Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

В заключении подводятся итоги и выводы по исследуемой теме дипломной работы.

В приложениях представлены организационно-распорядительные документы, документы, регламентирующие трудовые отношения ООО «Глобал Маркетинг», а также документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота в данной организации. 
Глава 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ГЛОБАЛ МАРКЕТИНГ»

1.1. Организационная структура и правовое регулирование деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Глобал Маркетинг» учреждено 3 мая 2012 г. в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью»33, учредительными документами самого Общества и другими правовыми актами, действующими на территории РФ.

Общество является полноправным субъектом хозяйственной деятельности и гражданского права, признается юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам. Общество имеет самостоятельный баланс, обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта, установления цен, оплаты труда, распределения чистой прибыли, может быть истцом и ответчиком в суде.

ООО «Глобал Маркетинг» вправе открывать в установленном порядке банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, а также имеет бланки со своим наименованием, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета. Общество является коммерческой организацией и создано на неопределенный срок.

Свою деятельность организация совершает на основании учредительного документа Общества - устава, все последующие изменения в котором регистрируются в установленном законом порядке34.

Устав ООО «Глобал Маркетинг» определяет полное и сокращенное фирменное наименование общества, местонахождение, общие положения, цели, предмет и виды деятельности организации. В уставе устанавливаются сведения о составе и компетенции общего собрания участников общества, размер уставного капитала, а также в нем охватываются сведения о долях, принадлежащих обществу, переходе доли участника общества в уставном капитале к другим участникам общества и третьим лицам. Наиболее важными пунктами устава являются права и обязанности участников общества, ответственность общества, сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества.

В соответствии с уставом организация ООО «Глобал Маркетинг» создана для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его продукции, товарах, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли экономических интересов участников и членов трудового коллектива Общества.

ООО «Глобал Маркетинг» работает на рынке маркетинговых услуг с 2012 года и реализует проекты любой степени и сложности в области маркетинга и коммуникаций в Самаре, Тольятти и других регионах Поволжья.

Идеология ООО «Глобал Маркетинг» заключается в продвижении малого, среднего и крупного бизнеса. «Мы используем практический маркетинг и консалтинг по коммуникациям, чтобы помочь нашему клиенту в реализации программ, которые приведут к прибыли и устойчивому росту. Наш подход опирается на опыт партнерских отношений с более чем 40 клиентами, решении важных вопросов и работы в культуре наших клиентов, а также их финансовых и человеческих ресурсов. Мы знаем, что правильно сделанная реклама может принести успех бизнеса нашим клиентам. И мы также знаем, что это требует времени и упорного труда, и что нет легких путей. Наша профессиональная команда всегда готова к воплощению всех Ваших идей в жизнь!»35.

Основным направлением в рекламной деятельности ООО «Глобал Маркетинг» является качественное проведение любых BTL мероприятий36, таких как:

1. Consumer promotion - комплекс мероприятий, направленный на увеличение объемов продаж в розничной торговле:

- Подарок  за покупку - мгновенное получение  подарка за приобретение продукта рекламируемой торговой марки;

- Лифлейтинг (листинг) - раздача рекламно-информационных листовок;

- Дегустация - возможность ознакомиться с вкусовыми качествами продукта;

- Sampling - раздача образцов продукции рекламируемой торговой марки;

- Промо-активности - вид BTL активности, увеличивающий на короткое время покупательскую способность целевой аудитории за счет создания дополнительной мотивации к покупке.

Таким образом, Consumer Promotion является основным элементом BTL-рекламы и важным инструментом достижения цели - увеличения продаж.

2. Мерчендайзинг - комплекс мероприятий производимых в торговом зале и направленных на продвижение того или иного товара, марки, вида или упаковки.

Результат программы по мерчендайзингу - стимулирование желания потребителей выбрать и купить рекламируемый товар непосредственно в торговой точке. Кроме того, это контроль за аккуратной выкладкой товара на полке, его ассортимента, размещение POS-материалов37, своевременный заказ и выкладка товара со склада, контроль соответствия ценников и срока годности продукта.

3. Trade marketing направлен на то, чтобы продать товар посредством коммуникации с представителями торговой сети, начиная от поставщика товара и заканчивая продавцом в торговой точке.

К числу мероприятий trade marketing относят:

- Мотивационные и бонусные программы  для продавцов в торговых точках;

- Размещение POS-материалов для информирования  и привлечения внимания покупателя;

- Программа «таинственный покупатель» - для проверки работы продавцов дополнительного стимулирования продаж товара.

