улучшить документирование трудовых отношений;
• обеспечить сохранность документов.

В процессе написания дипломной работы был использован обширный круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную законодательную и нормативную базы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. К группе законодательных актов относятся: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации от 27. 07.2006 и др.

Конституция Российской Федерации - важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека1. Действующая Конституция РФ предполагает организацию определенного правопорядка, в том числе и в сфере труда. С принятием Конституции РФ обеспечено и применение международно-правовых актов о труде.

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает правовые основы взаимоотношений юридических и физических лиц, исполнения договорных обязательств и т.п.2.

В Уголовном кодексе Российской Федерации важны статьи, касающиеся вопросов утраты документов, содержащих государственную тайну; норм, устанавливающих ответственность за хищение документов, имеющих историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164), за похищение и повреждение документов, штампов, печатей (ст. 325)3.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает административную ответственность за нарушения трудового законодательства4. Право применять административное наказание предоставлено суду и специально уполномоченным на то органам государства, в т.ч. федеральной инспекции труда и др. надзорным органам. Кодекс содержит ст. 13.20, по которой нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов влечет административные санкции (предупреждение, наложение штрафа) по отношению к руководителю и сотрудникам. Статья 5.27. «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» влечет наложение административного штрафа.

Трудовой Кодекс Российской Федерации регулирует порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей5.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации6. Федеральный закон содержит необходимую терминологию, определяет обладателя информации, устанавливает право на доступ к информации.

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях7. Целью настоящего закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Этим же законом устанавливается порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации.

Федеральный закон «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Закон расширяет сферу использования и допустимые виды электронной подписи8.

Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 №184-ФЗ ФЗ регулирует отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации. Помимо правового регулирования обязательных требований, на добровольной основе могут регулироваться и отношения по выполнению работ или оказанию услуг. При этом обязательное подтверждение соответствия осуществляется в формах принятия декларации о соответствии либо обязательной сертификации.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации не только правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества, но и обязательные требования к хранению документации9.