Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу и для работника, и для работодателя. Один экземпляр находится у работника, второй - у работодателя. Изменение условий, их дополнение, прекращение действия договора осуществляется по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью договора47.

При оформлении договора о полной материальной ответственности были допущены ошибки. Дата присутствует, но должна находиться в верхней части договора слева и без слов «дата заключения договора». В документе неправильно расположен регистрационный номер и отсутствует место составления документа, которые также должны находиться слева в верхней части документа.

Инструкция об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг» предусматривает способы защиты коммерческой тайны организации с целью предотвращения нанесения возможного ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны (Приложение 4)48.

В инструкции содержатся сведения о хранении документов, содержащих коммерческую тайну. Согласно этим сведениям хранить документы следует в металлическом сейфе либо специальном шкафу. Однако, в офисе ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют указанные места для хранения документов.

Одной из обязательных мер по охране конфиденциальности данных является разработка и утверждение Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Глобал маркетинг» - документа, составленного в целях защиты конфиденциальных сведений организации и определяющего, какие именно сведения работодатель будет оберегать всеми доступными ему законными способами (Приложение 5)49.

В нарушение п. 5 ст. 5 Федерального Закона от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» №98-ФЗ в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг» включена информация, раскрывающая штатное расписание компании и условия оплаты труда.

В этой статье говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест50.

Следовательно, говорить о коммерческой тайне применительно к штатному расписанию - документу, содержащему информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда, - не приходится.

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено директором ООО «Глобал Маркетинг» в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

В ООО «Глобал Маркетинг» «Инструкция об обеспечении безопасности и сохранности информации» и «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну» составлены ненадлежащим образом. Во-первых, в данных документах отсутствуют важные реквизиты, такие как регистрационный номер, место составления документов, неправильное расположение дат.

Во-вторых, менеджеру по персоналу рекомендуется объединить эти два документа в «Инструкцию…». Инструкция должна состоять из нескольких разделов, каждый из которых является законченной частью документа.

В первом разделе необходимо обосновать цель применения инструкции и в соответствии, с какими документами создана. Второй раздел можно назвать «Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну», включив, перечисление документов коммерческой тайны. В третий раздел рекомендуется включить «порядок доступа к сведениям, составляющих коммерческую тайну». В последнем разделе инструкции следует установить ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Должностная инструкция менеджера по реализации проектов - организационно-правовой документ, который определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по реализации проектов ООО «Глобал маркетинг» (Приложение 6)51. Основой для разработки должностной инструкции являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание  организационно-правовой основы  служебной деятельности сотрудников;

- повышение  ответственности сотрудника за  результаты его деятельности, осуществляемой  на основании трудового договора;

- обеспечение  объективности при аттестации  сотрудника, его поощрении и при  наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция менеджера состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, основные задачи и функции, обязанности, результаты деятельности, права, взаимосвязи, ответственность и право подписи.

Менеджеру по реализации проектов запрещается разглашать ставшую ему известной конфиденциальную и коммерческую информацию, использовать ее каким-либо образом, который может причинить прямые или косвенные убытки организации.

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник знакомится со своей должностной инструкцией под роспись.

При составлении должностной инструкции допущен ряд ошибок: не указано место составления, регистрационный номер, дата, отсутствует гриф утверждения.

В результате анализа рассмотренных локальных нормативных документов ООО «Глобал Маркетинг» выявлен ряд ошибок и недочетов как в реквизитной части, так и в структуре.

В документах отсутствуют или неверно расположены такие реквизиты, как регистрационные номера, место составления и название документа, не проставлены визы ознакомления. В должностной инструкции менеджера по реализации проектов и инструкции и перечню, составляющих коммерческую тайну отсутствуют не только указанные реквизиты, но также дата, гриф утверждения и подпись руководителя. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту необходимо располагать слева, а гриф утверждения, подпись руководителя – справа. Также рекомендуется указывать название документа заглавными прописными буквами, добавить логотип и полное наименование организации.

В инструкции об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг содержатся сведения о хранении документов, не соответствующие действительности, так как в офисе ООО «Глобал Маркетинг» отсутствуют указанные места для хранения документов.

В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, информация, раскрывающая штатное расписание компании и условия оплаты труда не может быть включена директором ООО «Глобал Маркетинг» в соответствии с Федеральным Законом «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ.

Для проставления виз ознакомления рекомендуется оформить листы или журналы ознакомления с документами.

Данный раздел содержит рекомендации по составлению некоторых документов. В правилах внутреннего трудового распорядка рекомендуется включить разделы «Основные права работодателя» и «Основные права работников», объединив их в разделы основных обязанностей работодателя и работников.

Инструкцию об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну ООО «Глобал Маркетинг» и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации рекомендуется объединить и оформить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Помимо вышеперечисленных локальных актов для своевременной и эффективной работы с документами в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо разработать следующие документы:

- должностная инструкция менеджера по персоналу;

- инструкция  по кадровому делопроизводству;

- номенклатура  дел;

- положение  об экспертной комиссии.

 

Глава 2.ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Документирование трудовых отношений

Документы по персоналу предназначены для оформления приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку, поощрения и наказания сотрудников организации. Все этапы документирования трудовых отношений работника и работодателя опираются на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс РФ.

2.1.1. Прием на работу

 

Прием нового сотрудника в ООО «Глобал Маркетинг» осуществляется на основе принятых в организации методов подбора и оценки персонала, закрепленных в законодательстве о труде, таких как собеседование, подача заявки на подбор персонала, утвержденной директором.

С кандидатом на работу менеджер по персоналу организует собеседования кандидатов с директором или руководителем отдела по реализации проектов собеседование. Нередко от претендента на вакантную должность требуется предоставление резюме для проведения предварительного отбора. На основе резюме фактически формируется банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей. Главная цель данного документа для поступающего на работу – презентация самого себя, показать с наилучшей стороны свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны.

Одним из наиболее удобных обобщающих документов, предоставляющих дополнительные сведения о работнике: о его образовании и профессии, опыте работы, личных качествах, является анкета, особенно, если на работу устраиваются промоутеры, мерчендайзеры, супервайзеры. Менеджер по персоналу проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с необходимыми документами.

После удачно проведенного собеседования менеджер по персоналу по поручению руководителя организации приступает к оформлению принимаемого кандидата на работу.

При приеме на работу в ООО «Глобал Маркетинг» кандидат на вакантную должность обязан предъявить следующие документы:

• трудовую книжку;
• паспорт;
• свидетельство пенсионного страхования;
• военный билет (приписное удостоверение) для военнообязанных;
• диплом или иной документ (аттестат, сертификат, удостоверение, свидетельство) о полученном образовании, профессиональной подготовке, прохождении специальных тренингов;
• 2 фотографии размером 3х4 см.

Вместе с предъявленными документами принимаемый работник пишет заявление, которое оформляется им в свободной форме. В нем указывают сведения об адресате, сведения о заявителе, наименование вида документа, текст документа, подпись заявителя с указанием даты. Заявление подписывается директором.

С принятым на работу сотрудником проводится вводная беседа с целью: ознакомления с миссией ООО «Глобал Маркетинг», его целями, историей, правилами и принципами взаимоотношения сотрудников; ознакомления с правилами техники безопасности, противопожарной безопасности и охраны труда. После предоставления документов в организации происходит:

- ознакомление соискателя с его должностной инструкцией;

- ознакомление под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами52;

- заведение личного дела на  сотрудника.

Далее не позднее 3 дней со дня фактического допущения работника к работе с ним заключается трудовой договор53. На основании трудового договора между работником и работодателем устанавливаются трудовые отношения и с момента его заключения между сторонами возникают взаимные права и обязанности, предусмотренные трудовым законодательством, локальными актами работодателя и данным договором (Приложение 8).

Трудовой договор оформляется в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Роспись руководителя заверяется печатью ООО «Глобал Маркетинг». Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у менеджера по персоналу. В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма трудового договора будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

Трудовой договор ООО «Глобал Маркетинг» содержит следующие разделы:

- предмет  трудового договора;

- срок действия  трудового договора;

- права и  обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- режим труда  и отдыха;

-условия оплаты  труда;

- ответственность  сторон;

- заключительные  положения;

- дополнительные  условия;

- реквизиты  сторон.

Трудовой договор заключается, как правило, на неопределенный срок и вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. При заключении трудового договора соглашением сторон обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Срок испытания в ООО «Глобал Маркетинг» составляет три месяца, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шесть месяцев, что обусловлено ТК РФ54. Возможность работы по совместительству вне ООО «Глобал Маркетинг» также оговаривается при заключении договора. Изменение условий трудового договора допускается только на основании письменного соглашения сторон и в порядке, определенном ТК РФ.