Таким образом, trade marketing эффективно способствует продвижению Вашего товара непосредственно в торговых точках.

4. Маркетинговые исследования позволяют получить достоверную информацию о состоянии и перспективах рынка, о конкурентах (ассортименте, ценах) и потребителях (поведение и предпочтениях), что, в свою очередь, является определяющим фактором для принятия важных управленческих решений.

Сотрудники ООО «Глобал Маркетинг» могут проводить для заказчиков исследования любой сложности, такие как:

- Организация различных видов опросов населения;

- Проведение фокус-групп;

- Все виды телефонных опросов;

- Методики описания торговых точек.

5. Еvent или событийный маркетинг - полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. В целом же задача событийного менеджмента - сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания. К числу мероприятий событийного маркетинга относят:

- Корпоративные мероприятия;

- Тимбилдинги (активный корпоративный отдых, направленный на сплочение коллектива);

- Выставки, форумы и конференции;

- Праздничные и развлекательные шоу.

6. Тренинги – метод активного обучения, направленный на развитие знаний, умений и навыков и социальных установок.

- Создание тренингов и тренинговых модулей по продажам и маркетингу;

- Проведение корпоративных тренингов, семинаров;

- Внедрение и передача компаниям созданных тренингов, модулей, стандартов.

7. Флешмобы - заранее спланированная массовая акция, в которой большая группа людей появляется в общественном месте, выполняет заранее оговоренные действия (сценарий) и затем расходится. Цель флешмоба – привлечь как можно больше людей к происходящему.

Деятельность ООО «Глобал Маркетинг» не ограничивается видами деятельности, оговоренными в уставе. Общество осуществляет любые иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие действующему законодательству, признаются действительными.

Трудовые отношения работников ООО «Глобал Маркетинг» регулируются действующим трудовым законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников и т.д.

В организационной структуре ООО «Глобал Маркетинг», как в сравнительно небольшой организации, можно выделить следующие подразделения:

1. Администрация;
2. Отдел по реализации проектов;
3. Бухгалтерия.

Численность персонала ООО «Глобал Маркетинг» составляет восемь человек: директор, менеджер по персоналу, руководитель отдела реализации проектов, четыре менеджера по проектам и работе с клиентами и бухгалтер.

Руководство текущей деятельностью организации осуществляется директором, который осуществляет без доверенности следующие полномочия:

• принимает решения и издает приказы по оперативным вопросам внутренней деятельности Общества;
• заключает договоры и иные сделки в процессе обычной хозяйственной деятельности Общества;
• выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
• открывает счета в банках и распоряжается имуществом и денежными средствами Общества, включая денежные средства на счетах в банках;
• принимает и увольняет сотрудников в соответствии со штатным расписанием;
• принимает меры поощрения работников и налагает дисциплинарные взыскания;
• определяет условия и размеры оплаты труда работников Общества;
• разрабатывает правила внутреннего трудового распорядка;
• утверждает должностные инструкции работников Общества;
• обеспечивает достоверность сведений об участниках Общества и о принадлежащих им и Обществу долях;
• осуществляет иные полномочия, не отнесенные к компетенции общего собрания участников.

Директору подчинены все сотрудники ООО «Глобал Маркетинг». В первую очередь это менеджер по персоналу, руководитель по реализации проектов, бухгалтер. В свою очередь менеджеры по проектам подчиняются руководителю отдела по реализации проектов. Состав организации также составляют временные работники: супервайзеры, мерчендайзеры и промоутеры, которые подчиняются менеджерам.

Обязанности по ведению кадрового делопроизводства в ООО «Глобал Маркетинг» возложены на менеджера по персоналу, которому предъявляются следующие требования: высшее профессиональное образование, знание кадрового делопроизводства, навыки ведения переговоров, коммуникабельность, знание ПК.

Менеджер по персоналу должен знать:

• Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом;
• Трудовое законодательство;
• Локальные нормативные акты;
• Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• Структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
• Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
• Источники обеспечения организации кадрами;
• Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
• Порядок избрания (назначения) на должность;
• Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
• Порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
• Порядок составления отчетности по кадрам;
• Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

В соответствии с этим менеджер по персоналу осуществляет следующие задачи:

• Осуществление подбора кадров, организация собеседований кандидатов с директором или руководителем отдела по реализации проектов с целью комплектования штата работников;
• Оформление приема, командирования, приема заявлений от сотрудников на предоставление отпуска и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора организации;
• Хранение и заполнение трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях и т.д.;
• Формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
• Организация табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени.